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ERP

Guia completo de ERP para instituições de ensino

10/07/2020 Por Marketing Activesoft

Garantir uma boa estrutura de TI em uma instituição de ensino é crucial para melhorar os resultados. Assim, o setor de tecnologia consegue oferecer suporte ao resto da organização e auxiliar alunos, gestores e professores. Mas para organizar todas as demandas e oferecer uma interface centralizada para os envolvidos, é preciso conhecer os efeitos da aplicação de ERP para instituições de ensino.

Essa adoção representa que a instituição está abraçando os princípios da transformação digital e mergulhando de vez na inovação por meio de um sistema de gestão. Assim, será possível oferecer uma boa experiência aos estudantes, melhorar a retenção deles, bem como obter agilidade operacional. Afinal, as informações estarão acessíveis, o que gera processos adequados e menos custos.

Contudo, como estamos falando de uma solução geral, é necessário saber o que considerar antes de adotá-la. É o que comentarei adiante. Se quiser saber tudo o que você precisa sobre ERP e sua aplicação na educação, não deixe de acompanhar os tópicos que preparei. Boa leitura!

O que é um ERP?

Trata-se de um software de gestão centralizado que apresenta módulos para que os líderes controlem todos os âmbitos da instituição em uma só interface. A sigla significa Enterprise Resource Planning, que pode ser livremente traduzido como planejamento de recursos da empresa.

Uma das grandes vantagens desse sistema é a sua personalização: as organizações adquirem os módulos separadamente de acordo com suas necessidades. Logo, é possível gerenciar logística, contas a pagar e a receber, questões contábeis, emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, controle de pagamento por cartão, almoxarifado e, até mesmo, servir como ferramenta de Business Intelligence (BI), que organiza e coleta dados para geração de insights e conclusões. 

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Nesse sentido, é um software operacional e estratégico ao mesmo tempo. O grande objetivo é atender a uma demanda muito relevante em tempos de transformação digital: automação. A ferramenta ajuda a digitalizar os processos, eliminando tarefas manuais e gerando operações fluidas e ágeis. Assim, diminui não somente erros de gestão, como também falhas operacionais de todos os membros. 

O controle de contas a pagar e a receber, por exemplo, não precisa ser mais em planilhas e com esforço burocrático dos funcionários. Tudo pode ser controlado com interfaces intuitivas e funcionalidades pré-programadas.

Ao centralizar a gestão de toda a empresa, o ERP favorece o compartilhamento de dados entre setores, além disso, as informações ficam sempre disponíveis e acessíveis. Da mesma forma, é possível acabar com erros e inconsistências, o que é comum quando há sistemas diferentes para cada departamento. Ainda, não há necessidade de esperar para que uma informação seja transmitida de uma aplicação para outra.

Nesse sentido, outra grande mudança com relação ao paradigma anterior é a respeito da segurança da informação. Além disso, o software permite um controle ativo de quem acessa cada tipo de dado. Desse modo, o administrador consegue controlar tudo de uma maneira transparente e simples, com apenas alguns cliques. 

Ainda, com dados integrados, é mais fácil tomar decisões globais Assim, o ERP funciona como um grande auxiliar dos líderes, garantindo uma supervisão de todos os âmbitos fundamentais da organização. 

Atualmente, sistemas de gestão são uma tendência. A busca por precisão nos processos e maior visibilidade para a tomada de decisão tem gerado essa demanda. As empresas contratam essas opções para ter um suporte sólido na sustentabilidade e expansão dos negócios no mercado. 

Como funciona?

O funcionamento do ERP é, como já falamos, baseado em módulos. Existe o de RH, do financeiro, de compras, estoque, faturamento, bem como de gerenciamento de projetos. Ademais, há partes específicas que são desenhadas especialmente para o contexto de cada organização.

Um sistema como esse é dividido em três partes principais, como qualquer sistema de informação — apresentação, armazenamento e processamento:

  • a apresentação é a interface com o usuário;
  • o processamento realiza as operações principais e conecta a apresentação ao armazenamento;
  • o armazenamento é o banco de dados que guarda os arquivos.

Há também alguns tipos de ERP, com base em suas características principais — legado, engessado, verticalizado e na nuvem:

  • o legado é o ERP construído com tecnologias obsoletas que não ganham mais suporte. Dessa forma, ele é uma opção antiga e não atualizada, que já não recebe manutenção;
  • o engessado é um ERP mais barato, com menos recursos do que uma opção completa. É uma alternativa interessante para organizações sem muito dinheiro para investir e que ainda são pequenas. Contudo, não apresenta uma flexibilidade boa, o que significa que não é bom para quem estiver crescendo;
  • o verticalizado é um ERP um pouco melhor e agrega atividades de controle das finanças, compras e outras questões pontuais. No entanto, não é uma grande vantagem em termos de agilidade e segurança. Além disso, é voltado para o setor de comércio;
  • o ERP na nuvem é oferecida de forma personalizada, com aquisição de módulos de acordo com a vontade do cliente. Essas opções não são instaladas fisicamente nos servidores da empresa, o que ajuda a economizar espaço físico e custos com manutenção e refrigeração. Por outro lado, ficam disponíveis na web, acessíveis via internet.

Por fim, podem ser expandidos conforme a necessidade e são mantidos com uma taxa periódica — geralmente mensal — referente ao tamanho.

Quais são as vantagens de um ERP?

Nesse tópico, confira os principais benefícios de adquirir um ERP.

Visão mais estratégica do departamento financeiro

Se em uma gestão manual é complexo administrar essas questões — por conta da burocracia, dos documentos, dos possíveis erros e da falta de conferência e atualização — com o ERP há facilidade na automação. Assim, a liderança tem mais informações de qualidade em mãos para tomar decisões.

Com acesso rápido a boletos, notas e faturas, tudo fica mais fácil de controlar e gerenciar. A conferência deixa de ser um problema e se torna um processo eficiente e preciso. Da mesma maneira, criar relatórios para refletir a situação financeira se torna uma tarefa intuitiva, com dados disponíveis para consolidar os planejamentos estratégicos.

Redução de retrabalho

Com as informações centralizadas e o apoio da automação, diminui-se o retrabalho dos membros internos. Afinal, os profissionais não precisarão repetir informações em cada um dos sistemas isolados, já que é tudo controlado por uma única interface, logo, só é necessário atualizar apenas uma vez e todos conseguirão conferir as mudanças em seus dashboards. 

Esse fator não somente reduz o trabalho repetitivo, como também ajuda a otimizar a colaboração entre os setores. Os dados ficarão transparentes e fluirão com agilidade por toda a instituição escolar. Desse modo, a TI vai cooperar ativamente com os resultados e com o crescimento da organização.

Redução de erros manuais

Outra questão é a redução dos erros manuais. Como já mencionado, a importância do ERP reside justamente na automação: ao permitir que os sistemas gerenciem trabalhos repetitivos, a gestão é capaz de alocar os funcionários para tarefas estratégicas e criativas. Dessa forma, é possível reduzir insatisfação, distração e cansaço nas atividades burocráticas.

Por conseguinte, menos erros serão registrados. O software mantém um controle geral das áreas da entidade educacional sem risco de falhas nem perdas de dados. Nesse sentido, a segurança é reforçada, como comentado no primeiro tópico.

Imagine, por exemplo, controle de documentos no RH ou balanço de contas a pagar e a receber sem esses erros. Com essa facilidade, a instituição reduzirá os custos decorrentes de possíveis prejuízos.

Processos padronizados, organizados e otimizados

Com um ERP gerenciando tudo, os processos serão viabilizados por meio dele. Desse modo, o resultado é a padronização das operações, com maior organização, ou seja, tudo será visível e controlável, já que o sistema registra essas tarefas em relatórios e gerencia atividades de todos os setores. 

Essa organização, por sua vez, vai gerar melhores serviços/produtos e maior valor para os pais e alunos. Isso está associado com outras vantagens que citarei mais adiante, como aumento de produtividade e retenção de clientes.

Controle fácil da inadimplência

Outra das grandes vantagens de um ERP é o controle da inadimplência. Com essa administração integrada, as informações ficarão visíveis e claras para a gestão, mostrando todos que pagaram corretamente e também os que não pagaram. Com isso, a instituição consegue tratar cada caso em especial e verificar com os responsáveis o motivo dessa falta, com possibilidade de cobrança automática.

Produtividade

Com um sistema de gestão funcionando, instituições são capazes de elevar o nível de produtividade. O software vai permitir que menos tempo seja gasto com tarefas repetitivas, o que gera espaço na rotina dos funcionários para lidar com pais e alunos e executar atividades de maior valor. 

Assim, com menos erros e segurança reforçada, torna-se possível gerenciar maiores demandas com a mesma qualidade, sem aumento no consumo de recursos. Isso também é um fruto da maior integração e comunicação entre os setores. 

Desse modo, os serviços serão muito mais rápidos, já que as informações são fáceis de encontrar. Ainda, os gargalos produtivos serão reduzidos, o que possibilita aumento nos indicadores de produtividade e sustentabilidade no mercado.

Escalabilidade

Essa característica é específica do ERP na nuvem. Trata-se de sistemas que podem ser facilmente expandidos, de acordo com a necessidade do contratante. A escalabilidade decorre do fato de que a entidade pode adquirir novos pacotes, com mais módulos, quando precisar. Ainda, o software acompanha o crescimento da organização e suporta as suas necessidades em diferentes cenários. 

Retenção de clientes

Além do que já foi citado, vale destacar que um bom software de gestão ajuda na retenção de clientes. Com a melhoria nos produtos e serviços, é possível vender mais valor para os responsáveis, com agilidade e segurança. Além disso, eles serão melhor atendimentos também. 

Menos atrasos

Com maior agilidade e produtividade, pais e alunos notarão menos atrasos. Se algum funcionário precisar resolver um problema no atendimento, por exemplo, isso será feito de maneira precisa e veloz. Os processos automatizados e organizados contribuem para a melhoria da experiência dos clientes e redução de atrasos na produção.

Como usar um ERP na gestão escolar?

Tudo o que já comentei funciona para um ERP mais genérico. No entanto, a partir deste tópico, começarei a analisar a aplicação desse tipo de sistema em uma instituição de ensino, ou seja, vamos ver como um software de gestão é importante para a gestão escolar.

Um ERP desse tipo é usado por todos os envolvidos em um processo educacional. Professores, alunos e gestores, bem como os profissionais administrativos são beneficiados.

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Nas salas de aula, a aplicação é utilizada para registrar avaliações, com criação e disponibilização de certificados e diplomas. Assim, é possível gerenciar essas questões com menos erros.

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Ainda, é viável organizar o calendário de aulas, bem como a metodologia utilizada, ou seja, o profissional será capaz de registrar todos os documentos importantes de uma forma transparente.

Nesse sentido, o sistema se assemelha a opções que já são usadas em instituições do setor educacional. Contudo, a grande vantagem é que o software de gestão é um só para todos na instituição, o que garante menos erro e melhor comunicação.

Processos burocráticos, como a matrícula dos alunos, poderão ser gerenciados com o ERP. Na parte administrativa, o software cuida dos salários dos colaboradores e dos professores, além de gerenciar boletos e notas fiscais dos pagamentos dos alunos. Ainda, apresenta relatórios acerca do financeiro e do contábil, com insights para análise e tomada de decisão. 

Quais funcionalidades um ERP escolar deve ter?

Nessa seção, conheça as funcionalidades de um bom ERP escolar. Aqui, aprofundarei o que já foi citado e detalharei a maneira como as funções são realizadas.

Business Intelligence

Trata-se de uma função que ajuda as empresas a coletarem dados e gerarem dashboards com gráficos e relatórios sobre essas informações. Assim, é possível realizar análises sobre a situação histórica da instituição e traçar metas acerca do futuro. Esse é um método utilizado para monitorar indicadores, por exemplo.

Captação dos alunos

O sistema permite otimizar a captação dos alunos. A aplicação possibilita registrá-los e acompanhá-los, desde o momento em que eles ainda não se matricularam até o instante em que finalizam o cadastrado.

Antes, é possível registrar todos os contatos com esse provável cliente, monitorar toda a jornada de interações, bem como visualizar em tempo real o que está acontecendo. Ainda, o ERP pode verificar motivos de desistência dos que interromperam a negociação.

Além disso, os gestores conseguem identificar a origem do contato de cada aluno, ou seja, sabendo qual é o meio de comunicação mais efetivo. Os membros são capazes de controlar as visitas à instituição, de modo a ter uma base para contato posterior. Logo, essa funcionalidade ajuda a otimizar as campanhas e estratégias do marketing, com análise dos resultados e do nível de eficiência. 

Diário de classe online

Hoje, a gestão escolar sabe da importância de contar um sistema de diário de classe online. Essa parte do software cuida de registros de planos de aula, notas, frequências, boletins, agenda de atividades, entre outras questões.

Análises para professores

Os professores precisam dispor de dados para realizar análises, mais ou menos com a mesma lógica do Business Intelligence para os gestores. Nesse sentido, estamos falando de uma ferramenta com gráficos para cada turma, cálculos envolvendo notas, frequências e rankings com os melhores alunos. 

Funções para o financeiro

O módulo voltado ao financeiro deve também administrar todas as questões relacionadas com pagamentos. Isso inclui emissão de notas, gestão de boletos, recebimento de pagamentos, gerenciamento de tarifas das operadoras, bem como registro de contas. Tudo isso com segurança e solidez. 

Gerenciamento da biblioteca

Nesse contexto, é imprescindível dispor de uma ferramenta que gerencia os acervos e materiais disponíveis na biblioteca da instituição. Assim, torna-se viável realizar um controle mais efetivo dos livros, por meio de empréstimos, devoluções e renovações. Além disso, é possível organizar esses registros e gerar regras que façam sentido para a organização, de maneira personalizada.

Gestão de pessoal

É interessante também que o sistema apresente um bom módulo para gestão de pessoal. Isso deve incluir cadastro dos empregados e dependentes, rescisão de contratos, registro do FGTS, entre outras questões trabalhistas. 

Cadastro de documentos

Na secretaria, a equipe consegue controlar a entrega e cadastro de documentos, de modo a garantir que não hajam perdas. Isso está associado com o apoio à coordenação, com ferramentas que permitem emissão de comunicados e geração de boletins/históricos sempre que necessário.

Inteligência Artificial

Outro recurso muito útil é Inteligência Artificial (IA) para reforçar a automação e o BI. Com características de IA, os sistemas se tornam mais inteligentes para verificar e analisar dados e gerar insights com base neles.

Assim, é possível realizar análises descritivas dos dados, bem como projeções do futuro, estimando probabilidade para riscos e sugerindo ideias para ação nesses cenários. A vantagem de usar IA é que o sistema consegue aprender e oferecer sugestões mais precisas com o tempo.

Dessa forma, a instituição conseguirá antecipar os riscos e mitigar os problemas mesmo antes deles acontecerem. Nesse sentido, as equipes podem prever o comportamento dos estudantes, predizer cancelamentos, bem como estimar possíveis riscos de segurança dos dados, por exemplo.

Como escolher o melhor ERP para uma escola?

Agora, veja o que é importante fazer antes de escolher um ERP para a instituição.

Analise a situação

Inicialmente, é fundamental realizar uma autoavaliação em busca das maiores necessidades da organização. Com essa análise, será possível entender o que é importante e quais os módulos e funcionalidades indispensáveis para o seu contexto. Ainda, essa verificação será o primeiro passo para identificar o que será preciso, posteriormente, nas opções de sistemas de gestão disponíveis no mercado.

Verifique se há estrutura para atender entidades de diferentes tamanhos

Outra questão é entender se a empresa fornecedora está preparada para lidar com diferentes tipos de organização, de todos os tamanhos, ou seja, é preciso saber se o provedor oferece a devida flexibilidade e consegue personalizar soluções de acordo com as necessidades do contratante. Afinal, é importante que o ERP seja flexível.

Nesse sentido, verifique como a parceira oferece as funcionalidades do software — em módulos/pacotes ou de outra forma. É sempre melhor optar por sistemas que sejam facilmente adaptáveis, não somente em um primeiro momento, como também em situações de necessidade por mudanças no futuro.

Por fim, isso inclui analisar se o provedor apresenta suporte à escalabilidade do software. Nesse sentido, é ideal negociar com parceiros que entendam bem as necessidades de quaisquer empresas.

Procure recursos específicos para certos nichos

Outra característica importante de se identificar é se a fornecedora trabalha com recursos específicos para os nichos. Assim, é fundamental entender se são oferecidas funcionalidades especiais para instituições de ensino, como suporte ao gerenciamento de bibliotecas e matrículas online. 

Assim, se houver duas opções de parceria, mas apenas uma delas for específica para educação, ela deve ser a escolhida. Afinal, se a empresa já trabalha com esse nicho, ela sabe lidar com possíveis problemas e necessidades, logo, consegue oferecer a solução mais completa.

Avalie o custo-benefício comprovado da ferramenta

Com relação ao custo, é fundamental analisar se o ERP traz benefícios que compensam. Mas o ideal não é analisar somente o preço, e sim verificar se a opção é ou não completa para o seu tipo de organização, ou seja, é interessante conferir as funcionalidades voltadas à educação e avaliar se vale a pena investir um pouco mais em uma solução efetiva para a área.

Verifique a reputação no mercado

Outra questão a ser mencionada é a reputação da parceira. É possível buscar informações por meio de depoimentos de outras organizações que já compraram o ERP e já negociaram com a fornecedora. Assim, saberá se a companhia é reconhecida por um trabalho de qualidade ou não, sempre olhando para as características do seu nicho.

Analise o suporte

Avaliar o suporte é uma boa ideia. Para tanto, procure informações acerca da qualidade do serviço, da agilidade e da disponibilidade dos profissionais. Verifique os canais de contato e veja como a empresa lida com as manutenções e atualizações. Ainda, é bom avaliar se existem depoimentos acerca dessa questão para entender se vale a pena.

Avalie a mobilidade

Mais um fator imprescindível é analisar se o ERP está disponível em versões mobile. Essa característica é muito importante atualmente, já que permite uma certa agilidade no acesso a informações, análises, gráficos e outros documentos.

A mobilidade é fundamental para a produtividade e ajuda a eliminar gargalos operacionais, logo, é um bom diferencial. Além disso, trata-se de um dos pilares da transformação digital que ajudam a gerar competitividade.

Analise a segurança

É imprescindível que haja um bom nível de segurança na opção analisada. Isso significa que o contratante precisa informar os recursos que o sistema apresenta, como criptografia, backups, redundância, entre outros. Assim, ao gerenciar os registros dos estudantes, as finanças da escola e as aulas, não haverá problemas no dia a dia.

Nesse sentido, uma boa característica a verificar é se o software é oferecido na nuvem. Afinal, com a computação em nuvem, o usuário já dispõe de um pacote de recursos de segurança, como os que foram citados nesse conteúdo. Além disso, descubra se há suporte 24/7, monitoramento constante e estabilidade.

Um ERP é um importante sistema de gestão para organizar e centralizar as necessidades de uma empresa. Com esse gerenciamento e com a possibilidade de automação, as instituições de ensino conseguem reduzir erros, otimizar a experiência de todos os envolvidos, eliminar retrabalho e crescer no mercado. 

Sendo assim, para obter esses benefícios em um ERP para escolas, é fundamental ficar atento para escolher a opção que melhor serve aos propósitos de uma organização. 

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