Um fato para as instituições de ensino brasileiras: chegou o momento de se adequarem à Lei Geral de Proteção de Dados. A LGPD foi sancionada, no Brasil, em 14 de fevereiro de 2018, depois de outras 100 nações já terem tomado a mesma decisão.

Se você não sabe ainda sobre o que ela trata, atenção! Essa legislação altera a logística da gestão de ensino. Entenda o impacto da LGPD nas escolas!

O próprio nome traz dicas, não é mesmo? Mas é importante compreender o processo de segurança dos dados para cumprir a determinação.

Afinal, o foco da lei são as informações relacionadas à pessoa identificada ou identificável no âmbito da internet. Assim, entre elas estão desde CPF e telefone, até algo divulgado em redes sociais.

Desse modo, um dos principais objetivos da LGPD é proteger crianças e adolescentes. E é nesse ponto que você, tem que se preocupar.

Sua instituição faz uma boa gestão educacional, que resguarda seus alunos? Entenda agora como melhorar seus processos com a Lei Geral de Proteção de Dados!

Como a LGPD afeta a instituição?

Essa legislação entrou em vigor em fevereiro de 2020 e tem como data final de adaptação agosto desse mesmo ano. Você está pronto para mudar a forma como pensa a gestão de dados? Afinal, a segurança dos dados dos alunos exigem atenção e cuidado.

Cultura

A cultura da instituição é um dos principais pontos alterados. E é essa mudança que motivará as demais.

Se todos os setores entenderem a importância de se preocupar com a LGPD, sua implementação será natural e fluirá junto com os demais processos. Afinal, a divulgação inadequada de um dado pode trazer prejuízos a instituição.

Processos

As matrículas feitas por sua equipe nunca mais serão as mesmas. O cuidado com os dados exige maior atenção e procedimentos mais automatizados. Nesse sentido, a instituição que atua com um bom software, sai na frente.

Organização é primordial nessa etapa — que é a porta de entrada do seu aluno — e nas próximas, para que sejam coletados apenas informações necessárias.

Gestão

A lei que regulamenta a proteção de dados traz segurança jurídica para a instituição. Mas para que isso ocorra, é preciso um líder que saiba usar as ferramentas disponíveis e tomar as decisões certas.

Jamais aprove uma postagem para redes sociais com imagens não autorizadas ou repasse dados de seu banco a um parceiro comercial sem autorização.

É preciso respeitar de consentimento para o fazer. Pois, as informações precisam ser repassadas de forma clara. Afinal, o aluno ou responsável precisa compreender e concordar com a divulgação.

Por que aplicar a LGPD?

Uma legislação não deixa opções: precisa ser acatada. E os problemas podem ser graves, caso sua instituição vá na contramão da lei. Nesse sentido, é possível que haja uma advertência ou até que as atividades sejam interrompidas.

Existem 9 tipos de sanções administrativas que podem ser aplicadas, caso os dados de seus alunos vazem. Confira o que diz a lei:

1. advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;
2. multa simples, de até 2% do faturamento da pessoa jurídica, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50 milhões por infração;
3. multa diária;
4. publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;
5. bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;
6. eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração;
7. suspensão parcial do funcionamento do banco de dados referido pelo período máximo de 6 meses, prorrogável por igual período, até a regularização;
8. suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados referidos pelo período máximo de 6 meses, prorrogável por igual período;
9. proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.

Portanto, a consequência irá variar conforme o caso. Porém, é importante destacar que as instituições que divulgam as informações intencionalmente não são as únicas que sofrem punições. Afinal, as escolas que não adotam as medidas protetivas para os dados, também sofrem penalizações.

Como se adequar?

Você entendeu a importância de se adequar à LGPD, mas não sabe por onde começar? Vamos explicar agora com um passo a passo prático.

Esclareça sua equipe

O primeiro passo é reunir sua equipe e explicar tudo o que você compreendeu da nossa conversa sobre a LGPD. Destaque que é um processo que precisa do comprometimento de todos para ter eficiência e agilidade.

Na reunião, escolha uma pessoa dedicada e minuciosa para ficar responsável pelos cuidados com essa legislação. Na sequência, façam um manual simples, com as principais orientações e cuidados. O material deve ficar no sistema, facilmente disponível a todos.

Faça uma limpeza em sua base de dados

Para aplicar a LGPD, seu banco de dados tem que estar atualizado. Por isso, faça um levantamento de todas as informações que mantém. Guarde o que foi autorizado e separe o que não tem autorização.

Desse material, avalie o que ainda pode ter a liberação de uso solicitada, por meio de comunicação com responsáveis, e repasse essa tarefa para a equipe. O que não for possível, delete para evitar problemas.

Adapte os contratos

O ideal é criar cláusulas para que as mudanças fiquem claras. Um dos pontos cruciais para colocar no contrato é a autorização para recolhimento de dados.

Assim, detalhe por quanto tempo você fará o armazenamento e deixe bem explícito que a lei garante ao aluno solicitar o acesso a essas informações quando quiser.

Explore boas ferramentas

O software de gestão utilizado por você tem um importante papel nesse período de adequação. Desse modo, o investimento em uma ferramenta eficaz pode qualificar o serviço atual e evitar futuras “dores de cabeça”.

Afinal, sistemas estáveis e ágeis auxiliam na otimização do tempo de busca e organização de dados, além de facilitarem a comunicação transparente e a segurança.

Seja transparente com os alunos

Uma instituição responsável é bem vista por alunos e pais. Por isso, assim que você tiver o procedimento bem claro e formatado, explique o porquê das alterações e oriente o próprio estudante a cuidar de seus dados pessoais. Dessa forma, é importante que seu software facilite a transparência e o controle de informações.

Uma legislação focada em proteger as informações das pessoas na internet é de extrema relevância. Desde que a web tomou conta do mundo, muitos usuários foram expostos, com ou sem má intenção. Por isso, há uma regulamentação em diversos países e, agora, também no Brasil.

Instituições de ensino lidam diariamente com contratos de matrícula, avaliações de desempenho, cadastros em computadores e tantas outras informações valiosas.

Assim, manter regras e uma organização para fazer a gestão desses dados, garante o bom relacionamento com os alunos e responsáveis, além da tranquilidade jurídica de fazer um trabalho de qualidade.

Então, não deixe de iniciar a adaptação de sua instituição à LGPD. Lembre-se de incluir sua equipe, suas melhores ferramentas e seu empenho em aumentar a produtividade, com processos mais qualificados.

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Colina Tech

27.04.2020