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Uma gestão de processos eficiente no setor educacional é essencial para o alcance de percentuais significativos de atração de alunos.
Os processos educacionais envolvem panoramas teóricos e práticos, como, por exemplo, o aprendizado, a metodologia de ensino e o sistema avaliativo.
Numa instituição de ensino, há diversas categorias de processos educacionais, que podem diversificar conforme as suas individualidades. Por esse motivo, é primordial que as escolas encontrem maneiras eficazes de gestão.
Neste conteúdo, vamos mostrar como a sua escola pode inovar os processos, promovendo uma experiência única para todos os envolvidos. Boa leitura!
O que é a gestão de processos no setor educacional?
A gestão de processos na área da educação é um complexo de ações teóricas e práticas que possibilitam à escola a elaboração de uma visão metódica dos seus processos.
Em outras palavras, a sua instituição passa a ter uma ampla percepção do seu funcionamento sem perder nenhum detalhe relevante.
Quando feita de forma eficiente, a gestão de processos aprimora os recursos, potencializando a geração de receitas e elevando a qualidade dos serviços prestados pela escola, refletindo no índice de conversão de alunos.
Vale reforçar que ao fazer uma gestão de processos educacionais efetiva, sua escola é contemplada com vantagens diversas, como a melhoria nos resultados nas ações voltadas para a retenção e captação de alunos , além da otimização em vários departamentos da instituição.
Quais são os principais processos da área de educação?
Existem diferentes tipos de processos do segmento educacional em uma escola. Os serviços podem variar conforme a instituição, sua política interna e suas necessidades.
Confira a seguir os principais processos educacionais compartilhados por inúmeras instituições de ensino:
- Processo seletivo e vínculo;
- Cadastramento;
- Recrutamento e seleção para compor a equipe docente;
- Metodologia de ensino;
- Formulação e revisão da grade curricular;
- Gerenciamento da biblioteca;
- Apoio ao estudante;
- Sistema de matrícula e rematrícula;
- Controle da mensalidade;
- Método de ensino-aprendizagem;
- Sistema de avaliação escolar;
- Gestão da evasão de alunos;
- Apontamento da frequência escolar;
- Assistência aos professores.
Como ocorre a gestão de processos educacionais?
Quando se trata de gestão de processos do setor de educação, é necessário ir direto ao ponto, ou seja, para as demandas direcionadas aos sistemas de ensino e aprendizagem.
Esse processo engloba uma variedade de ações que unem teoria e prática, facilitando a elaboração de um entendimento maior e estruturado a respeito de todas as tarefas realizadas na escola.
Uma instituição de ensino que possui uma gestão eficiente necessita de departamentos organizados, devidamente estabelecidos e que dialoguem adequadamente.
Esse tipo de gestão está diretamente ligado à maneira como a escola estrutura e realiza as suas atividades pedagógicas, apoiadas nos seguintes fundamentos:
- Coordenação pedagógica: responsável por estimular todas as ações do planejamento e ensino, como, por exemplo: gerenciamento de professores, método de ensino, relacionamento com os alunos, atividades, etc.;
- Coordenação administrativa: está centralizada na gestão dos bens da escola e está engajada no gerenciamento dos meios físicos, monetários e humanos;
- Coordenação de gestão de pessoas: faz a gestão de todos os colaboradores da instituição.
Qual a relevância da gestão de processos no setor educacional?
A importância da gestão de processos educacionais está na sua contribuição para o gerenciamento dos sistemas já utilizados na escola, assegurando a sua efetividade, além de garantir o melhor desempenho da instituição.
Ela ajuda a facilitar a rotina de todos os profissionais, aprimorando o desempenho dos colaboradores e contribuindo para a satisfação de todos os que fazem parte da comunidade escolar.
Isso demonstra que os procedimentos alcançarão desempenhos melhores, possibilitando a redução de custos, além de promover o engajamento entre colaboradores e estudantes, garantindo um ambiente saudável e acolhedor para todos.
Quais os benefícios da gestão de processos no setor educacional?
As instituições de ensino são recompensadas com uma série de benefícios através da gestão de processos educacionais. Confira a seguir as principais vantagens que a sua escola pode obter com esse tipo de gerenciamento:
- Alta performance na avaliação do MEC;
- Simplificação da tomada de decisão da liderança da escola;
- Otimização da rotina dos colaboradores e estudantes;
- Melhoria da produtividade de funcionários e alunos;
- Maior envolvimento dos estudantes;
- Gestão do desempenho;
- Melhor performance dos alunos;
- Aprimoramento do orçamento e gestão do controle de despesas;
- Automatização de atividades e processos internos da escola.
Melhores técnicas de gestão de processos na educação
Conheça agora as principais técnicas de gestão de processos da área de educação para você aplicar na sua escola:
BPMN (Business Process Model and Notation) ou Notação e Modelo de Processos de Negócio
A técnica BPMN ou Modelo de Processos de Negócio é a demonstração gráfica dos processos da instituição através da notação.
Essa metodologia possibilita o entendimento do desempenho geral dos sistemas educacionais, além de descomplicar qualquer ação que a escola realize.
Além do mais, a aplicação da técnica BPMN, associada ao uso de soluções tecnológicas, resulta na automatização das atividades pedagógicas.
Modelagem de Processos AS IS, TO BE e TO DO
A modelagem de processos é um dos aspectos cruciais da gestão de processos educacionais para alcançar melhores desempenhos e antagonismo.
Os propósitos dessa técnica são:
- Aprimorar o fluxo de informações;
- Entendimento e experiência obtidos para garantir continuidade;
- Reformulação da instituição (funcionalidades, procedimentos, estrutura, etc.), além de gerenciá-la e coordená-la.
Na modelagem de processos estão inseridos três modelos:
- AS IS: reconhecimento e estruturação dos processos;
- TO BE: avaliação e redefinição dos processos.
- TO DO: identificação das soluções tecnológicas habilitadas para otimizar a gestão.
Otimizando a gestão de processos educacionais da sua escola
Gerenciar os processos educacionais de uma instituição é uma tarefa árdua. Por isso, selecionamos as melhores práticas para otimizar essa demanda na sua escola. Confira:
#01. Domine todos os processos da sua instituição
Conhecer cada processo da sua escola é essencial para aplicar técnicas e implantar ferramentas de gestão adequadas às necessidades da sua escola.
Essa etapa é crucial para identificar os pontos que já apresentam resultados significativos e aqueles que necessitam de melhorias.
#02. Garanta a eficiência da gestão financeira da sua escola
Um controle financeiro eficiente é fundamental para manter o pleno funcionamento da sua instituição de ensino.
Por isso, é necessário contar com um planejamento e gestão orçamentária anuais, com um gerenciamento efetivo das entradas e saídas das receitas, garantindo a saúde financeira da sua escola através de um fluxo de caixa bem administrado.
Além do mais, por meio de uma administração financeira adequada, é possível reconhecer e propor soluções para problemas que impedem o crescimento da instituição, além de contribuir com a redução da inadimplência escolar.
Garantir a gestão financeira da sua escola viabilizará a atualização dos processos, bem como a consulta e monitoramento da situação atual das finanças.
#03. Aplique pesquisas de satisfação
A realização de pesquisas de satisfação é primordial para definir ações, ajustar o planejamento pedagógico e estratégico a partir dos feedbacks recebidos.
Desse modo, é interessante que essa ferramenta faça parte da estratégia da sua instituição, visando identificar pontos de melhorias e mensurar a satisfação dos colaboradores e alunos.
#04. Utilize ferramentas de gestão de processos educacionais
Além das técnicas e práticas compartilhadas nos tópicos anteriores, a tecnologia é uma forte aliada para otimizar a gestão de processos educacionais.
O mercado dispõe de soluções tecnológicas eficientes para agregar agilidade e praticidade à gestão de processos da sua escola.
Para isso, é indispensável contratar os serviços de um sistema de gestão escolar, que vai transformar o seu modo de administrar uma instituição de ensino a partir de funcionalidades que abrangem todos os setores da sua escola.
Conheça diferenciais do sistema de gestão escolar da Activesoft
A Activesoft oferece a melhor solução quando o assunto é sistema de gestão escolar. Confira os diferenciais que oferecemos para quem já possui nossa ferramenta de gestão:
Boleto Integrado
O boleto integrado é uma função que, quando ativada, terá a cobrança gerada pela emissão do título mediante a sua liquidação.
Normalmente, quando se gera um boleto e há a necessidade de alterá-lo (data, valores), haverá a cobrança de uma tarifa.
Utilizando o boleto integrado, essa cobrança só acontecerá após o pagamento do título.
Filantropia
Com essa função, a sua escola poderá gerenciar o programa de concessão de bolsas, controlando os descontos aplicados aos alunos selecionados, proporcionando assertividade na tomada de decisões.
Além disso, é possível controlar a quantidade de bolsas filantrópicas e comerciais, quais delas foram deferidas, atendendo a Lei nº 12.101 (Lei da Filantropia), que estabelece sobre a certificação das instituições beneficentes de assistência social.
App Agenda Activesoft
Que tal facilitar a comunicação entre a sua escola e os familiares dos alunos? A ferramenta proporciona troca de mensagens bem semelhante ao WhatsApp entre a instituição e os pais e responsáveis, além de facilitar o contato dos mesmos com setores diversos da escola.
O app agenda atua como um canal de comunicação, divulgando informações úteis sobre eventos, notícias relevantes e ações de marketing.
Além disso, ele está totalmente integrado a outra ferramenta do nosso sistema de gestão escolar, o Portal Web, onde os interessados podem acessar o Boletim Online, agenda, emitir 2ª via de boletos, frequência dos alunos, entre outros.
Conclusão
A gestão de processos educacionais é primordial para garantir a qualidade dos serviços prestados pela sua escola, bem como otimizar o gerenciamento das rotinas e sistemas internos da instituição.
Com a aplicação de técnicas específicas e a ajuda da tecnologia através de um bom sistema de gestão escolar, você alcançará a máxima eficiência na administração geral da sua instituição de ensino.Se você gostou do conteúdo de hoje e quer saber como aplicar o sistema de gestão na sua escola para melhorar seus processo, fale com nossa equipe.