O desempenho de uma escola é medido não apenas na interação entre professores e alunos, mas como ela opera na gestão de todos os departamentos, principalmente nas finanças. Afinal, para que uma instituição de ensino funcione, é preciso mantê-la em condições adequadas e para isso é necessário gerenciar as finanças de forma eficiente. Por  isso, é fundamental  adotar um sistema financeiro escolar.

Com a ajuda da tecnologia, é possível otimizar a gestão financeira da escola, mantendo as contas organizadas, garantindo o recebimento de todos os valores, honrando os compromissos financeiros em dia e ainda destinar uma parte do capital para investimentos futuros.

Tudo isso é possível através da contratação de um software de gestão escolar. Confira no conteúdo de hoje as principais vantagens que esse sistema oferece para a sua escola. Boa leitura!

O que é um sistema financeiro escolar?

Uma escola é, além de um ambiente para adquirir e compartilhar conhecimento, uma empresa. 

E como qualquer organização, tem necessidades frequentes para garantir o seu funcionamento. E para supri-las, é preciso de dinheiro em caixa: aquisição e reparo de equipamentos, manutenção predial, investimentos para expansão da instituição, entre outras iniciativas que envolvem movimentação no caixa da empresa. 

Com todas essas implicações, a saúde financeira da escola é exposta a riscos, acendendo o alerta da necessidade de mantê-la sempre em dia. 

Mas como fazê-lo de forma eficiente? A solução é simples: através de uma boa gestão financeira. E isso envolve desde contar com uma equipe qualificada e engajada com os propósitos da escola a utilizar uma ferramenta tecnológica que vai potencializar os resultados.

Um sistema financeiro escolar é um software que permite a otimização da gestão financeira de uma instituição de ensino. Normalmente, trata-se de uma ferramenta  integrante de um sistema de gestão escolar completo, capaz de contemplar todos os setores da escola.

Ainda que você conte com outros recursos, como o Internet Banking da instituição financeira da sua escola, planilhas e outras soluções manuais, é interessante considerar o apoio da tecnologia para assegurar um gerenciamento confiável, resultando em contas equilibradas e no pleno funcionamento da escola.

Quais os principais benefícios de contratar um sistema financeiro escolar?

Como já dissemos, uma das principais vantagens é que o sistema financeiro costuma vir integrado a um software de gestão escolar que atende a todos os departamentos da instituição. 

Além dessa, há uma série de vantagens ao investir na solução tecnológica. Selecionamos as 7 mais relevantes para você conferir:

#01. Planejamento financeiro eficiente

Além de contribuir para melhorar a orientação das atividades referentes à gestão da escola e iniciativas a serem executadas durante o ano letivo, o sistema financeiro escolar vai contribuir para a estruturação de um planejamento financeiro mais amplo.

Com os recursos oferecidos pelo sistema financeiro, é possível emitir relatórios, definir metas para captação de alunos e monitorá-las e organizar todas as entradas e saídas do caixa da escola, identificando oportunidades para reduzir os custos, restituir recursos e investir em novos projetos.

Todos esses dados possibilitarão que você tenha uma visão ampla do cenário financeiro da sua instituição de ensino, permitindo previsões confiáveis para os próximos meses.

#02. Diminuição dos casos de inadimplência

A inadimplência é um fator que impacta negativamente o planejamento e o fluxo de caixa da escola. 

E não é para menos, já que se tratam de valores que não serão recebidos no prazo estipulado, inviabilizando o alcance de alguns objetivos e possivelmente comprometendo a execução das atividades.

Além disso, a inadimplência enfraquece o relacionamento da escola com os pais e responsáveis pelos alunos, já que eles podem evitar contato com a instituição devido aos valores em aberto, entre outros comportamentos que prejudicam o convívio saudável entre as partes.

Com a ajuda de um sistema financeiro escolar, é possível transformar esse cenário, pois a ferramenta auxilia na redução desses casos através do controle eficiente das contas a receber, oferecendo um acompanhamento mais seguro por meio de iniciativas específicas.

Essas ações são essenciais para evitar o aumento de cobranças e também dos casos de alunos inadimplentes.

#03. Processos mais ágeis

Em geral, é possível notar que a utilização das soluções tecnológicas promove resultados expressivos nas escolas, agregando modernidade à rotina dos processos internos e oferecendo mais praticidade nas tarefas administrativas e financeiras.

O resultado são atendimentos mais ágeis, eficientes e com menos possibilidade de erro humano.

Através do sistema financeiro, a sua escola consegue aprimorar os serviços realizados e as obrigações diárias, deixando tempo disponível para se dedicar às atividades acadêmicas.

#04. Redução de custos

Uma das principais vantagens da contratação de um sistema financeiro é a redução dos custos com as operações da escola.

Quando todos os procedimentos são registrados num único ambiente, é possível reduzir os custos com serviços de manutenção e operação.

Se você reconhece problemas em potencial com antecedência, como, por exemplo, gerenciamento de contas a pagar, eles reduzem drasticamente ou são excluídos definitivamente, ajudando a elevar a eficiência do trabalho dos colaboradores.

Com isso, eles passam a ter mais disponibilidade para responder por tarefas mais complexas da instituição.

#05. Controle efetivo dos processos financeiros

A utilização do sistema financeiro escolar é essencial para a escola unificar os dados, monitorar integralmente todas as atividades, além de ter acesso a relatórios detalhados de todas as despesas.

Através da ferramenta, você consegue registrar tanto os gastos mais simples quanto os mais complexos, como, por exemplo, pagamento dos funcionários, custos com a estrutura (água, luz, telefonia, internet e limpeza do local) e ações de manutenção preventiva que promovem um ambiente mais seguro a todos que fazem parte da comunidade escolar.

Dessa forma, você assegura um melhor aproveitamento dos recursos financeiros, evitando desperdícios, investindo em soluções que impulsionam o desenvolvimento da escola e até mesmo separar uma quantia reserva para utilizar em situações críticas.

#06. Tomada de decisões mais assertivas e aproximação com as instituições bancárias

O sistema financeiro escolar permite que você tenha uma visão mais ampla capaz de ajudar na tomada de decisões estratégicas para a instituição. 

O processo se torna ainda mais fácil quando se trabalha baseado em dados precisos em uma única área compartilhada. 

Além disso, o software promove aproximação com as instituições bancárias através do compartilhamento de processamentos e documentos referente às remessas de retornos bancários, viabilizando o abatimento dos títulos na plataforma.

#07. Gestão do tempo otimizada

Com o sistema financeiro, a sua escola ganha muito mais, já que ele permite o cruzamento de dados para apresentar uma ampla perspectiva da situação atual da instituição, identificando quais setores necessitam de cuidados redobrados.

Executar todo esse trabalho sem o apoio de uma solução tecnológica será um processo muito mais demorado, podendo gerar diversos transtornos para a instituição, sem contar que informações indispensáveis podem ser desconsideradas em desfavor de outros. 

Por isso, o uso de um sistema financeiro torna-se indispensável para trazer agilidade e sistematização das atividades dos profissionais do departamento financeiro, quando se permite a realização de algumas iniciativas, como por exemplo:

• criação do orçamento da escola para todo o ano letivo;
• geração de relatórios com informações detalhadas de cada turma;
• envio automático de boletos bancários;
• cobranças enviadas aos pais e responsáveis, além de informativos referentes aos valores em aberto;
• levantamento dos percentuais de desconto nas parcelas e controle sobre a concessão de bolsa de estudos. 

Dicas bônus: o que considerar na hora de contratar um sistema financeiro escolar eficiente?

Até aqui vimos  o que é um sistema financeiro escolar e os benefícios da sua contratação. 

Neste tópico, veremos o que é necessário levar em consideração na hora da contratação dessa ferramenta. 

São dicas relevantes para que a sua escola tenha sucesso através da utilização do recurso. Confira:

#01. Funcionalidades disponíveis

Assim como em qualquer sistema financeiro, o que vai fazer a diferença para a sua instituição de ensino são as funções da ferramenta, que determinam o valor do investimento feito. 

Ter a solução tecnológica ideal à disposição é fundamental para usufruir de todas as vantagens que ela pode oferecer.

Vale ressaltar a importância do seu conhecimento a respeito das demandas existentes na sua escola e como o sistema financeiro é capaz de atender às necessidades identificadas. Escolher uma ferramenta com funções inferiores pode comprometer a eficiência da gestão financeira da sua instituição.

#02. Necessidade de capacitação para os colaboradores do setor

É comum que a implantação de um sistema financeiro escolar modifique bruscamente os processos internos do setor. A contratação da solução pode demandar o investimento em treinamentos e imersão total em tudo o que se refere a ferramenta.

Por isso, antes de tomar qualquer decisão, é fundamental uma sondagem com as empresas que comercializam esse tipo de serviço para saber se elas disponibilizam treinamentos para os seus usuários ou algum tipo de guia prático que possa ajudá-los nesse momento. 

Esse fator será determinante para que os seus colaboradores comecem a trabalhar com o sistema financeiro.

#03. Nível da qualidade do suporte técnico

Ainda sobre apoio e ajuda, você também vai precisar de um suporte técnico eficiente para ajudar nas suas demandas sempre que necessário. 

Mesmo que o fornecedor escolhido disponibilize treinamentos para a sua escola, em algum momento da jornada com o sistema financeiro surgirão dúvidas ou dificuldades que pedirão por soluções em caráter de urgência.

Sendo assim, a melhor maneira de analisar a qualidade do suporte técnico é verificar a sua disponibilidade para atender a sua instituição e por quais meios de contato será feito. 

É preciso que haja garantias de que você pode contar com a ajuda da empresa, que deverá entrar em ação com a maior brevidade possível.

#04. Serviço especializado

Há opções diversas de sistema financeiro escolar no mercado. Entretanto, optar por qualquer tipo implica em não oferecer todas as vantagens que a sua escola poderia e necessita usufruir.

Por isso, escolha uma solução voltada para a área de gestão escolar. A implementação de um sistema específico para o seu ramo de atuação ajudará a sua escola com relação a todas as particularidades que esse segmento possui.

#05. Integrações com outros sistemas

Por fim, é importante destacar que o sistema financeiro escolar é capaz de se integrar a outros softwares, oferecendo uma gama de funções para os seus colaboradores, conforme as ferramentas já utilizadas pela sua escola.

Ao decidir pela melhor opção em sistema financeiro para a sua escola, prefira uma solução que possibilita a conexão e integração com outras que você já utiliza, viabilizando uma aplicação mais inteligente das suas funcionalidades.

Conclusão

Integrar um bom sistema financeiro à rotina da sua escola é fundamental para trazer mais inteligência e estratégias aos processos internos da área. É um investimento indispensável para quem busca otimizar a gestão financeira de uma instituição de ensino.

Gostou do conteúdo de hoje? Se os benefícios da contratação de um sistema financeiro escolar fizeram você compreender sobre a relevância da ferramenta para a sua instituição de ensino, fale com um especialista da Activesoft agora mesmo: