Administrar uma instituição de ensino implica em lidar com questões que vão desde os cuidados com a educação e bem-estar dos estudantes, até os processos da comunicação e marketing do negócio.

Afinal, o que mantém toda a estrutura funcionando é a principal fonte de receita da instituição – as mensalidades. Desse modo, sem a frequência dos pagamentos, se torna inviável manter a qualidade do ensino oferecido.

Para que a inadimplência não se torne uma realidade dentro da instituição, a gestão financeira da escola necessita desenvolver estratégias e adotar mecanismos que otimizem o envio da notificação de cobrança

Fatores como a forma com que o administrador aborda os responsáveis para falar sobre o assunto e o sistema utilizado para controlar o fluxo do caixa influenciam nas finanças da escola.

Nesta jornada, recursos como a automatização da metodologia de cobrança e processamento de dados, assim como a adoção de um processo de comunicação cordial e ético com os devedores, são grandes aliados dos mantenedores das instituições de ensino. 

Com esses e outros mecanismos, os gestores podem otimizar o processo de notificação de cobrança, evitando, assim, o crescimento do número de mensalidades em atraso e viabilizando o crescimento sustentável do negócio.

Como resultado, o gestor terá, além dos ganhos financeiros, a otimização do seu tempo, para assim poder se dedicar ao aperfeiçoamento do processo pedagógico, ao invés de ter que direcionar todos os esforços para lidar com as ameaças da inadimplência. 

Nesse sentido, preparamos este artigo com dicas práticas para melhorar a comunicação financeira da sua instituição de ensino. 

Continue a leitura para conhecer as ferramentas aliadas de todo gestor de escola e saiba como combater a inadimplência!

Padronize a comunicação de cobrança 

Adote um padrão de comunicado para enviar aos pais lembrando a data de pagamento da mensalidade e alertando sobre os dias em que o débito está em atraso. Assim, com um modelo único definido, o processo de envio ganha agilidade e a escola economiza tempo e força de trabalho.  

Lembrando que os comunicados devem acompanhar as etapas da notificação de cobrança.

Para isso, a escola pode adotar três modelos norteadores, sendo um para reforçar a aproximação do dia do pagamento, um segundo para alertar que o sobre a chegada do dia do vencimento e outro para informar aos pais que a mensalidades está em atraso e, a partir data, os juros serão somados ao valor da dívida. 

O disparo dos informes de notificação de cobrança pode ser feito por meio das redes sociais, e-mail e o canal de comunicação oficial da escola. O processo pode ser feito de forma manual, porém, a atividade demandará a atenção e o tempo da equipe financeira.

Por isso, sugerimos a adoção de um sistema de gestão que viabilize o disparo automático das mensagens. Assim, com o software, será necessário apenas programar o envio das mensagens uma única vez e, nos meses seguintes, a plataforma fará toda a tarefa sem a necessidade de recursos humanos. 

Para te ajudar a desenhar seus modelos, preparamos três exemplos que podem ser seguidos. Confira!

1) Antes do vencimento da mensalidade escolar

As notificações de vencimento devem ser enviadas como lembretes, antes do prazo final para o pagamento das mensalidades. Assim os responsáveis se recordam que a data da cobrança está chegando. 

Veja um exemplo:

Olá, senhor(a) xxxx.

Nós, da instituição xxx, gostaríamos de lembrá-lo(a) que o vencimento da mensalidade escolar do seu filho está chegando. Efetue o pagamento do boleto no valor de R$ xx,xx, até o dia xx/xx/xx.

Em caso de dúvida sobre o pagamento, entre em contato conosco. É sempre um prazer ajudá-lo(a).

Atenciosamente,

Setor Financeiro.

2) Próximo ao vencimento da mensalidade escolar

Essa notificação de cobrança é parecida com a anterior. O que as diferencia é que a primeira é enviada, por exemplo, na semana que antecede o pagamento e esta  deve ser enviada um dia antes do vencimento da mensalidade, destacando a  informação. 

Confira um exemplo:

Olá, senhor(a) xxxx.

Nós, da instituição xxx, gostaríamos de lembrá-lo(a) que a mensalidade escolar do aluno xxxx, no valor de R$ xx,xx vence amanhã, dia xx/xx/xx. 

Para garantir o desconto concedido pela instituição aos responsáveis que pagam a mensalidade até o prazo de vencimento, é vital que o senhor(a) realize o pagamento no prazo de 48h.

Estamos à disposição para solucionar eventuais dúvidas. É sempre um prazer ajudá-lo(a).

Atenciosamente,

Setor Financeiro.

3) Alguns dias depois do vencimento da mensalidade escolar

Esse modelo de notificação de cobrança, diferente dos dois primeiros, precisa ser mais incisivo e reforçar a necessidade do pagamento da mensalidade.

Porém, a mensagem precisa, também, trazer um tom solidário com o possível problema financeiro que o responsável pode estar enfrentando.

Nesse sentido, a administração financeira pode enfatizar no texto a abertura e disponibilidade da instituição para discutir possíveis formas de pagamento. 

Segue um exemplo:

Olá, senhor(a) xxxx.

Gostaríamos de lembrá-lo que a mensalidade escolar do seu filho, com vencimento para o dia xx/xx/xx, no valor de R$ xx,xx, encontra-se em aberto.

Caso não seja possível efetuar o pagamento total do boleto, entre em contato com a instituição para que possamos buscar maneiras de viabilizar o pagamento do débito em atraso.

Estamos abertos para dialogar e entender o que motivou o atraso da mensalidade. Compreendemos que imprevistos financeiros podem acontecer, assim como problemas de saúde e outros geradores de crises financeiras. Como escola, temos a responsabilidade social de apoiar e amparar nossos alunos e suas famílias, assim, nos colocamos à disposição. 

Atenciosamente,

Setor Financeiro da instituição xxxx.

Faça o registro e automatização dos processos

É fundamental que todas as informações dos alunos e responsáveis sejam registradas. Nesse sentido, o ideal é que esses processos sejam automatizados, garantindo a agilidade e a praticidade necessárias para acompanhar, de maneira eficiente e controlada, os ganhos e perdas da instituição de ensino. 

O mercado dispõe de ferramentas que facilitam o processo de gestão e possibilitam que o gestor faça o controle da inadimplência a partir de ações programadas, como envio automático da notificação de cobrança por e-mail, SMS e redes sociais, para lembrar os pais sobre as mensalidades.

A tecnologia contribui, também, para que o gestor identifique com maior facilidade os responsáveis que estão inadimplentes. 

Ainda, com um bom ERP, você consegue ter todos os setores integrados — pedagógico, financeiro e acadêmico — podendo automatizar as cobranças e controlar de forma eficiente a inadimplência.

Além disso, o software simplifica o processo de controle do fluxo de caixa, a emissão de relatórios de estudantes com mensalidades em atraso e a geração de notas fiscais, por exemplo.

Veja algumas outras vantagens da automatização dos processos:

• cadastra as informações das mensalidades em aberto e ainda calcula multa e juros de forma automatizada;
• acompanha o fluxo de cobrança e registra todas as informações das negociações feitas;
• acompanha o gráfico de inadimplência e, ainda, analisa os pagamentos recebidos e atrasados.

Com o suporte proporcionado pela tecnologia, a equipe terá uma melhor gestão de tempo e o processo de trabalho otimizado. Garantindo a escola, também, um recurso que proporciona o acompanhamento diário das finanças, com apenas alguns cliques.

Crie um departamento responsável pelas cobranças

A instituição precisa ter uma equipe que trabalhe exclusivamente com a realização de cobranças. Afinal, o envio e acompanhamento de notificação de cobrança jamais podem ser feitos por profissionais da escola que trabalham diretamente com os alunos e possuem contato com os pais. Assim, a instituição evita possíveis constrangimentos.

É importante mencionar a Lei 9.870, de novembro de 1999, que determina que os estudantes inadimplentes não podem sofrer nenhum tipo de constrangimento para que façam o pagamento da mensalidade em atraso.

Além disso, o aluno jamais pode ser privado de participar das aulas e atividades escolares por seus pais estarem inadimplentes.

Dê foco à comunicação e ao relacionamento

A comunicação eficiente é, sem dúvidas, a chave para nutrir o relacionamento com os responsáveis e alunos. Nesse sentido, é importante manter uma relação próxima à família e se pôr à disposição para  ouvir suas necessidades.

Além disso, é preciso ter em mente que o relacionamento entre a instituição de ensino e a família deve ser o mais saudável possível.

Senso de comunidade, compreensão e respeito são valores que devem fazer parte de todas as ações da entidade, sobretudo na hora da notificação de cobrança.

Assim, no momento de cobrar as mensalidades em atraso, é imprescindível que seja feita uma abordagem empática, com o objetivo de entender o que motivou o atraso no pagamento e conhecer a realidade financeira da família.

No processo, considere as melhores formas de negociação, possibilitando o parcelamento da dívida e/ou oferecendo um acordo.

Adote um formato padrão para realizar a cobrança

É fundamental que a escola tenha processos bem desenhados para lidar com a cobrança das mensalidades em atraso. Para isso, indicamos a criação de um manual que possa ser seguido por todos do setor responsável pelo envio de notificação de cobrança.

Sugerimos a montagem de um manual de cobrança como esse:

• 1º passo: enviar uma notificação de cobrança ao responsável um dia após do vencimento da mensalidade;
• 2º passo: três dias após a notificação, a escola deve ligar para o responsável, questionar se ele está com algum problema para efetuar o pagamento e oferecer um prazo novo prazo para a quitação da dívida ou uma outra forma de pagamento; 
• 3º passo: um dia antes da data combinada, o setor pode enviar um e-mail para lembrar o responsável do que ficou definido;
• 4º passo: caso o combinado não seja cumprido, o pai ou responsável pode ser convidado para se reunir com o gestor financeiro da instituição, seja de forma virtual ou presencial, para discutir uma estratégia de pagamento das mensalidades.  

Previna-se para evitar a inadimplência

A instituição de ensino deve adotar algumas medidas preventivas para não precisar cobrar as mensalidades em atraso.

Algumas boas práticas são: oferecer descontos e incentivos para os pais que pagam a mensalidade com antecedência e verificar, no momento da matrícula, se os responsáveis pelos estudantes não têm restrições junto aos órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa.

Além de empregar essas dicas, o setor financeiro precisa adotar uma rotina de acompanhamento das entradas das mensalidades. Desse modo, é possível se adiantar a possíveis atrasos nos pagamentos, mantendo sempre um canal de diálogo com a família do estudante. 

Quando a escola define um processo de notificação de cobrança assertivo, desenvolve, como resultado, um relacionamento sólido com os responsáveis pelos alunos. 

A adoção dessas práticas, alinhadas ao uso de uma ferramenta de gestão eficiente, garantirá o sucesso financeiro da instituição. Entretanto, você não precisa embarcar nesse processo sozinho. Estamos aqui para te apoiar.

Confira: Cinco práticas eficientes no combate à inadimplência escolar!

Otimize a gestão de cobranças na sua escola com o Activesoft!

A inadimplência é um desafio constante para as instituições de ensino. Atrasar o recebimento das mensalidades pode comprometer o fluxo de caixa e prejudicar a qualidade do ensino oferecido. Para combater esse problema, é crucial adotar estratégias eficientes de notificação de cobrança.

O Activesoft, sistema de gestão escolar, oferece ferramentas para automatizar e otimizar esse processo. Com nosso software, você pode:

• Automatizar o envio de notificação de cobrança: Programe o envio automático de mensagens personalizadas lembrando os pais sobre as datas de vencimento e alertando sobre atrasos. Isso libera sua equipe para tarefas mais estratégicas.
• Controlar a inadimplência: Acompanhe o status de cada mensalidade, identifique atrasos e calcule automaticamente multas e juros. Tenha uma visão completa da situação financeira da sua escola e tome decisões assertivas.
• Padronizar a comunicação: Crie modelos de notificação de cobrança, garantindo uma comunicação clara e profissional com os pais.
• Registrar processos: Mantenha um histórico de todas as interações com os responsáveis, incluindo datas, horários e acordos realizados. Isso facilita o acompanhamento e a resolução de pendências.
• Criar um departamento de cobranças: Organize uma equipe dedicada exclusivamente à gestão de cobranças, evitando constrangimentos com alunos e pais.
• Melhorar a comunicação e o relacionamento: Utilize o Activesoft para enviar comunicados gerais, promoções e informações relevantes para os pais. Fortaleça o relacionamento com a comunidade escolar e construa uma imagem positiva da sua instituição.