Gerenciar o tempo e organizar tarefas tem sido um dos maiores desafios da gestão escolar.  Com a correria do dia a dia parece que 24h não são suficientes para realizar todas as atividades da escola e dar atenção ao que de fato importa, os alunos. 

Mas com algumas estratégias é possível gerir seu tempo, planejar, otimizar processos e melhorar a produtividade dentro da sua instituição. Além disso, quando existe um gerenciamento de tempo cria-se um sentimento de satisfação e realização nos colaboradores e principalmente, nos alunos e pais.

Confira abaixo 4 dicas que podem ajudar na gestão do tempo de sua escola:

1. Planeje

A melhor forma de ter um bom gerenciamento de tempo em sua escola é planejar as atividades seja por dia, mês, semestre ou ano. Todavia, antes de começar qualquer tarefa, avalie o que precisa ser feito, defina uma ordem de execução e sempre reserve um espaço para imprevistos. 

Você pode adotar um checklist para ter uma visão geral de todas as tarefas e assim atuar conforme as prioridades estabelecidas. 

2. Delegue tarefas 

No dia a dia da escola existem diversas atividades que podem ser facilmente distribuídas entre os colaboradores. Quando feito isso, otimiza o tempo e gera  produtividade na entrega do trabalho. No entanto, é preciso saber distribuir corretamente as tarefas.

Antes de delegar projetos faça alguns questionamentos como: a quem posso repassar? como posso ajudar? em quanto tempo será entregue? existe algum meio de tornar a produção mais ágil? 

Após responder essas perguntas analise bem as repostas e divida as atividades. 

3. Defina metas, objetivos e prazos

Antes de realizar qualquer projeto defina as metas, objetivos e o prazo de execução e entrega. Sem essas métricas é impossível entregar um serviço de qualidade e otimizar o tempo. Ao estabelecer esses parâmetros seja realista com aquilo que de fato se pode fazer e alcançar. 

As metas, objetivos e prazos irão te ajudar a entender a importância de cada trabalho e se de fato ele realmente precisa ser feito. No fim de cada processo, você saberá o que foi realizado, como foi executado e se atingiu o propósito desejado. 

4. Utilize ferramentas de otimização 

Para ganhar tempo é preciso identificar atividades que podem ser otimizadas. Busque maneiras para desempenhar a tarefa com qualidade igual ou superior e com menor tempo. Nesse sentido, atividades repetitivas e longas, como a matrícula e a captação de alunos, são ótimas candidatas a passar por uma análise de otimização.    

No caso desses exemplos existem ferramentas e sistemas desenvolvidos especialmente para simplificar o gerenciamento das atividades. Dessa forma, garantindo maior controle sobre tarefas, informações e dados. 

Para otimizar o tempo da matrícula, uma maneira é fazê-la de forma online. Desse modo, é possível registrar os dados dos alunos e anexar documentos em uma plataforma totalmente virtual. 

Já para automatizar o processo de captação de alunos, existe uma plataforma que é capaz de identificar as melhores oportunidades. Com ela é possível conhecer as preferências, os melhores canais e as mensagens para atingir e segmentar o público. Otimizando assim  a coleta manual de dados relevantes.

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Colina Tech

08.08.2019