O período de transição de ano letivo costuma ser desafiador para as escolas. Afinal, nessa época, as instituições de ensino precisam conciliar o fechamento das atividades acadêmicas e o planejamento para o ano seguinte com a campanha de matrícula escolar.
Com o acúmulo das demandas, a produtividade da equipe é impactada e afeta a execução das ações e o gerenciamento das prioridades. Ocasionando, desse modo, um ambiente estressante, improdutivo e caótico.
Para combater o problema, algumas escolas estão saindo na frente com campanhas de matrícula e rematrícula antecipadas. A prática contribui para a organização e planejamento da instituição, aumenta os índices de captação e fidelização de alunos e impacta positivamente nas finanças da instituição.
Para te ajudar a descobrir se a sua a campanha de matrícula antecipada é uma boa opção para a sua escola, confira os benefícios da prática e veja como aplicá-la.
- Por que realizar a campanha de matrícula escolar antecipada?
- A sua escola ganha vantagem
- Reduz a carga de trabalho no final do ano letivo
- Tempo para captar alunos com qualidade
- Reverter pedidos de transferências para outras escolas
- Como implementar a matrícula antecipada?
- Desenvolva uma campanha de matrícula escolar bem estruturada
- Defina os descontos e isenções serão oferecidos com a antecipação
- Venda seus diferenciais e encante
- Como a tecnologia pode ajudar na aplicação na campanha de matrícula antecipada?
Por que realizar a campanha de matrícula escolar antecipada?
1. A sua escola ganha vantagem
A antecipação é a maior aliada na construção e execução de uma estratégia sólida e assertiva. Quando adotada, a sua escola pode otimizar o investimento da campanha, ter previsibilidade do número de vagas e sair na frente da concorrência.
Iniciar as ações para garantir a permanência e a captação de alunos com antecedência possibilita que a escola inicie a temporada de matrículas com um baixo número de concorrentes. Com isso, a instituição aumenta as chances de captar novos estudantes com facilidade.
Além de se antecipar para reverter possíveis quadros de insatisfação, garantindo a renovação da matrícula dos alunos que já fazem parte da instituição.
2. Reduz a carga de trabalho no final do ano letivo
Como foi introduzido, o período de fechamento ano letivo pode contribuir para que a instituição de ensino funcione de forma caótica. O acúmulo de atividades acarreta na sobrecarga dos colaboradores e perda de qualidade das entregas.
É comum os pais busquem a secretaria para solucionar problemas com o fechamento de notas e pendências financeiras final do ano letivo. O que acontece em paralelo com as atividades administrativas do final do ano letivo como as negociações de dívidas, fechamento do orçamento e a visita de pais e alunos para conhecer a escola.
Com isso, a instituição perde o controle das demandas e passa a trabalhar com deficiência, perdendo a oportunidade de reter os alunos dando atenção aos pedidos de transferência e estabelecendo a criação de um vínculo no processo de captação de novos alunos.
Assim, antecipando a campanha de matrícula, o time ganha fôlego e tempo para construir um relacionamento com as famílias e prever possíveis pedidos de transferência.
3. Tempo para captar alunos com qualidade
Campanhas de matrícula antecipadas tem um alto poder de impactar um perfil de público específico.
As famílias que iniciam a busca por escolas para matricularem seus filhos com antecedência tendem a ter uma postura crítica e analítica. Essas características revelam um cliente comprometido e responsável com seus compromissos, o que reduz a chance de endividamento e perda do aluno.
Esse perfil de responsável busca segurança e qualidade para os seus filhos e, ao encontrar na instituição essas características, eles fidelizam e constroem uma relação duradoura com a escola.
Ou seja, iniciar a campanha antecipadamente significa ter mais tempo para captar novos alunos com qualidade e a garantia de que o estudante permanecerá na instituição por um longo período.
4. Reverter pedidos de transferências para outras escolas
É comum que alguns alunos peçam transferência para outras escolas no final do ano mas, para assegurar que a escola reduza ao máximo o número de perdas, é essencial iniciar não só a campanha de matrícula com antecedência, mas também a de rematrícula.
A prática permite que a escola desenvolva ações de resgate de alunos insatisfeitos ou com problemas, sejam eles financeiros ou acadêmicos.
Afinal, muitos responsáveis acabam contraindo dívidas com a instituição ao longo do ano e quanto mais cedo a escola identifica esses casos e busca soluções, menor é a chance de ter a matrícula do aluno cancelada ao final do ano letivo.
O mesmo vale para o desenvolvimento acadêmico dos estudantes, que deve ser continuamente acompanhado. Pois, só assim, a escola poderá oferecer auxílio aos alunos que apresentarem dificuldades no em alguma etapa das etapas do processo de aprendizagem.
As iniciativas reforçam o compromisso da escola com o estudante e sua família. Contribuindo, dessa forma, para que eles sentam-se mais acolhidos, o que assegura que a instituição tenha um bom índice de rematrículas.
Como implementar a matrícula antecipada?
1. Desenvolva uma campanha de matrícula escolar bem estruturada
A antecipação vai te ajudar a ganhar tempo para desenvolver, testar e ajustar a campanha de matrícula. Assim, a escola poderá atingir o resultado desejado no tempo previsto, com o investimento estipulado.
Para isso, a escola precisa definir:
- quantos alunos pretende captar durante a campanha;
- o montante que planeja arrecadar; quanto poderá investir;
- quem serão os responsáveis por realizar e medir os resultados da ação;
- quais os canais serão usados para atrair os pais e alunos.
Por exemplo, instituições que desejam ter um controle maior dos gastos com a campanha, tendem a dar preferência para ações online, pois assim todos os gastos e os retornos podem ser facilmente medidos, o que ajuda a ter uma visão real do resultado de cada ação.
Campanhas de matrícula escolar online também tendem a facilitar na captação do público. A estratégia possibilita o processo de cadastro e pagamento por meio de ferramentas integradas ao sistema de gestão escolar integrado. Conferindo, assim, mais praticidade e agilidade no processo de matrícula, agregando benefícios para as famílias e a escola.
Traçar esses caminhos e testar a viabilidade deles é mais seguro e eficiente quando a instituição de ensino se prepara com antecedência para a campanha de matrícula escolar.
2. Defina os descontos e isenções serão oferecidos com a antecipação
Tão importante quanto estruturar a campanha é definir os benefícios que a escola irá oferecer para as famílias que optarem pela antecipação da matrícula.
Nesse sentido, é importante já ter em mente o valor da mensalidade que será cobrado no ano seguinte e analisar o que a escola pode realmente oferecer de desconto sem que o orçamento seja comprometido.
Entre as possibilidades de oferta, a escola pode considerar um descontos de 5% até 20% para novas matrículas. Além disso, outros benefícios como redução das mensalidades de práticas esportivas ou atividades extracurriculares e isenção do pagamento do uniforme e flexibilidade de pagamento dos materiais didáticos comprados na escola.
Já para os alunos que irão renovar as matrículas a escola pode oferecer descontos semelhantes, considerar reduções na mensalidade de atividades extracurriculares e até mesmo a isenção da cobrança de uma ou mais prática, levando em consideração o quanto a escola deseja manter o aluno.
3. Venda seus diferenciais e encante
Aproveite a oportunidade de sair na frente para encantar os novos estudantes e suas famílias. Com tempo e organização, a escola pode criar um agenda de visitas para apresentar a estrutura. Assim como compartilhar cases de alunos que estudaram na instituição e até mesmo ganhar mais tempo para apresentar aos responsáveis os benefícios que o aluno terá.
Nesse sentido, as escolas com sistemas e aplicativos que auxiliam no acompanhamento acadêmico dos alunos e na comunicação com as famílias podem utilizar as informações extraídas das ferramentas.
Para apresentar até mesmo indicadores como o desenvolvimento dos estudantes, desempenho da equipe pedagógica e os índices de satisfação dos pais com a instituição.
Assim, é possível estabelecer um diálogo construtivo e engajador com as famílias, reforçando os benefícios financeiros da matrícula antecipada. Além disso, a escola pode reforçar que a prática ainda possibilita que a família conheça e se conecte com a equipe que irá acompanhar o desenvolvimento do aluno.
A criação de laço no início do processo auxilia, inclusive, na fidelização dos pais e responsáveis. Afinal, a condução do processo faz com que eles sintam-se seguros e acolhidos no relacionamento estabelecido com a escola.
Como a tecnologia pode ajudar na aplicação na campanha de matrícula antecipada?
A tecnologia pode e deve ser utilizada para impulsionar de captação e fidelização de alunos na campanha de matrícula escolar. Afinal, o recurso reduz o tempo e otimiza o processo de cadastros das informações, facilitando o ingresso de novos estudantes.
Como citado no início do artigo, hoje as escolas já podem contar com um sistema de gestão integrado para otimizar a rotina acadêmica e financeira e construir uma campanha de matrícula escolar assertiva.
Os recursos permitem que todo o processo seja registrado, desde o primeiro contato até a assinatura do contrato, oferecendo mais controle e eficiência à escola. Dessa forma, a instituição consegue acompanhar todos os estágio do fechamento dos candidatos cadastrado. O que facilita, inclusive, a identificação de possíveis gargalos que possam estar atrasando o processo e solucioná-los.
A ferramenta ainda viabiliza o envio de documentos, assinatura de contrato e até mesmo o pagamento da matrícula online. Com isso, tanto a escola quanto a as famílias ganham com um processo prático e otimizado.
Além disso, é possível concentrar o cadastro das informações das famílias e estabelecer um relacionamento com todos os pais que demonstraram interesse pela instituição. O que possibilita construir uma lista de clientes que a escola poderá continuar prospectando em outros momentos da campanha.
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Colina Tech
08.07.2022