A gestão escolar não é uma tarefa fácil. Diariamente, gestores e coordenadores precisam se manter atentos a uma série de atribuições, sejam elas relacionadas à área pedagógica até o setor administrativo. Dentre todas as obrigações, os processos financeiros se destacam, porém muitas escolas não dão a atenção devida para essa demanda.

Acompanhar o fluxo de caixa, avaliar cada caso de inadimplência e ter sucesso nas negociações, além de apresentar um relatório detalhado sobre o departamento financeiro aos proprietários e sócios são algumas das responsabilidades dos gestores escolares. 

Além disso, vale ressaltar que uma gestão financeira assertiva é fundamental para a escola seguir em constante crescimento oferecendo um ensino de qualidade para pais e alunos.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo com dicas essenciais para você, gestor escolar, gerenciar os processos financeiros da sua escola particular de forma eficiente.

Boa leitura!

O que são e qual a importância dos processos financeiros?

Os processos financeiros são fundamentais para a gestão escolar. Eles estão diretamente relacionados com o desenvolvimento da escola particular. 

Com uma gestão eficiente dos seus recursos, é possível planejar melhor os investimentos e ter segurança na tomada de decisões. Além disso, reduzir custos sem impactar a qualidade do serviço prestado e obter vantagem competitiva para a escola entre a concorrência.

Para ter êxito nesses processos é preciso que todas as demandas que integram os processos financeiros sejam executadas adequadamente e de forma estratégica. 

Por exemplo, para se manter em pleno funcionamento, uma escola deve entregar os seguintes serviços:

• emitir boletos das mensalidades de forma ágil;
• gerar notas fiscais;
• administrar as contas a pagar e a receber;
• gerenciar o fluxo de caixa;
• combater a inadimplência;
• elaborar planos de negociação para evitar transtornos.

Dicas da Activesoft para otimizar os processos financeiros da sua escola

Se tem uma coisa que nós também entendemos muito bem é a otimização de processos financeiros. E dica boa é dica compartilhada, não é mesmo? Por isso, selecionamos as melhores para você manter os processos financeiros da sua escola particular em dia. Confira!

1. Elabore um planejamento financeiro eficiente

O primeiro passo para ter sucesso na gestão dos processos financeiros da sua escola é definir as metas e objetivos que a sua escola deseja alcançar, a curto, médio e a longo prazo.

Elas devem fazer parte do planejamento financeiro da escola particular, visando manter o controle de cada despesa para não causar transtornos nem imprevistos com as finanças.

Quanto mais detalhes, melhor será para todos os envolvidos, já que a escola não terá que lidar com “surpresas” desagradáveis fora do previsto. Por isso, é importante reservar um momento logo no início do ano letivo para desenvolver o planejamento financeiro. 

É importante que o planejamento seja flexível e seja revisado durante o ano para acompanhar o cenário financeiro da escola.

2. Mantenha as contas da escola em dia 

A segunda dica para uma gestão eficiente dos processos financeiros é manter as contas da escola organizadas.

A gestão adequada das Contas a Pagar e Contas a Receber é essencial para identificar os casos de inadimplência, possíveis despesas desnecessárias e planejar cuidadosamente os investimentos futuros da instituição.

Para isso, é importante elaborar anualmente o planejamento financeiro da escola, englobando as projeções, estudos dos anos anteriores e a realidade atual da escola.

3. Identifique as prioridades

Após organizar as finanças e elaborar o planejamento anual, é normal que os gestores tenham que lidar com uma série de demandas que precisam de execução, porém não há orçamento suficiente para custear as despesas.

A segunda dica que selecionamos é uma solução para não deixar as contas “no vermelho”. Para isso, você deve listar todas as prioridades que a escola possui no momento. Por mais que existam diversos pontos que necessitem de atenção, é preciso estabelecer um grau de urgência para cada um deles.

Por exemplo, sabendo que é necessário reformar as salas de aula e alguns equipamentos eletrônicos essenciais precisam de substituição, é preciso definir qual dessas demandas possui um nível maior de urgência, desenvolvendo uma escola de prioridade. 

Dessa forma, os investimentos serão planejados e a gestão escolar não será impactada com desfalques no orçamento.

4. Divulgar a cultura da economia 

O propósito de uma escola é educar e preparar pessoas. Nesse sentido, vale a pena incluir nos processos financeiros e na gestão escolar a cultura da economia. 

Engajar alunos e colaboradores a economizar todos os recursos possíveis (água, energia elétrica, papel, etc.) é uma maneira eficiente de reduzir os custos e promover a conscientização sobre a relevância dessa cultura para  toda a comunidade escolar e para o meio ambiente.

5. Redobre a atenção com a prestação de contas

Outro fator importante relacionado aos processos financeiros e a gestão escolar é a prestação de contas, já que muitas escolas possuem sócios e eles precisam ter conhecimento sobre o desempenho financeiro das escolas particulares. 

Por isso, é essencial que os gestores mantenham a organização de todas as despesas mensais e também a estimativa dos custos para os meses seguintes. 

Além disso, toda a documentação deve estar disponível para o acesso dos sócios sempre que necessário e não apenas nas reuniões onde o tema seja debatido. Assim, todos conseguem participar ativamente da gestão escolar, identificando pontos de melhorias e realizando os ajustes necessários no planejamento.

6. Faça da tecnologia uma forte aliada 

Sabemos que a gestão escolar é realizada em meio a uma rotina agitada. Além de trabalhar com tudo o que foi planejado, ainda é preciso contornar todos os imprevistos que surgem no dia a dia.

Para garantir a eficiência da gestão escolar e também dos processos financeiros, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia. Trabalhar com um sistema de gestão escolar completo, que ofereça todas as ferramentas necessárias para gerenciar todas as demandas da área financeira, por meio de módulos específicos que auxiliam na otimização de tarefas como:

• gestão das operações financeiras;
• diminuição dos casos de inadimplência graças a um controle eficiente das Contas a Receber;
• organização das fichas financeiras dos alunos;
• praticidade na emissão de 2ª via de boleto;
• geração de boletos e notas fiscais diretamente do sistema;
• registro e monitoramento das Contas a Pagar;
• dados precisos e relatórios para auxiliar na tomada de decisão;
• automatização dos processos por meio da integração com as principais instituições financeiras, permitindo a eliminação de erros e a otimização dos compromissos financeiros.

Conclusão

Os processos financeiros, assim como qualquer demanda inerente à gestão escolar, necessitam de otimização. Com as dicas compartilhadas no conteúdo de hoje, temos certeza que você alcançará a máxima eficiência no gerenciamento das finanças da sua escola.

Para obter os melhores resultados, conte com a praticidade e agilidade do melhor e mais completo sistema de gestão escolar do mercado. A Activesoft desenvolveu a solução perfeita para os gestores potencializarem a realização das tarefas, reduzindo custos e auxiliando na gestão eficiente das escolas particulares.

Fale com um especialista agora mesmo e revolucione a gestão financeira da sua escola. Saia na frente e se torne referência no mercado educacional como uma instituição organizada e comprometida em oferecer um ensino de qualidade.

Colina Tech

12.07.2023