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Garantir um ensino de alto nível, elaborar um planejamento pedagógico bem construído e prezar por um bom relacionamento com os alunos, pais e responsáveis são fatores importantes para o gerenciamento escolar. Nesse sentido, é essencial contar com uma gestão financeira eficiente.
Porém, sabemos que o aspecto financeiro não pode ser excluído, não importa o tamanho da instituição de ensino.
Esse é um tema bem sensível, que requer muita atenção dos gestores escolares, já que é necessária uma gestão eficaz para equilibrar o orçamento e a organização de todas as contas ao término de cada mês.
Para que os gestores consigam alcançar esses objetivos de forma prática e ágil, é possível contar com a ajuda da tecnologia, graças aos softwares de gestão escolar.
Essas soluções são desenvolvidas contemplando todos os setores de uma instituição de ensino, principalmente o financeiro. O sistema possui funções personalizadas que permitem a realização de uma gestão financeira eficiente e estruturada.
No conteúdo de hoje, vamos mostrar como um bom software de gestão escolar pode otimizar a gestão financeira da sua instituição de ensino, mostrando os principais benefícios em investir na ferramenta.
Para não perder nenhum detalhe, continue conosco até o final do post. Boa leitura!
Vantagens de um software de gestão escolar na otimização da gestão financeira da sua escola
Como já dito na introdução do texto, um sistema de gestão escolar é desenvolvido com o intuito de otimizar o gerenciamento de todos os setores de uma instituição de ensino.
Ao invés de comprar módulos separados, elevando os custos e comprometendo o orçamento da escola, vale a pena investir em um software completo, abrangendo a gestão financeira.
A tecnologia permite mais agilidade e praticidade na rotina escolar, indo muito além das salas de aula e laboratórios. As secretarias e demais departamentos administrativos e financeiros de diversas escolas já estão à frente de muitas concorrentes, modernizando o seu trabalho e contemplando toda a comunidade escolar.
Se você ainda não levou a tecnologia no gerenciamento da sua escola, veja os principais benefícios em investir num software de gestão e otimizar os processos de gestão financeira da instituição de ensino. Confira!
1- Eficiência no planejamento financeiro
Um software de gestão auxilia a conduzir as tarefas da equipe e as ações pedagógicas que serão realizadas no decorrer do ano letivo de forma efetiva. A ferramenta também contribui para o desenvolvimento de um planejamento financeiro completo.
Entre os recursos inclusos no sistema, estão:
- elaboração e emissão de relatórios;
- definir metas e acompanhar as ações para captação de alunos;
- organizar sistematizadamente todo o fluxo de caixa (entradas e saídas);
- identificar oportunidades para redução de custos, investir em novos projetos ou transferir recursos.
Essas informações permitem que proprietários e gestores tenham uma visão ampla do cenário atual da escola. Além disso, é possível conseguir projeções seguras para os períodos seguintes.
2- Controle efetivo dos gastos
A utilização de um software de gestão escolar é fundamental para que os gestores unifiquem os dados financeiros da escola, acompanhando de forma integral todas as mobilizações, além de obter uma lista detalhada de todos os gastos.
Através do sistema de gestão, é possível registrar desde despesas pequenas da rotina escolar até as mais significativas, como, por exemplo, o pagamento de salários e outros proventos aos colaboradores ou gastos relacionados com a infraestrutura (limpeza, água , energia elétrica, telefonia e internet) da escola.
Além disso, é essencial lembrar de gastos empregados em ações de manutenção preventiva, visando garantir mais proteção para toda a comunidade escolar.
Com isso, você pode assegurar um direcionamento adequado dos recursos financeiros para demandas específicas e mais urgentes. Isso ajuda a evitar desperdícios, utilizar o capital disponível para investir na expansão da sua instituição de ensino, além de destinar uma parte das finanças para uso em cenários críticos.
3- Organização do fluxo de caixa
Você sabia que é possível gerenciar o fluxo de caixa da sua escola de forma prática? Essa possibilidade permite a avaliação da gestão financeira sob duas perspectivas diferentes:
Fluxo de caixa efetuado – reflete o cenário atual da gestão financeira da escola, mostrando todos os valores recebidos e pagos;
Fluxo de caixa previsto – antecipa os pagamentos que ainda serão feitos, assim como os valores que a escola irá receber. Dessa forma, você consegue equilibrar as contas durante um certo tempo.
Através do software de gestão escolar, você pode segmentar os gastos e receitas em grupos diferentes, como por exemplo, matrículas, mensalidades e materiais. Isso possibilita um controle mais efetivo dos valores e uma prestação de contas eficaz e coerente.
4- Otimização de recursos
Outra vantagem oferecida pela ferramenta para a gestão financeira da sua escola é a redução de custos, já que todas as informações importantes estão cadastradas em sistema num único ambiente virtual, com acesso ágil para todas as pessoas autorizadas.
É possível minimizar os custos com operações, diminuir o tempo investido pelos funcionários em tarefas desnecessárias, direcionando a sua disponibilidade e comprometimento na resolução de demandas mais críticas que contribuem para o avanço da escola.
Com o apoio de um sistema de gestão voltado para a área educacional, você substitui facilmente outros recursos e metodologias manuais de gestão financeira, abrindo espaço para falhas no processo.
Além disso, gastos com impressão de papéis são definitivamente minimizados com a chegada da tecnologia do software de gestão.
O controle efetivo da gestão financeira permite a fácil identificação de oportunidades de melhorias, além de destinar recursos para a implementação de novos projetos para alavancar os resultados da instituição de ensino.
5- Melhores condições de trabalho para o setor de gestão financeira
A contratação de um software de gestão traz agilidade e organização para a rotina dos colaboradores do setor financeiro, ao viabilizar a realização de diversas tarefas, como:
- lançamento automático de boletos;
- criação de relatórios diversos;
- envio de lembretes sobre prazo de pagamento, além de comunicados referentes ao assunto;
- levantamento das taxas de descontos das mensalidades e gestão das bolsas de estudo concedidas;
- desenvolvimento do orçamento para todo o ano letivo;
- geração e compartilhamento de relatórios personalizados por turma e/ou alunos.
Dicas para uma gestão financeira eficiente
Para garantir a efetividade da gestão financeira, é necessário manter a saúde das finanças da escola, preservando as contas equilibradas sem afetar a qualidade do ensino.
A seguir, confira as principais dicas para alcançar nesse patamar:
Coloque em prática o planejamento estratégico da escola
Do mesmo modo praticado em qualquer outra organização, uma escola também precisa elaborar um planejamento estratégico para orientar as ações da gestão.
A ferramenta é indispensável para encontrar os pontos a melhorar, pontos fortes, riscos e oportunidades de crescimento da instituição. Analisando todos esses pontos, é mais fácil identificar as dificuldades e desenvolver estratégias que possibilitem o progresso da escola.
O planejamento estratégico auxiliará a escola a enfrentar cenários desfavoráveis, apontando os investimentos que devem ser feitos para que ela ganhe visibilidade em meio aos seus concorrentes.
Leve em consideração os fatores pedagógicos
Um dos aspectos que contribuem para o sucesso da gestão financeira da sua escola é priorizar os aspectos pedagógicos.
O Projeto Político Pedagógico (PPP) colabora como planejamento dos gastos do ano letivo, fixos ou variáveis. O orçamento permitirá a utilização adequada dos recursos em todas as áreas da instituição.
Acompanhe diariamente as movimentações do caixa
Ter um planejamento é fundamental para a eficácia da gestão financeira da sua escola, mas só isso não basta. É preciso acompanhar todas as movimentações diárias do fluxo de caixa, responsável pela demonstração de todas as entradas e saídas de capital da instituição.
Para garantir mais segurança no controle dessas informações, faça da tecnologia a sua maior aliada nessa demanda.
Conte com uma solução confiável e completa, como o software de gestão da Activesoft, que contém soluções específicas para a gestão financeira da sua escola.
Evite gastos desnecessários
Se você acha que as contas da sua escola estão em dia, mas não há dinheiro sobrando, pare tudo o que está fazendo e foque em identificar quais são os gastos atuais da sua instituição.
Faça uma análise minuciosa dos dados financeiros, identificando em quais setores e pontos é preciso gastar menos.
Após levantar todas essas informações, o próximo passo é implementar ações para gerenciar a utilização dos recursos adequadamente, reduzindo a maioria das despesas apontadas.
Observe as mudanças do setor educacional
Com a redução dos custos causados pelos desperdícios de materiais e outros recursos, você terá mais dinheiro em caixa para investir e atualizar a sua escola, acompanhando as tendências do segmento escolar.
Essa iniciativa é primordial para que você saiba o que as outras instituições vêm praticando. Dessa forma, você reproduz na sua escola aquilo que se conecta ao seu perfil, aumenta o índice de retenção de alunos e transforma o seu espaço num ambiente mais atrativo e completo para novos estudantes.
Conclusão
Uma gestão financeira bem estruturada permite que a sua escola particular tenha todos os recursos para oferecer um ensino de qualidade. Sem comprometer os resultados percebidos no desempenho dos alunos e nos números ao final de cada mês.
Manter as finanças organizadas é primordial para que a instituição consiga se manter competitiva no mercado. Por isso, inclua na sua rotina um software de gestão capaz de gerenciar com excelência as finanças da sua instituição. E, assim, atinja maior eficiência do planejamento e controle financeiro!
Se você deseja garantir uma gestão financeira eficiente, a Activesoft tem a solução completa para sua escola particular.
Nosso sistema possui uma interface intuitiva, o que torna o uso bastante acessível para toda a equipe escolar. Além disso, oferecemos suporte técnico personalizado para atender às suas necessidades.
Com a nossa solução de gestão, você terá acesso a recursos que irão transformar a sua escola de ensino básico em uma instituição moderna. Assim, permitindo que você se concentre no que realmente importa: educar.
Não perca mais tempo com processos manuais, invista em tecnologia e conte com a Activesoft para tornar a sua gestão escolar mais eficiente. Faça muito mais com um software que vai transformar a sua forma de gerenciar as finanças da sua escola.
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