Os custos e despesas, bem como a sua gestão, impactam diretamente a saúde financeira de uma escola. Por isso, é fundamental que você, gestor, conheça sobre como cada um desses fatores refletem nas contas da escola.

Com todos os dados coletados em mãos, é possível tomar decisões importantes para a instituição de ensino, desde investimentos para trazer melhorias ou a redução de custos e manter as finanças “no azul”.

Aprenda a estruturar a divisão dos gastos, custos e despesas da sua escola no conteúdo de hoje. Selecionamos dicas imperdíveis para te ajudar com essa tarefa.

Boa leitura!

O que são gastos, custos e despesas?

Os gastos são as saídas financeiras realizadas para a aquisição de um bem ou a contratação de um serviço. Gasto pode ser um custo ou uma despesa.

Já o custo é todo o capital investido para a produção e/ou a realização de um serviço. Por fim, a despesa se refere ao capital desembolsado para possibilitar a lucratividade da escola.

Assim, custos e despesas são gastos realizados motivados por finalidades específicas.

Quais são os custos de uma escola?

Os custos se referem aos investimentos realizados para garantir o funcionamento da escola na sua rotina.

De acordo com alguns conceitos financeiros, os custos são divididos em diretos e indiretos. Os custos diretos têm relação com o ensino e os indiretos com a manutenção da escola.

Os custos diretos podem ser:

• Mão de obra direta: folha de pagamento dos professores e demais profissionais diretamente relacionados à educação dos estudantes;
• Impostos diretos: têm relação direta com a tributação que reflete sobre a folha de pagamento, inclusos no pagamento da mão de obra direta;
• Materiais diretos: todos os materiais adquiridos para o consumo dos alunos;
• Serviços diretos: iniciativas para atender especificamente às necessidades dos alunos.

Já os custos indiretos são:

• Mão de obra indireta: folha de pagamento de funcionários que cuidam da manutenção da escola, como porteiros, faxineiros e inspetores;
• Impostos indiretos: toda a tributação que incide sobre a folha de pagamento desses funcionários;
• Materiais indiretos: utilizados para o funcionamento da escola, mas não têm relação com o ensino do aluno;
• Serviços indiretos: são aqueles realizados para o funcionamento da escola.

E quais são as despesas de uma escola?

As despesas de uma escola estão relacionadas com os gastos administrativos e com investimentos que viabilizam o funcionamento e o crescimento da escola. 

Sejam fixas ou variáveis, são gastos fundamentais para a instituição desenvolver um trabalho eficiente, como investimentos em tecnologia, pagamento de salário do setor administrativo e ações de marketing e publicidade.

Qual a importância da divisão de custos e despesas na tomada de decisão?

Assim como em qualquer outro segmento, uma escola também precisa de uma análise profunda e constante dos custos e despesas.

A avaliação e acompanhamento das despesas possibilita conhecer de forma segura as margens de lucro que a instituição vêm obtendo. Além disso, é possível realizar alguma ação sobre todos os gastos quando houver alguma divergência.

Com uma gestão eficiente sobre os gastos, é possível analisar a adesão de medidas de ajustes em cobranças e confrontar com segurança a concorrência sem sofrer penalidades.

Controlar os custos permite que a sua escola tenha a estrutura necessária para manter o seu compromisso: oferecer um ensino de qualidade.

Defina um controle sobre custos e despesas

É de suma importância determinar os controles adequados sobre os gastos que ajudem na identificação do custo individual por aluno ou por turma, compreendendo assim os recebimentos e os gastos feitos em cada contexto.

Controles eficientes e adequados demonstram eventuais desvios e necessidade de ajuste dos gastos, otimizando os seus resultados, otimizando os resultados e viabilizando que os gestores façam as mudanças pedagógicas necessárias.

Sendo assim, é preciso que a escola acompanhe de perto todas as informações do setor financeiro, compreendendo a sua relação com os demais departamentos da instituição. Com uma visão completa do cenário, você pode decidir os momentos de investimentos ou de redução de custos.

Como estruturar a divisão de gastos, custos e despesas da sua escola?

1. Estabelecer o orçamento mensal, semestral e anual com teto de gastos

O primeiro passo para organizar as saídas financeiras da sua escola é estabelecer o orçamento conforme períodos.

O que pode ser gasto mensal, semestral e anualmente? Qual é o teto de gastos da sua instituição? É importante fazer este planejamento financeiro e segui-lo à risca para evitar transtornos.

2. Monitorar a taxa de inadimplência e as causas de cada caso

É essencial acompanhar o índice de inadimplência da sua escola, observando individualmente cada caso e buscando entender a situação das famílias e como o cenário pode impactar o desenvolvimento do aluno.

Além disso, a inadimplência afeta o funcionamento da escola, já que o recebimento das mensalidades é a maior fatia da receita. 

Por isso, invista em ações para minimizar a situação, utilizando ferramentas para enviar lembretes aos pais e responsáveis sobre o vencimento da mensalidade, disponibilizar diferentes formas de pagamento e encontrar a melhor forma de quitar os valores abertos dos inadimplentes.

3. Acompanhar todas as receitas e gastos

Outra forma de organizar os gastos, custos e despesas é acompanhando todas as receitas e gastos da instituição.

Para que as informações não se percam e, consequentemente, afetem as finanças da escola, é essencial registrar todas as entradas e saídas no fluxo de caixa. 

Dessa forma, você consegue ter uma visão ampla de toda a movimentação financeira da instituição, observando se os gastos são maiores que o recebimento e, caso esse seja o cenário da sua escola, é hora de redobrar a atenção.

4. Listar as prioridades da escola para o momento

O segmento de educação é tão concorrido quanto os outros e é comum que a gestão queira investir em melhorias para a captação de alunos e também para reter os que já estão na instituição.

Mas será que esse é o momento para reformas e investir na aquisição de equipamentos? Há outros pontos que merecem mais atenção do que focar na estrutura física da sua escola?

É necessário saber quais são as suas prioridades nesse momento e manter o foco nelas. Promover melhorias para a instituição de ensino é uma prioridade, mas em alguns casos há outras necessidades que pedem soluções mais urgentes.

5. Conectar as ações com os objetivos da gestão para todo o ano letivo

Você deve ter em mente todos os objetivos que a escola deve alcançar durante todo o ano letivo. 

Portanto, cada ação realizada deve estar diretamente relacionada com o planejamento. Para isso, é importante que cada iniciativa esteja descrita no plano de gestão escolar.

6. Investir em soluções tecnológicas 

A tecnologia está cada vez mais presente na gestão escolar e o motivo não poderia ser outro: a praticidade e agilidade que as soluções tecnológicas entregam para as escolas vem se tornando fundamentais para um gerenciamento escolar eficiente.

Com a ajuda de um sistema de gestão escolar integrado, é possível organizar a divisão de gastos, custos e despesas da instituição de ensino de maneira segura e eficiente, já que todas as informações serão registradas na ferramenta, facilitando a rotina do setor financeiro e otimizando o trabalho da gestão como um todo.

Conclusão

O controle eficiente da divisão de gastos, custos e despesas é essencial para manter a saúde financeira da sua escola.

Para garantir a segurança do processo, invista num sistema de gestão escolar completo com módulo financeiro para otimizar o gerenciamento da sua instituição de ensino, ao mesmo tempo em que também gerencia todos os setores.

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Colina Tech

07.06.2023