Uma gestão escolar eficiente é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira da instituição de ensino, assim com a satisfação dos responsáveis e alunos, bem como a organização dos processos de toda a comunidade acadêmica. 

Todavia, é preciso avaliar a necessidade da mudança do software educacional quando essas necessidades não são atendidas.

No entanto, essa transição envolve altos custos, além de requerer esforços (como o de treinamento da comunidade acadêmica) e uma possível adequação dos equipamentos para abrigar o novo software. Portanto, esse processo requer planejamento e análise criteriosa, a fim de diminuir os impactos.

Para ajudar você a saber quando é o momento de trocar o software educacional, preparamos este post. Acompanhe!

Quando é o momento adequado para realizar a troca do sistema educacional?

A princípio, se o sistema atual não acompanha mais a dinâmica da instituição de ensino, é necessário considerar a adoção de um novo software integrado. O novo recurso deve promover soluções que vão desde a captação de alunos, passando pela gestão financeira eficiente e gerenciamento de notas.

Além disso, quando o software de gestão escolar não é capaz de promover uma boa comunicação com o público de relacionamento da instituição (a destacar a interação de professores, responsáveis e alunos), certamente é hora de cogitar a mudança.

Isso porque o momento atual requer processos ágeis e também confiáveis, a fim de otimizar toda a comunicação e também recursos da instituição de ensino.

O que levar em consideração na hora de realizar a troca do software educacional?

Como adiantamos, a troca do sistema educacional representa um importante investimento, tanto de recursos financeiros quanto de tempo e disponibilidade para o treinamento de toda a comunidade acadêmica.

Nesse cenário, poder contar com uma empresa que forneça um software educacional que atenda a todos as suas necessidades é fundamental. Veja a seguir o que levar em consideração na hora de realizar a troca do sistema educacional!

Funcionalidades para gestão financeira

Uma correta administração do fluxo de caixa é importante para qualquer empresa, e não é diferente quando falamos de uma instituição de ensino.

Assim, para contratar um software educacional, é preciso pensar em como ele pode ajudar no planejamento financeiro, o que é fundamental para manter a escola focada em oferecer um ensino de qualidade.

Isso porque quando as finanças estão descontroladas, atrasos de pagamentos podem afetar todo o sistema acadêmico, gerando uma verdadeira crise.

Logo, é importante ficar atento a parte financeira. Afinal, a quantidade de processos de movimentações orçamentárias é grande e, por essa razão, é necessário um acompanhamento simplificado e também criterioso.

Ferramentas para otimização das tarefas

Na hora de escolher um novo software educacional, você precisa levar em consideração se ele é capaz de reduzir o tempo na execução das atividades diárias.

Quando falamos de um sistema informatizado e que atenda às demandas da instituição, o esperado é que ele agilize os processos e ainda reduza falhas, otimizando toda a operação.

Também é preciso verificar se ele será capaz de evitar retrabalhos e atividades repetitivas. Logo, é esperado que o sistema seja apto para ajudar nas rotinas da gestão escolar, a exemplo do lançamento eficiente de frequência e notas.

Com isso, o software eleva a eficiência da organização de processos burocráticos e reduz as tarefas operacionais. Dessa forma, por exemplo, os funcionários da secretaria podem se dedicar a tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

Funcionalidades para captação de alunos

A captação de novos alunos também é algo fundamental para manter a competitividade da escola no mercado. Um bom software de gestão organizacional ajuda na divulgação das ações de marketing e na mensuração dos retornos sobre investimentos.

Além disso, conforme o relatório dos dados obtidos, ainda é possível mudar o curso das estratégias, a fim de chegar aos melhores resultados de novas matrículas.

Assim como a viabilidade de integração do sistema com o atendimento aos pais e alunos. Esse é um requisito fundamental para a profissionalização dos processos.

Geração de relatórios

No momento de trocar o software educacional, é importante verificar se ele emite relatórios eficientes. Aliás, é importante avaliar taxa de retenção dos estudantes com os documentos. De posse desses dados, a instituição de ensino pode fortalecer o seu relacionamento com os alunos, diminuindo o risco de evasões.

Assim, ao contratar um novo software educacional, você precisa avaliar se eles possuem a funcionalidade de relatórios, já que esses são documentos fundamentais para fazer a verificação de desempenho de diversas atividades.

Ferramentas de controle de inadimplência

Reduzir os gastos que a escola tem com processos é uma das principais vantagens do software de gestão educacional. Assim como a capacidade da ferramenta integrar setores e interfaces, reduzindo custos com a operação e manutenção.

A viabilidade de acompanhar os índices de inadimplência também deve ser avaliada. Com informações precisas, torna-se mais fácil fazer a identificação dos contratantes que precisam ser notificados, e também buscar estratégias para evitar que outros responsáveis se tornem inadimplentes.

Suporte oferecido pela empresa

Quando chegar o momento de trocar o software educacional, você precisa avaliar o suporte oferecido pela empresa contratada. Isso porque, além do apoio para a implantação, também será necessário o treinamento dos funcionários.

Outra questão a ser considerada é que, após esse primeiro momento, quando o software estiver em operação, podem surgir dúvidas e até mesmo necessidades de ajuste, que devem ser supridos pelo fornecedor.

Nesse cenário, contar com um suporte vitalício é fundamental. Como é comum a cobrança de mensalidade para a prestação do serviço, é necessário avaliar a questão antes mesmo do fechamento do contrato.

Como vimos ao longo desta leitura, avaliar quando é o momento de trocar o software educacional é uma missão muito importante. É preciso estar atento a essas dicas que separamos para você e também contar com fornecedores qualificados.

Se gostou deste artigo, entre em contato para conhecer as nossas soluções na área da educação!

Colina Tech

11.12.2020