Uma instituição de ensino também é uma empresa, e, como tal, precisa ter processos bem administrados para gerar lucros. Para isso, setores como financeiro, compras, secretaria e demais áreas devem estar integradas para uma gestão mais eficiente, baseada em dados.

Nesse cenário, o sistema de gestão escolar é um forte aliado na administração escolar, oferecendo mais agilidade, confiabilidade e dinamismo aos processos.

Assim, saber escolher uma boa ferramenta é fundamental para o sucesso dos trabalhos, possibilitando que a escola tenha processos estruturados e realmente eficientes, o que reflete positivamente na imagem da instituição. Para tanto, algumas questões devem ser analisadas, a fim de garantir a escola do melhor software.

Pensando nisso, preparamos este artigo sobre quais erros devem ser evitados na escolha do sistema de gestão escolar.

Não avaliar a qualidade do sistema de gestão escolar

O software de gestão escolar abrigará as principais informações da sua instituição de ensino, desde matrículas até as questões financeiras. Por isso, é preciso pesquisar bastante a reputação do fornecedor no mercado. Você pode fazer isso entrando em contato com os clientes da empresa de software e também fazendo uma busca criteriosa na internet.

Nesse momento, é importante contar com o setor de tecnologia da informação da escola (TI) para pedir ajuda, a fim de validar o fornecedor. Afinal, esses profissionais poderão auxiliar na escolha, dando sugestões quanto às configurações do software.

Por outro lado, não avaliar a qualidade do fornecedor pode trazer transtornos enormes, antes durante e depois da instalação do sistema de gestão escolar.

Escolher um sistema de gestão escolar com suporte inadequado

Ao contratar uma ferramenta de gestão é importante avaliar se o fornecedor conta com um bom suporte, isso é, se estará presente não só em todas as fases de implantação do software, mas também quando o sistema já estiver operando.

Isso se dá porque o sistema pode apresentar problemas em sua desenvoltura, que, por sua vez, podem comprometer a rotina administrativa da instituição.

Além disso, é esperado que o fornecedor ofereça treinamento para a equipe sobre a usabilidade da ferramenta, garantindo dessa forma o sucesso da implantação da ferramenta na escola.

Portanto, quando você ignora o suporte do fornecedor, pode comprometer o andamento das atividades escolares, principalmente no aspecto administrativo.

Não avaliar a necessidade da escola

Antes de contratar uma ferramenta de gestão, um dos primeiros passos — se não o primeiro — é avaliar quais são as questões que o sistema pode ajudar a agilizar e a resolver.

Para isso, a gestão escolar deve se reunir com os responsáveis pelos setores e levantar os problemas que podem ser solucionados com a ferramenta.

De posse dessas informações, é possível seguir em busca do fornecedor que melhor atenda a essas necessidades. Para identificar as prioridades da escola, você pode fazer uma lista com as principais questões.

Alguns exemplos são:

• documentos e arquivos dos alunos espalhados em pastas;
• alunos que faltam muito;
• falta de métricas da gestão escolar;
• alto número de alunos inadimplentes;
• acúmulo de atividades para a secretaria escolar e afins.

Não avaliar o orçamento do sistema

Assim como acontece nas empresas, as instituições de ensino precisam otimizar os seus recursos financeiros para se manterem competitivas no mercado. No caso da aquisição de um sistema de gestão, isso é possível pesquisando bastante no mercado e analisando o custo X benefício da ferramenta.

Nesse ponto, lembre que sempre é possível negociar, a fim de se chegar a um valor razoável tanto para o fornecedor quanto para a escola.

Logo, não avaliar o orçamento do sistema pode acarretar em custos desnecessários, sendo que esses recursos poderiam ser investidos em outras áreas da escola, como na melhoria de questões pedagógicas, por exemplo.

Não envolver a equipe escolar na implementação

O sucesso da implementação de um sistema depende diretamente do engajamento do time de trabalho. Assim, se os funcionários da escola não estiverem comprometidos com essa aquisição, muito provavelmente esse processo será mais demorado e bem mais custoso.

Uma forma de resolver isso é envolvê-los desde o primeiro momento, pedindo sugestões. Além disso, treinamentos também são importantes para que as pessoas saibam quais benefícios a ferramenta trará para o cotidiano delas e da instituição de ensino.

Não definir quais benefícios da ferramenta

Quando você não sabe quais são as vantagens que o investimento em um software de gestão traz para as escolas, a tendência é que a implementação seja procrastinada, ou seja, deixada sempre em segundo plano.

Para evitar que isso aconteça, e você ainda tenha argumentos para o investimento, faça uma lista com os principais benefícios da ferramenta. De imediato, podemos destacar:

• centralização de todas as informações dos alunos;
• otimização do setor financeiro, com o pagamento sendo facilitado com a emissão de boletos online;
• facilidade e emissão e envio de documentos;
• maior controle das cobranças para evitar as inadimplências;
• visualização de métricas e gráficos da gestão escolar.

Não definir métricas de gestão

Ter uma ferramenta eficiente, que gera muitos dados e facilita os processos, mas não utilizá-la para melhorar a gestão da escola é o mesmo que desperdiçar recursos. Afinal, o sistema de gestão escolar gerar dados como inadimplência, emissão de relatório escolar, lançamentos de notas e outros recursos.

Assim, é interessante você criar indicadores e métricas para avaliar cada uma dessas questões e, com isso, fazer uma gestão baseada em dados. Isso possibilitará mais acertos para os processos, o que também colabora para a formação de uma reputação positiva da escola, já que as atividades administrativas tendem a transcorrer de forma mais eficiente.

Como vimos ao longo desta leitura, é possível contar com um sistema de gestão escolar eficiente para otimizar as rotinas da sua instituição de ensino. Para isso, é preciso ficar atento a uma série de detalhes — seguindo essas dicas, inclusive, você estará mais perto de fazer boa escolhas.

Por fim, vale reforçar que contar com uma empresa de qualidade como fornecedor é fundamental para o sucesso da implantação da ferramenta.

Se você gostou deste artigo sobre quais erros devem ser evitados na escolha do sistema de gestão escolar, também irá gostar do nosso e-book sobre como alinhar tecnologia à gestão da sua escola! 

Colina Tech

13.11.2020