Atualizado em .
Garantir um ensino de qualidade deve ser a prioridade de qualquer escola. Mas isso só é possível quando o local possui condições apropriadas de funcionamento e recursos para manutenção e pagamento dos funcionários, incluindo professores. Os gestores devem facilitar o sistema de cobrança e disponibilizar as melhores formas para os pais e responsáveis se manterem adimplentes.
Uma escola comprometida em entregar os melhores resultados quando o assunto é a educação de crianças e adolescentes também deve oferecer opções que possibilitem comodidade e agilidade na rotina dos pais e responsáveis.
É importante ter a sensibilidade de perceber que a agenda apertada dessas pessoas, entre outros motivos, tem como fator principal a dedicação em oferecer um ensino de qualidade para os seus filhos. Entre tantas possibilidades de escola, eles escolheram a sua. Nada mais justo que facilitar o sistema de cobrança de mensalidades e evitar desgastes futuros.
No post de hoje falaremos sobre as melhores formas de praticar a cobrança da mensalidade da sua escola. Boa leitura!
Por que implementar um sistema de cobrança para sua escola?
Muitas escolas que oferecem uma educação de alto nível passam por situações delicadas decorrentes da inadimplência e atrasos frequentes no pagamento da mensalidade, causando impacto direto no desempenho do fluxo de caixa da escola. Além do mais, a situação também afeta o relacionamento do ambiente com os pais e responsáveis.
Para prevenir que situações como essa tirem o foco da prioridade de ambas as partes, que é a educação dos alunos, a solução é adotar um sistema de cobrança que ofereça alternativas capazes de atender às necessidades das famílias.
Esse processo irá personalizar cada contrato a partir do agrupamento de dados cadastrais num só local, integralizando os setores da escola, possibilitando a todos os envolvidos o acesso às informações sempre que houver a necessidade de consultá-las.
Por que é importante trabalhar com um sistema de cobrança eficiente?
Mesmo que as negociações cheguem a um único intuito — o pagamento de valores em aberto — cada opção de pagamento disponível vai demandar um tipo de configuração para operar personalizadamente, atendendo aos clientes conforme as expectativas provocadas.
Quando o assunto envolve recursos financeiros de outras pessoas, valores em aberto e cobrança, é necessário deixar a outra parte segura, agindo de maneira transparente. Assim, é possível evitar transtornos devido a problemas no sistema e até mesmo a realização de cobranças indevidas.
O sistema de gestão escolar da Activesoft foi projetado justamente para automatizar o processo de cobrança, proporcionando uma forma eficiente de gerenciar o fluxo de caixa e minimizar a inadimplência.
Com ferramentas de controle financeiro integradas, ele permite que as escolas acompanhem de perto os pagamentos, emitam boletos e avisos de vencimento, e realizem negociações de débitos de maneira automatizada.
Isso reduz significativamente o tempo gasto com a gestão financeira, permitindo que as escolas se concentrem em seu principal objetivo: a educação de qualidade.
Além disso, nosso software promove uma maior conexão entre escola, alunos e pais. Ele oferece um portal do aluno e dos responsáveis, onde é possível acessar informações de desempenho acadêmico, ocorrências disciplinares, atividades extracurriculares, entre outras.
Assim, essa transparência ajuda a criar um ambiente de confiança e colaboração, fortalecendo a relação entre a escola e as famílias.
Inclusive, o sistema de gestão da Activesoft não apenas agrupa todos os dados cadastrais em um só local, mas facilita a tomada de decisões por meio de relatórios gerenciais. Desse jeito, as escolas particulares podem obter insights valiosos sobre a eficiência de suas operações.
Quais são os maiores desafios de um sistema de cobrança de mensalidade escolar?
É importante entender que algumas pessoas estarão em dificuldades financeiras ou não conseguem realizar o pagamento da mensalidade escolar no sistema de cobrança disponibilizado pela escola.
Essa situação não simboliza diretamente que o rumo financeiro do ambiente educacional é um cenário de inadimplência. Apenas demonstra que se trata de um estabelecimento prestador de serviços com um público variado, com preferências diversas de forma de pagamento. Nesse caso, é fundamental se adaptar às mais relevantes.
Empresas de segmentos variados trabalham com esse conceito de exclusividade. Porém, no cenário de educação, é crucial a compreensão de que ali transitam pessoas de condições socioeconômicas diferentes, até mesmo em uma única sala de aula.
Nesse caso, como proceder para garantir o recebimento dos valores das mensalidades de todos os pagantes? Diferenciar as formas de pagamento é um bom começo. Porém, é importante considerar que por trás dessa iniciativa, há algumas adversidades, como por exemplo:
- Falta de personalização na hora de cobrar os inadimplentes;
- Ausência de canais de comunicação estruturados e acessíveis;
- Falta de automatização para cobrar as mensalidades, desorganizando as finanças;
- Gestão ineficaz das mensalidades sem a ajuda de ferramentas tecnológicas que ajudam a modernizar e agilizar o processo.
Por que é necessário fazer o controle do pagamento da mensalidade escolar?
Quando você controla o pagamento das mensalidades, a sua escola tem uma maior percepção sobre a sua saúde financeira, assim como o percentual exato de inadimplência.
Agindo dessa maneira, é possível fazer investimentos e efetuar ações conforme previsto no planejamento estratégico e pedagógico estabelecidos no início do ano letivo.
Esse é um dos aspectos da gestão educacional que mais geram implicações, pois está diretamente relacionado ao orçamento da escola — ponto de interesse que vai muito além da instituição, abrangendo colaboradores e também aos estudantes, já que ajudam a manter a qualidade do ensino.
Além do mais, a gestão do pagamento da mensalidade escolar viabiliza que a escola se programe com bastante antecedência para disponibilizar vantagens. Uma delas é oferecer desconto na mensalidade caso o pagamento seja feito até uma data estipulada pela gestão educacional.
Essa é uma maneira efetiva de facilitar o compromisso financeiro dos pais e responsáveis, incentivando o pagamento em dia, fator que colabora com a retenção de alunos.
Quais são as principais formas de pagamento da mensalidade escolar?
Se você deseja se igualar a outras escolas que já diversificaram as suas formas de pagamento, veja quais são as principais delas utilizadas em várias instituições escolares:
1. Boleto bancário
O boleto bancário é um dos meios de pagamento mais utilizados nas escolas por causa da sua abrangência, especialmente na versão física. Seu nível de aceitação é mais elevado, já que os portadores podem realizar o pagamento em casas lotéricas, agências bancárias ou através da leitura do código de barras pelo celular acessando o app do banco.
Essa opção é ideal para quem não possui cartão de crédito ou não possui limite suficiente para se comprometer com o pagamento mensalmente.
Em compensação, os pais e responsáveis têm suas vantagens reduzidas, mesmo assim, o boleto bancário ainda é proveitoso, principalmente para quem é familiarizado com a tecnologia, aproveitando das facilidades para realizar o pagamento de forma digital a qualquer hora do dia, até a data de vencimento.
Boleto online
Esse é um formato de cobrança bastante comum. O documento é disponibilizado via e-mail ou através do sistema de gestão utilizado pela escola, desde que haja a integração e configuração do programa para não haver falhas no processo.
A garantia de recebimento via boleto bancário diminui para a escola, mas se caracteriza como uma ótima opção ao viabilizar a cobrança de juros e multa quando o pagamento é realizado fora do prazo de vencimento.
Em contrapartida, a escola não terá condições de realizar um controle eficiente sobre os pagamentos, uma vez que os pais e responsáveis têm a possibilidade de não fazê-los até a sua data de vencimento, arcando com todos os custos do atraso, afetando a gestão financeira da escola.
As taxas para geração e emissão dos boletos também sofrem alterações de acordo com a instituição financeira e o sistema de gestão adotado pela escola. Uma solução para obter mais vantagens é contar com o suporte de uma empresa intermediadora de pagamento, que cobrará apenas por boletos quitados.
Para simplificar ainda mais o sistema de cobrança da sua escola, é fundamental adotar opções facilitadoras para todos os envolvidos. Hoje o mercado dispõe de programas que oferecem funções diversas para otimizar os processos internos das escolas.
Uma delas é a função do boleto integrado, recurso disponível no sistema de gestão escolar da Activesoft, no módulo Gestão Financeira e o melhor, totalmente gratuito!
O boleto integrado funciona da seguinte forma: quando a função é ativada, a cobrança da taxa do boleto só ocorre após a sua liquidação.
Geralmente, quando um boleto é gerado, qualquer ajuste feito posteriormente (data, valor) ocasionará a cobrança de uma taxa. Com o boleto integrado, a taxa só será cobrada mediante o pagamento do título.
Essa prática é fundamental para auxiliar o sistema de cobrança da sua escola nas negociações com os pais e responsáveis no caso de haver valores em atraso. Você terá apenas um custo, embora seja necessário modificar alguma informação no boleto.
2. Cartões
Sem dúvida, os cartões são formas de pagamento bem populares e flexíveis. Sua aplicação substitui a impressão de boletos, porém inclui as taxas das operadoras.
Cartão de crédito
Através do cartão de crédito, a cobrança da mensalidade é feita automaticamente e de modo programado, facilitando tanto a cobrança quanto o pagamento.
Ele é considerado um meio seguro de realizar e receber pagamentos de qualquer natureza. Isso porque o código de verificação gravado no verso do cartão dificulta a ação criminosa e falhas nas transações.
A realidade de alguns pais e responsáveis é bem movimentada com viagens a trabalho, entre outros compromissos que demandam praticidade e agilidade.
Sem uma forma de pagamento mais flexível, é possível que seja efetuado em atraso, seja por esquecimento ou pela impossibilidade de comparecimento à escola para realizá-lo.
Um sistema de cobrança digital permite que o responsável efetue o pagamento de qualquer lugar com acesso à internet. Assim, não haverá cobrança de juros e multa decorrentes dos dias em atraso.
Para oferecer essa forma de pagamento, é preciso contar com um sistema capaz de integrar as instituições financeiras com os processos internos que a escola necessita gerenciar para identificar os pagamentos, realizar a baixa dos mesmos e quitar as parcelas equivalentes.
A adesão do cartão de crédito para o sistema de cobrança da sua escola, além de reduzir os riscos de inadimplência, agrega benefícios à vida dos pais e responsáveis, sendo uma excelente alternativa para aqueles que não abrem mão da comodidade em todos os aspectos.
Em relação às taxas cobradas, mencionadas anteriormente, é inviável estabelecê-las para aplicação na escola, já que os bancos e as operadoras dispõem de normas e tarifas particulares. Elas podem sofrer variações de acordo com a previsão de vendas.
Cartão de débito
Muitas famílias não têm ou não querem comprometer os limites dos seus cartões de crédito, muito menos aguardar pela emissão de um boleto. Para fugir dessas opções, elas preferem autorizar o débito automático em conta corrente.
Observando pelo ponto de vista dos pais e responsáveis, se eles estão satisfeitos com os serviços prestados pela escola, se a qualidade do ensino é incontestável e não há registro de queixas pelos familiares dos estudantes e que eles darão continuidade aos estudos no local, qual o motivo para não disponibilizar uma solução simples e ágil?
De acordo com o contrato da escola — semestral ou anual — a mensalidade se mantém sem qualquer alteração. Desse modo, para não haver preocupação com ou possíveis atrasos com o pagamento por esquecimento, os responsáveis preferem o débito automático.
3. Link de pagamento
O link de pagamento é uma forma de pagamento recente, que substitui facilmente o boleto. Os pais ou responsáveis recebem um link através de qualquer canal digital da escola. Quando o acesso é realizado, o usuário é direcionado para uma página padronizada, com opções diversas de pagamento, oferecendo mais liberdade para quem vai efetuá-lo.
4. PIX
É inegável que o PIX revolucionou a forma de pagar e receber valores e nas escolas não foi diferente. A opção de recebimento por pix ganhou a preferência de pais e responsáveis pela praticidade.
Já as escolas, quando possibilitam essa forma de pagamento, ganham vantagem competitiva entre as diversas empresas do ramo que já utilizam o PIX no seu sistema de cobrança.
No formato, a escola vai gerar os títulos de cobrança de modo semelhante ao boleto, porém o arquivo é emitido com um QR Code, além de uma chave “copia e cola”. Dessa forma, o título pode ser disponibilizado via e-mail para os pais e responsáveis ou ter o seu acesso liberado no portal.
A chave “copia e cola” pode ser enviada através do canal de comunicação direta da escola com a família dos alunos, como o app agenda, por exemplo.
O recebimento via PIX pode ser facilmente parametrizado e ajustado pela escola, que pode estabelecer a data de vencimento, oferecer descontos e cancelar a cobrança se necessário, tudo de um jeito simples e ágil.
A cobrança é capturada em questão de segundos e o seu pagamento pode ser efetuado através do Internet Banking assim que disponibilizada. Dessa forma, os responsáveis não precisam aguardar para pagar.
Através do PIX a escola pode não apenas cobrar a mensalidade, como também outros valores de qualquer produto ou serviço oferecido, como uniforme, materiais, atividades extracurriculares e eventos.
Conclusão
Encontrar e aplicar as melhores formas de pagamento para o sistema de cobrança da sua escola vai garantir não apenas as suas finanças em dia, como também a satisfação dos pais e responsáveis.
Oferecer possibilidades que permitam a realização do pagamento de acordo com a realidade das famílias é essencial para manter a saúde financeira, fortalecer a marca e o bom relacionamento da comunidade escolar.
Se você gostou do conteúdo de hoje, não deixe de conferir o nosso E-Book sobre “Régua de Cobrança”. Clique aqui para baixar o material agora mesmo.
E, se quiser saber como podemos otimizar a gestão financeira da sua escola particular, fale conosco agora mesmo abaixo!