É comum que as escolas foquem seus esforços na captação de novos estudantes. Contudo, elas acabam esquecendo que montar estratégias para retenção de alunos é tão importante quanto a conquista de novos.
Afinal, a manutenção das matrículas impacta diretamente na gestão financeira e, consequentemente, compromete o desenvolvimento das escolas.
Por isso, é essencial que organizações desenvolvam boas práticas e ações periódicas voltadas para a fidelização dos estudantes e suas famílias.
As iniciativas de captação e retenção de alunos devem ser pensadas de forma coordenada, para garantir que a escola conquiste novos estudantes e garanta a permanência deles por um longo período.
Dessa forma, investir na retenção de alunos é sinônimo de otimizar os investimentos e esforços feitos nas ações de captação, para garantir a manutenção das matrículas.
Pensando em auxiliar as escolas na construção de uma estratégia de fidelização de alunos eficiente, somando boas práticas a ferramentas tecnológicas, produzimos esse artigo com as melhores dicas para reter alunos de forma efetiva.
O que você vai encontrar neste artigo:
- O que é e como montar estratégias para retenção de alunos?
- Qual a importância de estratégias para retenção de alunos?
- Estabilidade financeira da escola
- Pertencimento a comunidade escolar
- Indicador de desempenho da escola
- Quais fatores impactam na permanência dos estudantes?
- Comunicação com a escola
- Problemas financeiros
- Gestão ineficiente
- Quais as vantagens de investir na retenção de alunos?
- Principais estratégias para retenção de alunos
- Inicie processo de retenção de alunos na captação
- Ouça e entenda os alunos
- Defina um canal de interação direta com a família
- Acompanhe os índices de satisfação
- Monitore o desempenho dos alunos
- Verifique os índices de inadimplência
- Analise os motivos dos pedidos de transferência
- Invista em tecnologia
O que é e como montar estratégias para retenção de alunos?
De forma prática, a retenção de alunos é a soma de estratégias e ações desempenhadas pela instituição com o objetivo de garantir a permanência dos estudantes, matriculados e adimplentes, até a conclusão do ensino médio.
O processo implica no acompanhamento da jornada do estudante, assegurando a qualidade do ensino oferecido, atenção às necessidades particulares do aluno, comunicação eficiente com a comunidade escolar e a manutenção da satisfação das famílias.
As iniciativas precisam ser pensadas de forma personalizada para atender as expectativas e necessidades dos alunos das diferentes etapas de ensino.
Além disso, a análise de pontos de melhorias e a necessidade de fazer parte do processo de retenção de alunos. Isso possibilita o desenvolvimento de soluções efetivas.
Qual a importância de estratégias para retenção de alunos?
1) Estabilidade financeira da escola
A retenção de alunos possibilita a previsibilidade de receita, proporcionando o equilíbrio das finanças da escola e viabilizando novos investimentos nas metodologias de ensino e estrutura.
É indiscutível o quanto a sustentabilidade da escola está diretamente ligada à manutenção das matrículas. Com isso, quando a instituição enfrenta dificuldade para reter alunos, ela pode passar por um desequilíbrio financeiro, comprometendo a qualidade do serviço oferecido.
Assim, é imprescindível que a escola consiga manter os estudantes pelo maior espaço de tempo possível e concilie as ações de retenção com as de captação de alunos.
2) Senso de pertencimento à comunidade escolar
A permanência duradoura na escola também representa benefícios para os estudantes. Com o convívio diário, as crianças e jovens constroem relações sólidas com os colegas e professores, favorecendo o desenvolvimento do sentimento de pertencimento à comunidade.
O tempo de convivência estendido também contribui para o processo de ensino e aprendizagem, pois facilita a relação dos alunos com o ambiente e metodologias empregadas. Além disso, a permanência ainda possibilita o desenvolvimento de jovens mais seguros e confiantes.
3) Indicador de desempenho da escola
A duração da permanência do estudante deve ser vista como um indicador de desempenho da escola. Afinal, se o aluno permanece por mais tempo na instituição, é um sinal de que o serviço que está sendo oferecido é satisfatório.
Dessa forma, é necessário desenvolver mecanismos que favoreçam a retenção de alunos, assegurando que o indicador permaneça positivo para garantir a prosperidade do negócio.
Por isso, a gestão acadêmica, financeira e a comunicação devem estar aliadas a recursos tecnológicos, visando melhorar o índice de satisfação das famílias e, consequentemente, garantir a retenção de alunos.
Quais fatores impactam na permanência dos estudantes?
1) Comunicação com a escola
A comunicação é uma das principais formas de estreitar laços e solucionar problemas com os estudantes e suas famílias. Quando esse canal não é priorizado ou é explorado de forma inadequada, a escola desenvolve uma fragilidade que pode ocasionar a perda de alunos.
O acompanhamento do desenvolvimento dos filhos é uma necessidade dos pais e que muitas vezes não é suprida de forma adequada pela escola.
Em alguns casos, um simples problema em sala de aula ou o compartilhamento de uma informação, quando não repassado de forma correta para os responsáveis, pode levar ao desgaste da relação com a instituição.
O cenário se dá, na maioria das vezes, pelo simples fato da escola não ter um canal de comunicação oficial como o portal do aluno ou aplicativo de comunicação, e acaba recorrendo a recursos como o WhatsApp, canal que não possibilita o acesso controlado dos pais e nem o acompanhamento das demandas geradas.
Desse modo, a incapacidade de controlar toda e qualquer informação, assim como o contato com professores e os demais colaboradores da instituição, em muitos casos resulta na perda do aluno.
2) Problemas financeiros
Os problemas financeiros são os grandes motivadores do cancelamento da matrícula. A inadimplência escolar muitas vezes não tem o acompanhamento devido e, quando identificada de forma tardia, se torna irremediável.
Mensalmente os responsáveis devem honrar com o compromisso financeiro com a escola e, quando isso não é feito, é fundamental que a instituição entre em contato para entender o que motivou o não pagamento.
Contudo, não é esse o cenário encontrado na maior das escolas. Muitas famílias acumulam dívidas por meses e quando o problema é identificado a escola não consegue mais sustentar a permanência do aluno.
3) Gestão ineficiente
A gestão escolar influencia diretamente na qualidade do ensino e da estrutura que a escola se propõe a entregar e, com isso, impacta diretamente na retenção de alunos.
Assim, as instituições que possuem um modelo de gestão que inviabilize uma rotina acadêmica e financeira eficiente e otimizada, tendem a ter o índice de satisfação baixo e o potencial de perda de alunos alto.
A falha na gestão pode ser vista nos processos lentos e desorganizados, perda de informações dos alunos, incapacidade de gerir a inadimplência, dificuldade para se relacionar com as famílias e metodologias de ensino pouco eficientes.
Com isso, os pais tendem a pedir a transferência dos filhos para outras escolas com mais frequência, fazendo com que a instituição perca matrículas e também a competitividade no mercado.
Inclusive, nosso blogpost sobre dicas práticas de como otimizar a gestão financeira da sua escola pode ser uma leitura bastante útil.
Quais são as vantagens de investir na retenção de alunos?
Investir na permanência dos alunos resulta numa série de benefícios para a instituição.
Somando um modelo de gestão acadêmica, financeira e de comunicação impulsionado pela tecnologia, boas práticas e estratégias de marketing, a escola diminui os índices de insatisfação e reduz a inadimplência, garantindo a manutenção das matrículas.
Além destas, outros benefícios da implementação do processo de retenção de alunos são:
- modelo de gestão guiada por dados;
- ações centradas na satisfação dos alunos e suas famílias;
- implementação de metodologias de ensino inovadoras;
- comunicação prática e eficiente com a comunidade escolar;
- criação de sistema de fidelização de alunos;
- otimização do investimento feito na captação de alunos;
- gestão da inadimplência escolar;
- acompanhamento do desenvolvimento do aluno em tempo integral;
- otimização de processos internos e redução de custos.
Principais estratégias para retenção de alunos
O trabalho de retenção de alunos consiste em uma soma de ações coordenadas com foco em proporcionar a melhor experiência para o aluno durante toda a sua permanência na instituição.
Com o objetivo de ajudar as instituições a terem essa visão, reunimos as 7 principais estratégias para retenção de alunos nas escolas.
1) Inicie processo de retenção de alunos na captação
É preciso ter em mente que o processo de retenção dos alunos deve começar assim que o estudante é matriculado na escola.
Ainda no processo de captação a escola conhece os anseios e necessidades das famílias. Com essas informações em mãos, a instituição já deve começar a atuar para garantir a permanência do aluno na instituição por um longo período.
Dessa forma, é essencial que a escola construa uma campanha de captação bem estruturada, para vender os seus diferenciais e conquistar as famílias, mas também ouça o que os responsáveis e alunos esperam da escola.
Com isso, a instituição pode reunir os anseios mais recorrentes entre as famílias em um painel, para começar a desenvolver estratégias que correspondam às necessidades apontadas.
A instituição ainda pode registrar as necessidades e anseios mais específicos, como dificuldade para interagir com os colegas ou alguma prática que tenha maior interesse, no cadastro dos alunos, para que assim a equipe pedagógica possa trabalhar essas particularidades de forma personalizada com o estudante.
2) Ouça e entenda os alunos
Os alunos podem ajudar a escola a inovar e fazer investimentos assertivos. Esse, inclusive, pode ser apresentado como um diferencial da instituição.
Além de analisar o que os principais concorrentes estão fazendo antes de implementar uma nova prática ou fazer um novo investimento estrutural, a escola também pode implementar um projeto de escuta com os alunos.
A espécie de pesquisa pode ter opções pré-definidas, compostas com ideias que a instituição já vem desenvolvendo, para que o aluno auxilie na definição e sinta ouvido.
Algumas das iniciativas que podem ser avaliadas por meio da pesquisa são:
- implementação de novas atividades extracurriculares;
- construção de novos ambientes de aprendizagem;
- introdução de ferramentas e recursos na sala de aula.
3) Defina um canal de interação direta com a família
Como citado anteriormente neste artigo, a comunicação com a comunidade escolar é essencial para a manutenção do relacionamento com a instituição.
Isso consiste na necessidade de adotar um canal prático, eficiente e ágil, que permita a comunicação assertiva entre pais, alunos e a escola.
Centralizar a comunicação em um canal reduz possíveis ruídos e facilita o controle das informações. Assim, a escola evita a perda de informações, concentra todas as solicitações dos pais em um único lugar e estabelece um ponto de contato direto entre a equipe, responsáveis e estudantes.
4) Acompanhe os índices de satisfação
Outra forma de ouvir o que os responsáveis e os alunos anseiam e garantir a satisfação deles é por meio da realização de pesquisas periódicas.
As escolas podem adotar uma ferramenta prática para ajudar a implementar os questionários, viabilizando a análise dos pontos fortes e fracos da instituição. Além disso, com o recurso a escola ainda pode antecipar possíveis problemas.
Dessa forma, a instituição consegue avaliar o desempenho da equipe, a qualidade do atendimento e da estrutura oferecida, analisar a satisfação com as metodologias aplicadas, entre vários outros aspectos.
Com isso, é possível mapear as fragilidades e investir em melhorias, além de reforçar o compromisso da instituição com a comunidade escolar.
5) Monitore o desempenho dos alunos
Pode parecer óbvio, mas muitas escolas ainda não possuem os recursos necessários para acompanhar o desenvolvimento dos alunos.
Esse indicador é essencial não só para reter alunos, mas para visualizar o desenvolvimento do estudante durante o ano letivo e também identificar possíveis necessidades para oferecer o suporte necessário.
Com o auxílio da tecnologia, as escolas podem acompanhar a evolução e as dificuldades de cada estudante, utilizando um painel de fácil compreensão com os dados do desempenho de cada aluno.
Assim, a instituição pode contatar as famílias para buscar alternativas conjuntas para ajudar o aluno. Afinal, muitas vezes o problema na escola é um reflexo do que a criança está vivenciando em casa.
A prática além de ajudar a reduzir a chance de perda do aluno por problemas acadêmicos, ainda possibilita que a escola se mostre atenciosa com o desenvolvimento e bem-estar de cada aluno.
6) Verifique os índices de inadimplência
Outro indicador que precisa ser analisado na estratégia de retenção de alunos é a inadimplência.
A ausência de pagamentos pode significar que o responsável pelo aluno está passando por alguma dificuldade financeira e ou pretende mudar o estudante de escola.
Por isso, as instituições que possuem um recurso que facilita o acompanhamento em tempo real da manutenção das matrículas, conseguem se antecipar ao problema.
Com um sistema de gestão financeira integrado, por exemplo, a escola pode definir uma régua de cobrança automatizada para notificar os pais sobre o atraso nos pagamentos. E, ao final da cadência de cobrança, a instituição deve entrar em contato para entender o que levou ao endividamento da família.
Ao buscar os responsáveis para entender a situação, a escola se mostra solidária e interessada em oferecer uma solução. Dessa forma, é possível compreender o que vem afetando os pagamentos e fazer um acordo para evitar o aumento da dívida e, consequentemente, a saída do aluno da instituição.
7) Analise os motivos dos pedidos de transferência
Cada pedido de transferência deve ser analisado cuidadosamente para que a instituição possa tentar reverter a situação. E, caso não seja possível solucionar o caso, a escola ficará alerta para que o problema não volte a acontecer.
Por isso, quando uma família busca a secretaria para falar sobre a transferência dos alunos, é fundamental que a escola se mostre interessada em ouvir o que motivou o pedido e se oferecer para buscar saídas.
Se a motivação é financeira, a escola pode tentar negociar um desconto, ou se o problema estiver atrelado a alguma dificuldade do aluno, a instituição deve se prontificar em oferecer o suporte, por exemplo.
O ideal é que os pais não cheguem a esse ponto, mas caso não seja possível evitá-lo, é essencial que cada caso seja analisado pela de forma individual.
8) Invista em tecnologia
A tecnologia é um facilitador que possibilita a gestão integrada de todos os setores da instituição de ensino.
O recurso otimiza toda a dinâmica da escola, possibilitando que a equipe ganhe agilidade, os processos fluidos, a comunicação mais eficiente e o processo de ensino e aprendizagem seja impulsionado.
Com isso, é possível enxergar como a adoção da tecnologia impacta positivamente em todas as outras estratégias voltadas para a retenção de alunos.
Nesse aspecto, o principal aliado que a escola deve adotar é um sistema de gestão integrado. Com ferramentas que otimizam os processos acadêmicos, financeiros, administrativos e de comunicação, a instituição passa a funcionar de forma dinâmica e otimizada.
Assim, é possível implementar o acompanhamento de indicadores como os de satisfação, desempenho dos alunos e inadimplência. Construindo uma estratégia de captação online eficiente, além de construir um modelo de gestão baseado em dados.
Conclusão
Agora você deve estar se perguntando em como colocar todas essas ações em prática em sua escola.
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30.09.2022