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5 dicas para aumentar a produtividade usando a tecnologia

10/07/2020 Por Marketing Activesoft

Um dos grandes desafios de quem trabalha é aumentar a produtividade, principalmente no home office. A flexibilidade oferecida por esse tipo de trabalho — que deve crescer mais 30% após o coronavírus — exige muito foco e disciplina. Nesse contexto, novas tecnologias de comunicação surgem para melhorar o seu rendimento.

O trabalho em casa traz diversos desafios que devem ser superados para que seja possível atingir os resultados almejados pela instituição de ensino. Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas para ser mais produtivo usando a tecnologia. Boa leitura!

1. Use aplicativos de organização

Quando mal utilizada, a tecnologia pode ser vista como uma das grandes vilãs da produtividade. Afinal, ela favorece o acesso à informação e a tudo que acontece no mundo, em tempo real. É por esse motivo que ter uma boa gestão do tempo evita que a internet, por exemplo, atrase o que deve ser realmente feito.

A procrastinação sempre tem resultados negativos, como estresse, cansaço, desorganização, falta de incentivo e ansiedade. Por isso, quem trabalha em casa, muitas vezes, precisa ficar até mais tarde executando uma tarefa para recuperar o tempo perdido.

Por outro lado, a tecnologia pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar seu desempenho. Ao produzir mais em menos tempo, a sua rotina se torna mais eficiente, e o sentimento de sobrecarga ao final do dia diminui.

Entre os aplicativos de organização que você pode utilizar no dia a dia, estão os seguintes.

  • Wunderlist: permite criar diversas listas para organizar todas as atividades que devem ser realizadas durante o dia. Projetos maiores podem ser divididos em menores, garantindo uma boa visualização das obrigações.
  • Evernote: funciona como um tipo de aplicativo de anotações para tudo o que você precisar. A ferramenta é a solução ideal para quem passa o dia trabalhando com muitas informações e precisa estruturá-las de uma maneira mais prática e eficiente.
  • Trello: ideal para a administração de projetos, essa aplicação é muito útil para organizar atividades diárias e elevar a produtividade. O aplicativo é dividido em quadros com diversos cartões, em que cada um controla uma tarefa.

2. Aplique o método Pomodoro

Existem muitos métodos desenvolvidos para aumentar a produtividade no trabalho. A técnica Pomodoro, por exemplo, é muito utilizada por quem precisa focar nas tarefas sem deixar que as distrações — como o celular — dominem os pensamentos.

Esse método ajuda a administrar melhor o tempo e foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo, no final da década de 1980. Cirillo utilizou um cronômetro com o objetivo de impedir interrupções e elevar a produtividade.

A ideia é dividir o tempo de trabalho em blocos, o que tende a aumentar o foco e impulsionar a agilidade do cérebro. Cada bloco é chamado de Pomodoro e tem duração média de 25 minutos de foco total intercalado com 5 minutos de descanso. Esse período é considerado ideal para manter a concentração em alguma tarefa.

É possível contar com o auxílio da tecnologia para definir os Pomodoros. O aplicativo Polimicro, por exemplo, é ótimo para a gestão do tempo. A aplicação funciona como um temporizador e avisa o momento certo de trabalhar ou fazer uma pausa.

3. Faça chamadas de vídeo

A comunicação é fundamental para manter uma boa relação com pais, alunos e toda a equipe de trabalho. Sempre que for necessário, faça reuniões por chamada de vídeo e ligue sua câmera. A imagem permite uma maior conexão entre os participantes, pois torna reações, expressões faciais e respostas visíveis.

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Conheça, a seguir, alguns programas que você pode usar nas chamadas.

Skype

Muito popular, o Skype permite enviar apenas mensagens rápidas, criar grupos para comunicar algo para a equipe e iniciar chamadas de áudio ou vídeo. Com isso, é possível marcar reuniões sem sair de casa.

Workplace

O Workplace é uma ferramenta do Facebook desenvolvida para ser um espaço de trabalho online. O sistema permite colocar outras pessoas, criar grupos, conversar via mensagem e, também, por áudio e vídeo.

Além de possibilitar uma comunicação rápida, também serve para avisos, reuniões, postar fotos e vídeos, ou seja, o espaço é muito completo. A interface é muito semelhante ao Facebook, o que facilita as ações.

Hangouts

Essa é uma ferramenta de comunicação do Google e pode ser acessada pelo próprio Gmail ou por aplicativo mobile. É útil para enviar mensagens, criar grupos para equipes de trabalho e também para chamadas de áudio e vídeo.

4. Utilize assistentes digitais

Cortana, Siri, Alexa e Google Assistant são alguns dos assistentes digitais que, muitas vezes, são ferramentas ignoradas pelos usuários. No entanto, essa tecnologia pode ser muito útil para automatizar certas tarefas.

Uma boa opção para usar os assistentes de forma útil — além de fazer perguntas para solucionar alguma dúvida — é sempre pedir para que a ferramenta pergunte como está o andamento do seu trabalho.

Se você define como meta terminar um relatório de aula até as 18 horas, por exemplo, peça para que o assistente questione se você terminou o projeto no horário. Você também pode usar esse sistema para dividir melhor o seu tempo de trabalho. Peça que ele avise quando for o momento de parar para descansar, de focar em outra tarefa, entre outras funções.

5. Invista em softwares de gestão

Adotar um software de gestão escolar é fundamental para aumentar a produtividade. Existem diversas opções no mercado, que ajudam a avançar no planejamento do dia, no lançamento de notas, no acompanhamento dos alunos e no controle das horas trabalhadas.

Além disso, é possível criar um ambiente unificado para a definição de cronogramas e o armazenamento de arquivos relacionados a cada projeto, com metas e prazos claros. Também é possível acompanhar o status das atividades em tempo real e contar com métricas de desempenho. Com isso, fica mais fácil identificar quais etapas do processo precisam de atenção especial.

A tecnologia é uma ferramenta que veio para facilitar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade das entregas. Até mesmo o home office pode tornar-se mais organizado e eficiente, o que significa menos estresse e maior disposição no dia a dia.

Ficou com alguma dúvida ou quer compartilhar outra tecnologia que você usa para otimizar o trabalho? Então, deixe o seu comentário no post!