Um dos grandes desafios das instituições de ensino é melhorar a performance financeira. Nesse cenário, além de captar novos alunos, é essencial atuar na frente da gestão das despesas, a fim de reduzir custos nas instituições de ensino e garantir o crescimento sustentável.

Por isso, é preciso atentar para a redução de custos na instituição de ensino. Com certeza, essa não é uma tarefa fácil, já que a credibilidade da entidade deve ser preservada, assim como o bem-estar dos alunos.

Para ajudar você a reduzir custos nas instituições de ensino, separamos 7 dicas. Acompanhe!

1. Conte com um planejamento orçamentário e pedagógico para reduzir custos

Financeiro e gestão pedagógica devem estar alinhados para buscar as melhores soluções, preservando a qualidade dos serviços e a relação com toda a comunidade escolar. Afinal, as ações propostas impactam o dia a dia dos alunos e demais envolvidos nas atividades educacionais, o que pode prejudicar a imagem da instituição de ensino.

Logo, é preciso buscar por soluções inteligentes, como verificar se a quantidade de horas-aula não está ultrapassando o necessário para o momento. Já que qualquer aumento dessas atividades implica um incremento na folha de pagamento, tanto na remuneração quanto nos encargos.

Além disso, é importante rever a folha de pessoal e verificar se existe alguma função que pode ser dispensada para o momento, ou mesmo que esteja sendo mal utilizada, propondo um remanejamento do cargo.

Outro ponto importante é estudar a estrutura dos horários e otimizá-la, a fim de evitar as chamadas “janelas” entre as aulas. Como nesses intervalos o docente fica à disposição da instituição de ensino, isso acarreta o pagamento de horas extras, o que também onera o caixa da instituição.

2. Faça o controle dos ativos

É preciso entender quais são os ativos: imóveis, estrutura predial, móveis e equipamentos. Dessa forma, sabendo exatamente qual é o patrimônio da instituição de ensino, é possível garantir um maior controle de todos os bens, assim como mantê-los preservados. Isso elimina custos com manutenções desnecessárias.

3. Atente à área de facilities

As facilities são atividades de fundamental importância para que um negócio funcione de maneira eficiente, mas que não são necessariamente a atividade principal do empreendimento.

Para que uma instituição de ensino funcione de modo eficiente, ela precisa do pessoal de manutenção, cobrança, limpeza, segurança, entre outros profissionais, certo?

Essas são as chamadas atividades-meio, e elas podem ser terceirizadas, a fim de reduzir os custos da instituição de ensino. Assim, permitindo que a gestão pedagógica possa focar seus esforços na atividade-fim da instituição de ensino, que é a educação.

Isso acontece porque a empresa terceirizada é a responsável pelas entregas nos prazos estipulados e responde pela contratação dos profissionais, o que representa uma importante economia para a contratante.

Logo, se um funcionário faltar, por exemplo, esse custo fica por conta da empresa contratada, que também deve substituir essa mão de obra.

4. Reduza o uso de água e papel

É preciso pensar também em ações práticas para economizar recursos como a água. Trocar as válvulas das descargas é uma boa alternativa. Aposte também na educação de alunos e colaboradores para que eles tenham uma maior conscientização acerca do uso desse recurso.

Para tanto, faça campanhas educativas na escola. Esses resultados com a economia de água virão no decorrer do tempo.

A redução de desperdícios ainda pode ser estendida ao uso de papel. Procure imprimir o mínimo possível e use a tecnologia para conseguir reduzir custos. Muitas instituições de ensino já adotam tablet e computador para as atividades pedagógicas.

Incentive os docentes a usarem esses recursos com os alunos. Dessa forma, você também estará contribuindo para um mundo mais sustentável.

5. Adote a energia solar

O uso da energia solar possibilita uma grande economia a longo prazo. Por isso, é importante incluir a instalação e manutenção de painéis solares no plano de gestão escolar. A energia pode ser usada para abastecer toda a instituição de ensino e gerar créditos junto à concessionária de energia.

Outras ações podem complementar a redução de custos nas instituições de ensino, como a diminuição de lâmpadas acesas, adoção de lâmpadas de LED e realização de mais atividades ao ar livre, aproveitando a luz solar.

É importante pensar, também, em soluções para substituir o uso do ar-condicionado. Para isso, uma opção é manter portas e janelas abertas, a fim de aproveitar a ventilação natural.

6. Tenha parcerias estratégicas

Na hora de reduzir custos nas instituições de ensino, vale a pena pensar em parcerias estratégicas com fornecedores, a fim de conseguir preços mais competitivos e até mesmo fazer acordos com outros estabelecimentos.

Isso não significa que vocês deixarão de competir no mercado, mas sim que trabalharão juntos para o fortalecimento das instituições e seus valores de ensino.

Isso pode ser feito de diversas maneiras, como a parceria para captação de alunos e até mesmo uma ação para o fortalecimento das marcas — o que também ajuda a atrair novos alunos. Pense em como todos podem sair ganhando e trace estratégias personalizadas e de baixo custo!

7. Invista em um sistema de ERP

De nada adianta cortar gastos se você não tem um sistema eficiente que comporte todas as operações da instituição de ensino.

Existem soluções completas no mercado, que integram desde a captação de alunos até a comunicação com a comunidade acadêmica, passando pelo fluxo de caixa, a emissão de boletos bancários e o acesso a processos administrativos dos mais variados.

Dessa forma, é possível fazer uma gestão mais eficiente, tendo uma visão ampla da instituição de ensino, o que também ajuda na tomada de decisão da gestão escolar. Além disso, com uma ferramenta eficiente, ainda é possível realizar uma gestão mais inclusiva e participativa, o que colabora para a boa imagem da marca no mercado.

Com o software para gestão escolar da Activesoft, você tem acesso a uma solução que integra todas as áreas da sua instituição de ensino. Por meio das ferramentas voltadas para o Ensino Básico e Superior, você tem em um só local todos os recursos para fazer uma boa gestão, tudo integrado e com boa usabilidade.

No texto você viu como é possível reduzir custos nas instituições de ensino e, para isso, é preciso contar com um bom planejamento e uma ferramenta de gestão adequada.

O que você achou deste artigo sobre reduzir custos na instituição de ensino? Quer uma ajuda para ter uma melhor visão acerca dos processos?

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Colina Tech

23.06.2021