Assumir a gestão de uma escola de ensino básico é uma tarefa desafiadora. Por trás do compromisso de garantir um ensino de qualidade aos alunos, há muita responsabilidade com demandas que garantem o bom funcionamento do local.

Cuidar da parte burocrática, principalmente de tudo o que diz respeito a receita e despesas da escola, cobra atenção e tempo. Nesse processo, os relatórios financeiros são fundamentais para manter a organização.

Por meio deles, você controla as finanças da sua escola de um jeito efetivo. Além disso, são grandes aliados para promover uma verdadeira transformação escolar caso você conte com um sistema de gestão que torne o processo mais prático e ágil!

Por isso, neste post, você vai conhecer as melhores práticas para potencializar o gerenciamento dos relatórios financeiros. E como um sistema de gestão pode otimizar o setor financeiro da sua escola de ensino básico privada.

Vamos lá? Tenha uma boa leitura!

O que são os relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são um agrupamento de ferramentas indispensáveis para a tomada de decisão nas organizações. Há diversos tipos de relatórios que observam desde os investimentos futuros que a empresa pretende fazer até o seu índice de inadimplência.

O objetivo é utilizar as informações fornecidas pelos relatórios financeiros para melhorar a gestão das finanças da empresa. Além disso, os documentos são utilizados para comprovar a saúde financeira dos empreendimentos.

Por isso, quanto mais clareza e objetividades nas informações dos relatórios financeiros, melhor. Alguns documentos são utilizados para apresentação em órgãos de fiscalização e qualquer informação fraudulenta pode se caracterizar crime. Com isso, os responsáveis podem responder legalmente na justiça por esses atos.

Para que servem os relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são responsáveis por embasar a gestão financeira empresarial. Os documentos mostrarão o cenário real da sua escola, mostrando se haverá recursos suficientes para investir na expansão dos projetos escolares.

Por exemplo, se você desejar expandir as ofertas de esportes e outras atividades pedagógicas na sua escola, é por meio dos relatórios financeiros que será possível estudar a viabilidade dos investimentos.

Ainda, quando você interpretar as informações contidas nos relatórios financeiros, terá compreensão suficiente para fazer a gestão financeira e cálculos dos resultados do negócio.

Alguns relatórios financeiros contém informações contábeis consideradas essenciais para analisar sua escola, como por exemplo:

• Balanço Patrimonial – mostra quais são os bens, direito e responsabilidades de uma empresa;
• Custos Operacionais – aponta os custos de todas os procedimentos e colaboradores;
• Liquidez da Empresa – a velocidade com que algum bem da empresa pode se converter em dinheiro;
• Resultados Obtidos – apresenta quais são os gastos, receitas e lucros da organização.

A seguir, vamos conhecer os principais tipos de relatórios financeiros!

Quais são os principais tipos de relatórios financeiros?

Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)

A elaboração da Demonstração de Resultados do Exercício obedece regras contábeis diferenciadas. A apresentação anual do documento é uma obrigatoriedade para todas as empresas no formato sociedades por ações no território nacional.

Pelo fato do DRE conter dados sobre o desempenho do negócio, como lucratividade, recebe um acompanhamento cauteloso por parte dos investidores. Outros tipos de relatórios, como o Contas a Pagar e Contas a Receber, são utilizados para a gestão da empresa.

A demonstração de resultados é realizada com os indicadores da empresa. Ou seja, informações integrais de um negócio que configuram os indicadores financeiros, também conhecidos como métricas. Elas podem ser:

• Total de clientes;
• Período de permanência dos clientes;
• Números de vendas em cifras por cliente;
• Custo médio por venda.

Os indicadores são pilares para a demonstração dos resultados e gestão financeira da organização. Com isso, os relatórios financeiros permitem um direcionamento para analisar setores específicos do negócio.

Por esse motivo, dependendo das métricas aplicadas, os relatórios podem ser compreendidos de formas diferentes. Isso justifica a relevância de saber interpretar os relatórios financeiros.

Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC)

No Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) são apresentadas informações contábeis da empresa, desde as entradas e saídas dos recursos financeiros.

Eles são demonstrados conforme um período determinado escolhido e são divulgados seguindo esse mesmo tempo. A organização de um DFC é fundamentada em 3 princípios de atividade:

• Operacionais – abrange os fluxo de produção e entrega da empresa;
• Investimento – operações feitas relacionadas a ativos não circulantes;
• Financiamento – recursos, empréstimos e financiamentos oriundos de terceiros.

Contas a Pagar e Contas a Receber

As contas a pagar e contas a receber auxiliam na percepção de como está a situação financeira da empresa. Essas informações viabilizam o balanço de entradas e saídas de forma moderada, garantindo o pleno funcionamento da organização por muito tempo.

Dessa forma, ter ciência sobre a situação das contas a pagar em relação às contas a receber vai auxiliar a empresa na execução de um planejamento mais seguro a longo prazo. Bem como investir em novos projetos e precificar melhor os seus produtos e serviços.

A partir dessas informações é possível manter ou modificar todas as estratégias adotadas pela organização.

Qual a importância dos relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são relevantes para qualquer empresa, independente do segmento e do porte. Por meio dos documentos, é possível mensurar a situação atual dos negócios e tomar decisões baseadas em informações concretas com o objetivo de resolver potenciais conflitos.

Caso a gestão da sua escola tenha a participação de outras pessoas, como investidores, os relatórios financeiros servirão para mostrá-los a performance do empreendimento. Assim, ajudando a vislumbrar possibilidades de crescimento no futuro ou um cenário de enfrentamento de dificuldades financeiras.

Se você busca o crescimento da sua escola, é fundamental que os relatórios financeiros contenham dados verdadeiros e confiáveis, capazes de demonstrar se o dinheiro está sendo bem empregado e na quantidade suficiente que corresponda às estratégias e expectativas do negócio.

Melhores práticas de gestão dos relatórios financeiros

Agora você já sabe o que são, quais as suas utilidades, os principais documentos utilizados e a importância desses arquivos. Por isso, é hora de conhecer as melhores práticas para gerenciar adequadamente os relatórios financeiros da sua escola de ensino básico privada.

Confira!

1. Trabalhe com um orçamento completo

O primeiro passo para uma gestão adequada dos relatórios financeiros é conhecer toda a receita e os gastos mensais fixos da sua escola. Só assim é possível avaliar a viabilidade dos investimentos que você pretende fazer. 

É preciso praticidade ao estruturar o orçamento da sua escola. Por isso, é de suma importância manter o controle do fluxo de caixa. A prática ajudará no gerenciamento dos dias de entrada e saída do dinheiro, além da quantia disponível para investimentos futuros e eventuais emergências.

Um orçamento completo se constrói com o máximo de informações possíveis de cada transação financeira da escola, fundamentais para uma gestão eficaz.

2. Defina prioridades nos gastos

Analise quais os pontos de melhoria são realmente necessários e estabeleça a ordem de prioridade de cada uma delas. Todas as mudanças não precisam acontecer de uma única vez para não comprometer o seu orçamento.

É importante levantar todos os custos necessários e analisar qual o melhor período do ano para tirar os seus projetos do papel.

3. Evite despesas desnecessárias

Uma das maneiras de administrar os relatórios financeiros de forma eficaz é esquivar-se de gastos desnecessários. Isso é fundamental para analisar a viabilidade de retorno de qualquer investimento futuro que você deseja fazer na sua escola.

Por isso é essencial reduzir os custos desnecessários. Com o passar do tempo, as finanças vão se organizando, evitando transtornos futuros e o fechamento de cada mês ocorrerá tranquilamente, sem “sustos” no orçamento.

4. Não deixe os gastos superar a receita

O controle dos relatórios financeiros também depende de contar com uma boa reserva financeira para cobrir situações de emergência. Mas isso só é possível se a receita for maior que os gastos. 

Obviamente, apesar do planejamento, em algum momento você vai se deparar com despesas que não constavam no seu orçamento. Quando isso ocorrer, o que vai resolver é o hábito de fazer reservas que você já desenvolveu ou precisa fazer agora mesmo.

5. Conte com a ajuda de um sistema de gestão escolar

Quando o assunto é otimizar a gestão dos relatórios financeiros da sua escola, não abra mão de utilizar todas as ferramentas possíveis. Uma delas é trabalhar com um bom sistema de gestão escolar que fará toda a diferença nesse processo.

Com a ajuda de um programa eficiente, será possível minimizar os erros ocorridos quando o processo é feito manualmente, manter um bom fluxo de caixa e aprimorar o registro de informações financeiras. O resultado é trabalhar com dados totalmente confiáveis.

Benefícios de um sistema de gestão financeira para sua escola

Se você é um diretor de uma escola de ensino básico privada, sabe que a gestão financeira é um desafio constante. É preciso lidar com o controle de contas a pagar e a receber, gerenciar o fluxo de caixa, lidar com inadimplência e ainda cumprir as obrigações fiscais e tributárias.

É um trabalho complexo, mas que pode ser simplificado com a ajuda de um sistema de gestão financeira escolar.

Ao optar por um sistema de gestão financeira para sua escola, você contará com diversos benefícios e diferencias. A seguir, listamos alguns dos mais importantes:

Automatização do processo

Um sistema de gestão financeira escolar automatiza boa parte do processo de gestão, tornando-o mais rápido, eficiente e menos propenso a erros.

O software permite a integração entre diferentes áreas da escola, como financeiro e administrativo, facilitando a comunicação entre elas.

Assim, é possível obter uma visão mais ampla das finanças da escola e tomar decisões mais precisas.

Controle de fluxo de caixa

O controle do fluxo de caixa é fundamental para a saúde financeira de uma escola. Com um sistema de gestão financeira, é possível acompanhar as entradas e saídas de dinheiro em tempo real, planejar pagamentos e recebimentos, além de monitorar a inadimplência e cobranças pendentes.

Por exemplo, se a escola pretende realizar um investimento em infraestrutura, é preciso ter um controle rigoroso das finanças para avaliar se há recursos disponíveis para a realização desse investimento.

Com um sistema de gestão financeira escolar, o impacto financeiro de cada decisão é avaliado. Assim, permitindo uma gestão mais segura das finanças da escola.

Registro de informações financeiras precisas

Manter um registro preciso das informações financeiras da escola é essencial para garantir a transparência, e credibilidade, do negócio.

Por meio do sistema de gestão escolar, é possível ter acesso a relatórios detalhados de receitas e despesas. Dessa forma, permitindo um controle rigoroso das finanças da escola.

A gestão financeira escolar também envolve o cumprimento de obrigações fiscais e tributárias. Um sistema de gestão financeira escolar pode ajudar a simplificar esse processo, automatizando a emissão de notas fiscais, boletos bancários e demais documentos contábeis.

Conclusão

Adotar um sistema de gestão financeira escolar é primordial para otimizar a gestão financeira de sua escola. Com as ferramentas certas, é possível automatizar processos, controlar o fluxo de caixa e registrar informações precisas.

Com isso, sua escola terá uma gestão financeira mais organizada e confiável, permitindo um melhor planejamento e tomada de decisões informadas.

A gestão escolar pode trazer muitos desafios, mas é possível vencê-los no dia a dia adotando boas práticas de gestão. Assim, você poderá ter controle dos relatórios financeiros e gerenciar com sucesso não apenas as finanças, mas todos os setores da sua escola.

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