Se você trabalha no setor administrativo da escola, com certeza sabe da importância de um orçamento escolar, e sobretudo, os desafios na hora de construir um. Pois, o orçamento escolar é o que irá nortear a escola em suas tomadas de decisões financeiras ao longo do ano.

Para ser mantida, a saúde financeira  requer total controle por parte da gestão. Assim, é fundamental conhecer as fontes de receita e como serão feitas as aplicações de recursos, como também as variáveis que podem atrapalhar a rentabilidade e o faturamento da instituição.

Com o orçamento escolar é possível aproveitar melhor os investimentos realizados, acompanhar as entradas e saídas, prevendo baixas e, dessa forma, não se perder em meio a crises financeiras — que, quando não percebidas a tempo, podem decretar o fracasso da gestão.

Assim, ter um orçamento escolar eficiente é fundamental para a instituição de ensino se destacar frente à concorrência. Há escolas que somem do mercado ou perdem sua força por não conseguirem planejar corretamente as finanças e acabam perdendo o fôlego financeiro.

Por isso, é indispensável que esse documento seja extremamente preciso e detalhado, reproduzindo a realidade financeira da escola de maneira muito transparente.

Para te ajudar a construir um orçamento escolar de sucesso, preparamos algumas dicas práticas que com certeza farão toda a diferença e irão tornar esse processo um pouco mais fácil.

Então, se você quer saber mais sobre o assunto, continue lendo este material!

O que é um orçamento escolar?

De maneira prática, o orçamento  é responsável pelo mapeamento de todo o dinheiro que entra ou entrará na instituição, bem como todos os gastos e investimentos que serão necessários ao longo do ano e que serão feitos a partir dessa receita. Assim, toda a estruturação do orçamento escolar deve ser realizada a partir de dados confiáveis.

Além de ser útil para identificar a capacidade de realizar novos projetos ou investimentos na escola, também é importante para evitar problemas decorrentes do aumento da inadimplência.

É importante lembrar que apesar de ter um orçamento bem estruturado, nem sempre tudo sai exatamente como o planejado. Pois diversos fatores externos e fora do controle da administração da escola podem influenciar no balanço financeiro. 

Dessa forma, o responsável por criar e acompanhar esse processo precisa ser flexível e ter a capacidade de lidar com cenários variados, tanto positivos quanto negativos.

Qual a finalidade de um orçamento escolar?

Em linhas gerais, o orçamento escolar tem algumas finalidades, como por exemplo: 

• Promover a previsão geral da situação financeira da escola por determinado período;
• Efetivar o controle financeiro da escola, permitindo verificar constantemente se as ações já realizadas ou em andamento estão no caminho para atingir as metas estipuladas no planejamento estratégico;
• Viabilizar decisões mais assertivas. Com as necessidades de algumas mudanças, o orçamento escolar é vital para que esses redirecionamentos sejam feitos de maneira a não colocar em risco a saúde financeira da instituição;
• Programar investimentos e a criação de novos projetos.

6 dicas práticas para fazer um orçamento escolar de sucesso

Apesar de ser um pouco complexo e um trabalho que merece bastante atenção, a construção de um orçamento escolar de sucesso não é impossível. Confira as dicas a seguir. 

Mapeie as despesas

Levante todos os custos da sua escola, tanto os fixos quanto os variáveis. É essencial tê-los em vista para saber exatamente o que está sendo pago, se há gastos desnecessários e quais despesas são extremamente importantes. 

Não deixe nada de fora. Coloque todas as taxas, impostos, manutenção, reposição, encargos trabalhistas, aquisição de materiais esportivos, manutenção anual de equipamentos eletrônicos e máquinas, entre outros. Quando falamos em todos os gastos, são todos mesmo.

Reveja gastos

Após mapear todas as suas despesas, analise se de fato todas elas deveriam estar dentro do seu orçamento. Falamos isso, pois a maioria das pessoas e instituições de ensino tem gastos que podem ser cortados sem que o ambiente escolar tenha prejuízo.

Então, é importante fazer uma análise para retirar tudo quanto não for necessário. 

Estabeleça um teto

A partir das despesas mapeadas e dos gastos reavaliados, tenha um teto de gastos, pois com ele, você terá mais controle sobre as finanças da instituição.

Assim, evitará comprometer a saúde financeira da escola, já que os gastos não serão maiores que a arrecadação.

Defina metas

Ao definir metas, pense na realidade da sua escola. É preciso ter metas claras e alcançáveis, de acordo com os objetivos da escola. Por exemplo, se a escola precisa economizar, veja o que pode ser reduzido ou excluído do orçamento sem afetar a qualidade dos seus serviços.

Se o objetivo for a compra de algum equipamento ou a contratação de um novo profissional, por exemplo, é preciso revisar o orçamento para saber se há condições para tal.

A projeção de diferentes cenários para essas metas também é de grande valia. As previsões precisam levar em conta situações de contexto otimista, realista e pessimista.

Determine prazos

A definição de prazos é um dos pontos mais relevantes do orçamento, já que todas as estimativas são feitas com base em períodos de tempo específicos.

O orçamento permite identificar o momento ideal para assumir uma nova despesa ou o prazo mais adequado para o parcelamento de uma dívida.

Acompanhe indicadores e métricas

Após construir todo seu orçamento, esteja atento aos indicadores e métricas. Eles variam conforme a instituição. No entanto, existem indicadores relevantes para uma boa gestão escolar. São eles o número de matrículas, a taxa de crescimento, as contratações e a rotatividade de colaboradores, entre outros.

Ao acompanhar as métricas, você consegue avaliar a evolução das condições da escola e, de acordo com essa análise, tomar decisões adequadas e estabelecer metas de acordo com a realidade.

Também é importante ficar de olho na atuação de outras instituições, a fim de ter uma visão sobre o seu mercado de atuação e público-alvo. Assim, você conseguirá saber como melhorar os seus serviços, captar novos alunos e manter a fidelidade dos atuais.

O orçamento escolar é uma forma contribuir para melhores decisões financeiras. Também proporciona mais embasamento para lidar com eventuais cenários desfavoráveis na sua instituição.

Para te ajudar com isso, é interessante utilizar um sistema de gestão escolar que possua um business intelligence (B.I).

Por ter todas as informações acadêmicas e financeiras registradas em um sistema, o B.I oferece uma visão geral da escola baseada em dados seguros, o que te faz acompanhar cada processo e tomar decisões mais assertivas. 

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Inclusive, o que acha de falar com um de nossos especialistas e saber como isso pode ajudar a sua escola?