A secretaria da escola é o centro administrativo da instituição de ensino e por onde passam tanto questões pedagógicas quanto administrativas. Nesse cenário, é preciso estar atento para garantir uma boa eficiência dos processos internos e na comunicação com pais e alunos e, também, com toda a comunidade acadêmica.

Assim, também é uma área estratégica e que merece atenção, a fim de evitar equívocos que possam colocar em xeque a credibilidade da instituição de ensino.

Para ajudar você a saber quais são os erros devem ser evitados na secretaria da escola, preparei este post esclarecedor. Acompanhe!

Qual é a importância da secretaria escolar?

A secretaria escolar é responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do processo escolar.

O ambiente também é a porta de entrada da escola, e por isso deve refletir a filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da instituição. Assim, é essencial que haja uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo.

Conheça 8 erros que devem ser evitados:

1- Falta de planejamento

Para que o ano letivo funcione com excelência, é preciso pensar em todos os processos de forma estratégica e, a partir disso, montar um bom planejamento anual. Ele deve estar em consonância com a programação de ensino, levando em consideração novas metodologias e a grade curricular atualizada.

Para uma maior eficiência, o planejamento deve ser estendido para outros setores da rotina escolar, como o financeiro. Assim, no momento de elaborá-lo, é fundamental que você tenha uma visão geral, que inclua diversos aspectos que compõem o cotidiano escolar.

2- Desconhecimento das métricas de acompanhamento

Outro fator fundamental é contar com métricas para fazer o acompanhamento dos indicadores de gestão da instituição de ensino. Com eles, é possível ter mais clareza sobre os objetivos traçados e as metas alcançadas, o que possibilita um plano futuro e a correção de possíveis erros.

3- Comunicação ineficiente com pais e alunos

Um relacionamento eficiente com a comunidade escolar é fundamental para garantir o sucesso da relação entre esse público e a instituição escolar. Por isso, é fundamental investir em um bom canal de comunicação.

Desse modo, é mais fácil de mantê-los interessados sobre tudo o que acontece, em especial, os alunos, o que ajuda a melhorar o seu rendimento escolar.

Além disso, uma comunicação eficaz com os pais torna possível que eles estejam atualizados e engajados na vida escolar de seus filhos, o que é crucial para que eles tenham sucesso em suas atividades. Logo, é importante manter um canal eficiente de comunicação entre instituição de ensino, estudantes e suas famílias.

Você pode otimizar a comunicação com esse público disponibilizando dados referentes a cada aluno em uma plataforma virtual, que esteja disponível para consulta de notas, datas de provas, grade curricular, eventos, entre outros assuntos de interesse comum.

Reuniões online também podem ser agendadas, a fim de criar uma comunicação mais direta.

4- Ausência de um plano para lidar com a inadimplência

Talvez uma das questões mais sensíveis das instituições de ensino seja o gerenciamento da inadimplência. Fazer um mapeamento dos devedores é o primeiro passo para angariar as receitas em atraso, o que demanda tempo.

Mas muitas delas acabam retardando essa análise, e só se atentam para isso quando a instituição já se encontra em uma situação difícil, prejudicando a gestão dos recursos.

Nesse cenário, fica fácil entender que a gestão financeira é de grande importância. Com uma visão mais administrativa, as informações se mantêm atualizadas, e são encontradas outras maneiras de efetuar as cobranças dos pagamentos em atraso.

5- Carência de um padrão para o gerenciamento de recursos

Um dos principais erros da gestão escolar é não ter rotinas de trabalho padronizadas. Uma situação que ilustra bem isso é a aquisição de materiais. Para padronizar esse processo, o ideal é fazer o levantamento dos fornecedores e providenciar uma lista, especificando o prazo que aqueles itens vão durar.

Depois, parte-se para as cotações com os fornecedores. Isso inclui materiais de escritório, insumos e itens de limpeza. Um grande erro é comprar aos poucos no varejo, porque isso se torna mais caro.

Ao criar padrões de gerenciamento, você consegue melhorar o fluxo de trabalho, o que também possibilita um maior controle de gastos e economia.

A prática garante a otimização do tempo. Assim, o precioso recurso pode ser utilizado em atividades como pesquisas de preço e aquisições únicas.

6- Inexistência de treinamento da equipe

É essencial investir na capacitação e treinamento dos colaboradores do setor. Afinal, esses profissionais são responsáveis pelo relacionamento com os pais e alunos, além assumirem as demandas acadêmicas, técnicas e operacionais.

Nesse sentido, oferecer treinamento constante é ideal para manter as boas relações, o conhecimento a respeito das inovações e novos processos em dia, além de aumentar a eficiência dos trabalhos.

7- Espaço inadequado

Outra grande questão enfrentada por algumas secretarias escolares é a sua instalação em locais inadequados, com pouco espaço e, até mesmo, ventilação. 

Muitas vezes, em detrimento do espaço ocupado pelas salas de aula e laboratórios, a secretaria caba sendo locada em espaços inadequados. O que é um grande erro, já que toda gestão escolar passa por ela.

Isso sem falar que pais e alunos costumam frequentar o local, o que é motivo suficiente para que esse espaço tenha a atenção devida, sendo implantada em um local amplo e com os recursos necessários para o bom andamento das atividades escolares.

8- Desmerecimento de tecnologias para agilizar os processos internos

Para acompanhar o desenvolvimento tecnológico e global, é preciso contar com soluções eficazes, o que gera uma série de oportunidades dentro do ambiente escolar.

Com um bom software de gestão escolar, por exemplo, é possível proporcionar novas experiências de aprendizado para os estudantes, facilitando, ainda, a rotina dos professores e funcionários.

Nesse cenário, a tecnologia tem se revelado uma excelente aliada da secretaria escolar, já que possibilita importantes atualizações com relação à administração das escolas.

Assim, com um sistema de gestão escolar, otimiza-se e automatiza-se processos administrativos, conferindo mais agilidade em importantes e recorrentes demandas educacionais. Com uma boa ferramenta, é possível, por exemplo, fazer a integração de informações financeiras e dados pedagógicos em um único ambiente.

Desse modo, fica evidente que é possível melhorar o trabalho e o desempenho do setor com algumas mudanças. Nesse sentido, uma solução que pode contribuir nesse processo, é a contratação de um software educacional.

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