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Gestão de dados na instituição escolar: entenda como fazer

22/06/2020 Por Marketing Activesoft

Investir na gestão de dados pode trazer excelentes resultados para a sua instituição. O uso dessa estratégia favorece a rotina da entidade de ensino ao otimizar tarefas, promover a integração dos colaboradores e influenciar na tomada de decisão, critérios essenciais à melhoria da qualidade dos serviços. Além disso, também é vantajoso para os gestores.

Nessa perspectiva, este conteúdo foi criado para que você entenda como fazer a gestão de dados escolares. Ainda, qual é a importância dela para a instituição, quais são as melhores práticas e como explorar esse recurso para tornar a sua entidade de ensino mais sólida e competitiva, principalmente nessa crise, devido à pandemia da Covid-19. Boa leitura!

A importância da gestão de dados na instituição de ensino

Assim como a entidade escolar precisa de ferramentas, como o NPS, a gestão de dados também é um recurso diferenciado e que pode ser utilizado de diferentes maneiras pela liderança. Como o NPS é utilizado para realizar pesquisas rápidas para analisar o grau de satisfação de alunos e pais com a instituição, por meio da gestão de dados, é possível mensurar os resultados e avaliá-los com mais precisão.

Além disso, a instituição não pode andar na contramão da lei, o que gera uma obrigatoriedade de se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD. Desde que foi aprovada, ela trouxe substanciais benefícios para os gestores educacionais. Entre as determinações mais importantes, visa a melhoria dos processos internos e a proteção de dados e informações sigilosas. 

Nesse contexto, é possível trabalhar em segurança e explorar as vantagens de dinamizar as tarefas dos setores pedagógico, financeiro e acadêmico, a fim de que os processos sejam integrados da melhor maneira. Ainda, utilizar essas estratégias facilita o acompanhamento mais preciso dos resultados do planejamento anual proposto pela instituição de ensino.

Entenda o impacto da LGPD nas escolas!

Por meio da gestão de dados, a administração pode avaliar desde a variação das notas de uma turma até o espelho do fluxo de caixa. A compreensão desses dados facilita o direcionamento de novas medidas, necessárias à melhoria dos serviços. 

Assim como para empreendimentos de outros nichos, nas instituições escolares, a gestão de dados também é a garantia de acompanhar se os principais objetivos estão sendo alcançados e quais os pontos que necessitam de mais atenção.

Portanto, essa gestão favorece a execução das tarefas escolares de maneira mais eficaz e organizada, além de proporcionar maior economia de tempo durante a realização das principais atividades de rotina. Ao agregar valores, esses diferenciais são percebidos tanto pelo executivo de funções hierárquicas quanto pela equipe colaborativa, o que torna a gestão de dados um dos elementos determinantes ao progresso da instituição.

Assim, a boa gestão favorece a organização desse grande número de informações que estão inseridas na rotina de algumas instituições, sejam elas voltadas para a educação infantil, secundária, superior, de pós-graduação ou cursos livres. Nesse cenário de evolução da tecnologia, as entidades precisam se adequar às novas possibilidades da era digital. Quem não se adaptar a essa realidade correrá o risco de ficar para trás.

A gestão de dados e a modernização escolar

Antes da revolução tecnológica, grande parte das informações obtidas pela instituição de ensino eram perdidas em meio à papelada, relatórios manuais ou, até mesmo, devido aos dados que se corromperam por problemas de mau armazenamento no computador. 

Talvez alguns gestores ainda se lembrem da dor de cabeça causada pelos antigos CDs e disquetes, na década de 90. Anos depois, as “novas” versões do Excel ofereciam recursos para guardar dados, porém, muitas informações não eram corretamente aproveitadas.

Depois de muitos avanços nesse campo de armazenagem de dados, a parte administrativa das instituições educacionais está vivenciando uma nova realidade. Finalmente, as entidades têm à disposição possibilidades e recursos para facilitar a coleta, o armazenamento e o controle das informações sigilosas ou mesmo aquelas que podem ser compartilhadas, mas que precisam ser acompanhadas.

Junto a esse movimento, muitas instituições passaram a conhecer conceitos ligados à Business Intelligence (BI), que possibilitam o uso de diversas ferramentas tecnológicas para extrair, analisar e reorganizar, de modo simultâneo, uma enorme quantidade de dados. De posse dessas informações, a gestão escolar pode definir novas estratégias e avaliar tomadas de decisão. 

Qual a importância e como usar o Business Inteligence na tomada de decisão?

Em uma instituição, essas decisões ocorrem em níveis diversos e podem trazer resultados bastante promissores. A modernização dos recursos e a adoção de novas ferramentas favorece o crescimento de todos os envolvidos. Desde um colaborador que percebe a necessidade de mudar a sua forma de atendimento ao público até o professor que, ao avaliar o desempenho dos alunos em determinada disciplina, conclui que é preciso modificar os modos de avaliação para favorecer o desenvolvimento dos educandos.

Logo, ao agregar um sistema de gestão modernizado, a liderança terá uma clara percepção da diferença nos resultados, bem como na agilidade dos processos internos mais relevantes, como o controle e armazenamento de contatos, registros de novas matrículas, planos e projetos pedagógicos e relatórios de atividades na sala de aula. 

Modernizar as formas de trabalhar nas instituições escolares e adotar as inovações disponíveis para a gestão é uma maneira de revolucionar o ensino, inovar e remodelar a entidade como um todo. Render-se à transformação digital possibilita reunir, em um só local, processos importantes, além de melhorar a produtividade e aumentar o nível de qualidade dos serviços.

Os principais desafios da gestão de dados na entidade de ensino

Mesmo com esse aparato de possibilidades tecnológicas, a gestão escolar precisa ficar atenta ao gerenciamento dos desafios que a adoção desse tipo de tecnologia representa. Organizar dados em uma instituição de ensino demanda muita habilidade, dedicação e um grande esforço para manter as informações sempre à mão. Esse tipo de armazenagem de informações pode simbolizar consideráveis melhorias, desde que aplicados de forma correta.

Isso significa que um dos desafios da gestão de dados é ter conhecimento e capacidade para coordenar tarefas, como a armazenagem, processamento e a segurança exigida no acesso às informações. Para tanto, é necessário ter capacidade para avaliar informações, como notas e boletins dos alunos e compará-los ao planejamento de acordo com histórico de atividades propostas pela gestão pedagógica.

Gestão de dados na instituição escolar: entenda a importância e como fazer

Ainda, é preciso avaliar as informações do departamento financeiro, como fluxo de caixa, estatísticas da inadimplência escolar e outros dados que auxiliem na projeção de investimentos mais seguros. Tudo isso deve ser registrado de forma eficiente para evitar eventuais conflitos causados por algum desencontro de informações. 

Zelar por essa eficiência é fundamental para melhorar o desempenho e a eficácia nas competências, tanto da própria gestão educacional como de seus colaboradores. A atenção a esses fatores é imprescindível para avaliar o grau de desenvolvimento do aprendizado dos alunos, o que permite perceber se a entidade está caminhando no rumo certo.

Logo, uma boa gestão escolar é aquela que consegue perceber os principais desafios e propor soluções para assegurar um suporte mais adequado. Minimizar seus impactos e centralizar as informações obtidas em novas estratégias, pode facilitar e agilizar os processos necessários à garantia de um ensino mais qualificado.

Entenda o porque todo gestor precisa de um Sistema de Gestão!

Ao adotar novos processos de análise de dados, a instituição pode alinhar expectativas entre coordenação e colaboradores responsáveis pela sustentabilidade do empreendimento.

Não há dúvidas de que os desafios da gestão de dados nas entidades escolares são enormes, mas é possível explorar as possibilidades tecnológicas para reverter as dificuldades e propor soluções eficazes.

Habilidades que ajudam a instituição a melhorar a gestão de dados

Em todo o universo corporativo, a boa gestão de dados é considerada uma oportunidade de acelerar os processos e flexibilizar ações mais favoráveis ao desenvolvimento dos negócios. Assim como em outras empresas, processar, armazenar e analisar informações podem ser um importante diferencial ao sucesso das práticas rotineiras no setor educacional.

No entanto, também observa-se que a quantidade de profissionais qualificados nesse campo nem sempre acompanha o crescimento resultante das inovações tecnológicas. Nesse sentido, a gestão escolar precisa estar alinhada ao conhecimento das tecnologias necessárias à execução dessas atividades com mais eficiência. 

Na atual conjectura, essas responsabilidades não podem ficar apenas ao encargo do setor de tecnologia da informação. A gestão precisa acompanhar melhor os processos, pois é a partir desses resultados que novas intervenções serão adotadas. Desse modo, é possível melhorar o que não está em consonância com o plano estratégico e pedagógico traçado no início do ano letivo.

Ter conhecimento do negócio 

O cargo de gestor de uma instituição educacional pressupõe a necessidade de ter conhecimentos básicos de diferentes campos ligados à administração organizacional. Ainda que não seja necessário conhecer tão profundamente todas as ferramentas tecnológicas utilizadas pela escola, o gestor deverá ser capaz de identificar quando elas estão sendo usadas corretamente.

Isso possibilita que as respostas obtidas sejam claramente articuladas com os objetivos do planejamento escolar, sobretudo no sentido de avaliar o que precisa ser alterado para alcançar resultados mais satisfatórios. Com esses dados em mãos, a gestão pode avaliar, de imediato, os impactos em relação às metas mais importantes.

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Saber lidar com pessoas

Em qualquer situação no ambiente profissional, boas ideias são bem-vindas. Mas em um cenário com constantes mudanças e cada vez mais competitivo como a área de educação, isso já não é o bastante. Os líderes precisam estar sempre focados no desenvolvimento de habilidades comportamentais que objetivem o alinhamento às metas da instituição.

Logo, saber gerenciar funções e lidar com pessoas exige uma postura mais equilibrada em relação à importância de definir as melhores soluções, que sejam benéficas a todos. Nessa perspectiva, o gestor escolar deverá ser capaz de integrar e unir as equipes que atuam nos diferentes setores da instituição. 

Igualmente relevante, é propor ideias inovadoras, minimizar eventuais conflitos e buscar práticas mais eficazes para facilitar a interação entre professores, pais e estudantes. 

Trabalhar com empatia e sensibilidade

Gerenciar equipes é, sem dúvida, um grande desafio mediante à necessidade de administrar pessoas com variados perfis e diferentes situações. No entanto, essa habilidade é essencial à superação dos desafios exigidos para atingir as finalidades educativas como um todo. 

Em síntese, a base do trabalho na escola é a produção do conhecimento, bem como o desenvolvimento e a valorização de habilidades de crianças e jovens. Dentro desse contexto, a gestão precisa compreender que a natureza do trabalho educacional não se limita apenas aos aspectos que diferenciam pessoas de produtos. Essa percepção, entretanto, exige uma postura mais empática e gentil.

Além disso, a área educacional carrega, em si, um contraponto que precisa ser explorado com muita sensatez: considerar o coletivo, mas focando nas necessidades individuais com o intuito de perceber as peculiaridades de cada aluno. Para tanto, o gestor escolar deve ter sensibilidade para captar, nas entrelinhas, aspectos da comunicação não-verbal e negociar soluções viáveis.

Treinar e capacitar o time

Vivemos um momento de instabilidade e de contínuas mudanças, realidade que também se aplica à área de educação. Nessas circunstâncias, a liderança deve acompanhar as inovações e abraçar oportunidades de desenvolver e capacitar o seu time. 

Portanto, ofereça treinamentos, cursos online e estimule a participação em palestras focadas nesse campo. Treinar seus aliados possibilita dividir as responsabilidades, descentralizar a gestão e motivar o envolvimento de todos.

Elaborar um planejamento estratégico

Criar um planejamento estratégico e voltado para as principais necessidades da escola é um dos fatores decisivos ao crescimento. Dessa forma, é possível identificar fraquezas, perceber ameaças, somar forças e aproveitar oportunidades. Trabalhar estrategicamente — baseado em um plano de ação eficaz — ajuda a compreender os aspectos negativos e visualizar melhor os pontos de melhoria.

As melhores práticas da gestão de dados escolar

Agora, confira sugestões para que a sua entidade se ensino consiga desfrutar, na prática, dos benefícios da gestão de dados!

Fazer uso da tecnologia

Investir nos recursos tecnológicos pode ser o caminho mais promissor para minimizar problemas que complicam o gerenciamento educacional, sobretudo quanto à satisfação dos alunos e erros recorrentes relacionados à evasão escolar, que podem comprometer a estabilidade financeira. 

O uso de ferramentas específicas para sistemas de gestão escolar ajuda a integrar processos e otimizar análises gerenciais com vistas à melhoria do desempenho de todas as funções. Apostar nesses recursos possibilita:

  • informatizar bibliotecas;
  • melhorar a organização de dados;
  • facilitar a emissão de certificados;
  • trabalhar com pré-matrícula online;
  • sistematizar plataformas online para funcionários e alunos;
  • estruturar um canal de comunicação com pais e comunidade;
  •  criar um cronograma de adaptação às novas mudanças implementadas.

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Utilizar um software

Grande parte dos desafios enfrentados pelos gestores de centros educacionais pode ser solucionado com a utilização de softwares específicos. Essas ferramentas podem tornar a gestão mais qualificada e, consequentemente, acelerar processos e atingir metas com mais eficiência. Por meio de um sistema de gestão escolar, é possível:

  • otimizar o tempo;
  • melhorar a produtividade;
  • agregar valores em todos os departamentos;
  • tornar o trabalho educacional mais dinâmico entre as equipes;
  • promover a integração dos setores administrativo, pedagógico, financeiro e pessoal;
  • planejar, gerenciar e organizar, com mais eficiência, todas as atividades da rotina escolar;
  • aplicar as informações obtidas na gestão de dados para combater a inadimplência e evasão.

Gerar relatórios e estabelecer indicadores mensuráveis

Na prática, ter habilidade na gestão financeira é um dos fatores que mais influencia a sustentabilidade de um negócio. No campo educacional, essa dificuldade tem desafiado gestores de entidades de pequeno, médio e grande porte. Questões relacionadas à inadimplência, além de contribuir para a evasão de alunos, ainda se tornam um entrave ao crescimento de uma instituição de ensino. 

Nessa conjectura, é necessário buscar alternativas que ajudem a realizar análises mais concretas da situação e, a partir disso, promover maior liquidez e estabilizar as finanças. Assim, ao gerar relatórios e estabelecer indicadores, a administração escolar pode obter vantagens, como: 

  • melhorar a eficiência da gestão financeira;
  • analisar resultados e tomar decisões mais acertadas;
  • elaborar um plano de ação de investimentos mais eficaz;
  • tornar os procedimentos de matrícula menos burocrático e mais efetivo;
  • estabelecer uma política de inadimplência mais favorável à realidade da instituição.

Como o uso de sistema de gestão escolar pode ajudar

Ao escolher um sistema de gestão escolar, convém considerar alguns fatores que podem ser decisivos quanto ao alcance das expectativas. Por conta disso, o ideal é analisar as condições estruturais de sua instituição para optar por ferramentas adequadas. Ter esse cuidado é essencial para adotar um sistema que atenda as reais necessidades do seu estabelecimento.

A seguir, conheça situações em que um sistema de gestão escolar pode ser útil!

Análise de feedbacks

Sua instituição ainda não acredita no poder dos feedbacks? Bom, talvez esteja na hora de mudar de opinião. Como parte da modernização escolar, o incentivo à participação nos projetos e processos internos é fundamental à retenção dos estudantes. 

Desse modo, procure elaborar ideias e programas que estimulem a interação entre alunos, pais e professores com a instituição de ensino. Ainda, inclua espaços para ouvir sugestões da comunidade escolar e considere os feedbacks dos educandos para flexibilizar ações e melhorias.

Otimização dos processos internos 

A avaliação do desempenho dos alunos, como a análise descritiva, histórico escolar, notas e trabalhos ou, até mesmo, ocorrências comportamentais, podem ser acompanhadas por meio do sistema online. Interessante também é permitir o acesso dos pais, para que haja transparência em todos os mecanismos referentes ao trabalho da gestão da instituição.

Dessa maneira, tão logo essas informações sejam lançadas no sistema, e estarão disponíveis para o estudante, seus pais e também para a coordenação. Essa acessibilidade ao portal do aluno deve ser otimizada por meio de um sistema de dados ou por aplicativos que permitam a visualização em dispositivos mais simples, como tablets e smartphones, por exemplo.

Flexibilização das formas de comunicação

Tempos atrás, a principal forma de comunicação nas entidades de ensino era por meio de reunião de pais. O problema era a periodicidade desses encontros, que aconteciam cerca de duas vezes ao ano ou em ocasiões excepcionais. Agora, as instituições escolares estão vivendo em um novo tempo, com muitas possibilidades de impulsionar o crescimento e de potencializar a marca por meio das inovações tecnológicas.

A digitalização da agenda, o envio de e-mails e o uso de redes sociais otimizou os processos de comunicação e aproximou o contato entre a escola e os pais de alunos. Assim, esses recursos possibilitam o estreitamento das relações e a construção de vínculos mais sólidos e confiáveis.

Buscar melhores resultados

Inadimplência e evasão escolar são comuns em todas as instituições. Isso acontece por variados motivos, por exemplo, há alunos que vêm de outras entidades e se matriculam, temporariamente, apenas como tentativa de adaptação a um novo ambiente. Por isso, buscar formas de captar novos estudantes é essencial para manter o equilíbrio financeiro e a sustentabilidade do empreendimento.

Dessa forma, para atingir esses objetivos, a instituição pode elaborar ações e materiais para o seu público-alvo e enviar para as famílias com filhos em idade escolar. Explorar as possibilidades de um sistema de gestão é essencial para tornar os resultados mais efetivos, aumentar as matrículas e fazer com que a instituição seja uma referência na região, por exemplo.

Qual a melhor forma de armazenar os dados de sua instituição?

Por fim, é possível perceber que investir na gestão de dados é essencial para fazer o que é necessário para potencializar os negócios: transformar todos os dados em informações precisas e muito mais confiáveis. Assim, esses resultados poderão ser utilizados como base de conhecimento para direcionar os gestores em decisões importantes.

Além disso, pela função que desempenham, as entidades têm grande responsabilidade sobre a formação cultural dos estudantes e a construção do conhecimento. Nesse sentido, a gestão de dados é uma das maiores possibilidades de otimizar os serviços da instituição para que ela supere os principais desafios e se torne cada vez mais sólida.

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