Numa instituição de ensino privada, o seu crescimento sustentável, com certeza, vai muito além de uma relação professor-aluno.

Contas a pagar e a receber, custos de funcionamento das salas, pagamento de salários e diversas outras obrigações fiscais, ou seja, o controle financeiro, é indispensável para o bom exercício da escola.

Sendo responsável por toda a parte econômica da instituição, o setor financeiro tem uma relação direta com a qualidade de ensino fornecido aos alunos.

E isso se dá porque é ele que dita o montante de investimento na organização, seja relacionado a própria estrutura do local ou ao material utilizado pelos docentes em sala de aula.

Diante disso, o conteúdo de hoje é dedicado justamente a entendermos melhor e detalhadamente o que seria este controle financeiro e o porquê dele ser tão importante. Confira a seguir!

O que é o controle financeiro?

Não estando restrito apenas às escolas, podemos compreender o controle financeiro de uma corporação como sendo um conjunto de procedimentos analíticos e avaliativos de dados relacionados às finanças do negócio. Tudo isso com o objetivo de entender as suas condições, limitações e possíveis cenários de expansão.

Entre os procedimentos mencionados, é válido destacar exemplos como a análise do fluxo de caixa, a administração de entradas e saídas, a avaliação de informações patrimoniais e até o próprio saldo bancário da entidade.

Com todo esse conhecimento e material em mãos, é possível diagnosticarmos a saúde financeira, nesse caso, da escola, e propor ações que visem o melhor desenvolvimento escolar dos alunos.

Para um bom e eficiente controle financeiro, é necessário que os gestores prestem bastante atenção a algumas medidas que auxiliam neste processo. Destacamos algumas delas logo abaixo:

Definição do propósito institucional

Definir o propósito de uma instituição, seja ela educacional ou não, é uma das melhores maneiras de estabelecer um norte para as futuras decisões empresariais, principalmente aquelas relacionadas ao financeiro.

Em outras palavras, a definição de metas e objetivos é o primeiro passo para o controle fiscal da escola, a fim de alcançar seu propósito final estabelecido.

Essa definição de finalidade servirá como a base para um bom controle financeiro, pois para alcançar as metas propostas e efetuar as possíveis mudanças, a viabilidade e o tempo necessário do processo será apontado pelo projeto de administração financeira.

Um bom planejamento fiscal é primordial para o início de qualquer investimento.

Planejamento de gastos

Como mencionado anteriormente, definido o propósito, temos que planejar os próximos passos. E um controle financeiro eficiente requer um planejamento de gastos eficiente.

Inclusive, o timing desse planejamento também é um ponto que requer atenção. Na escola, ele deve ser realizado, preferencialmente, antes do início do período letivo. Portanto, conferir o número de matrículas, avaliar os profissionais contratados e mensurar expectativas de crescimento é fundamental nesta etapa.

É válido salientar também que o timing dessa etapa não implica que o planejamento seja imutável. Alguns ajustes podem, e devem, ser feitos conforme as necessidades de cada instituição ao longo do ano.

Dito isto, na logística de um estabelecimento de ensino, sinalizar quais custos podem ser mantidos, quais áreas precisam de uma maior atenção e o que pode ser cortado é fundamental para esse gerenciamento ideal.

Contudo, deve-se ter cuidado ao lidar com esse tipo de informação sensível. Sem um conhecimento aprofundado sobre o que pode ou não ser cortado do orçamento, algumas mudanças podem influenciar de maneira bastante negativa todo o processo, prejudicando a saúde fiscal da escola.

A transparência fiscal como cultura escolar

A cultura da transparência fiscal é essencial para o crescimento de qualquer negócio, e não seria diferente com um ambiente de ensino. A administração correta das entradas e saídas, ou seja, das receitas e despesas operacionais, facilita a transparência das operações escolares e mantém um nível aceitável de organização.

Isto é, ordenar todos os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários da instituição é uma boa prática fiscal e contribui positivamente no controle financeiro. Afinal, com tudo no lugar, o acesso dos gestores a esses documentos, quando necessário, também será simplificado e, seus valores, preservados.

Planejamento para emergências

Apesar de todos os esforços, as coisas podem não sair tão bem quanto no papel. Por isso, um planejamento fiscal de emergência pode ser o diferencial que fará a escola pular este obstáculo e sair sem muitos danos.

Obras em espaços físicos, atraso no pagamento de mensalidades e até demissões e contratações inesperadas podem balançar as contas e pesar na reserva bancária. Um bom controle financeiro também leva esses imprevistos em consideração para que o ano letivo possa ocorrer de maneira controlada.

Investimento em tecnologia

Por último, mas não menos importante, o investimento da escola em tecnologia é imprescindível para um bom controle financeiro.

Não à toa, de acordo com dados divulgados pela Confederação Nacional das Indústrias (CNI), 80% de 500 empresas que participaram da pesquisa tiveram registraram ganhos de produtividade, competitividade e lucratividade após investimentos em tecnologia e inovação.

Ou seja, manusear grandes planilhas e realizar cálculos à mão, além de consumir tempo, é uma prática mais propensa a erros que podem custar caro. Com os meios tecnológicos certos, como um software de gestão, a gerência dos recursos financeiros torna-se mais equilibrada, organizada, ágil e eficaz.

Conclusão

Agora que você já conhece a importância do controle financeiro para uma escola, saiba que a Activesoft pode ser uma grande aliada nos seus negócios.

Com o nosso software específico de gestão escolar, toda a parte financeira da instituição estará segura, contando com a garantia de cumprimento ao regulamento da LGPD, um suporte e implantação personalizados e uma consultoria especial para atender todas as duas demandas.

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