No cenário atual, saber gerenciar as finanças da escola de educação infantil é de suma importância para a sustentabilidade da instituição.

Afinal, independentemente do ramo de atuação, a pandemia da Covid-19 trouxe implicações que exigem maior cautela e a busca de novas estratégias para superar os desafios impostos por esse período de instabilidade econômica.

Tendo isso em vista, a proposta deste artigo é mostrar como analisar melhor as finanças de uma instituição de ensino infantil e como fazer otimizações a partir das análises feitas.

Veja, também, a importância de ter um planejamento e um controle financeiro mais eficaz na gestão de sua unidade escolar. Boa leitura!

Como analisar melhor as finanças da escola de educação infantil?

Gerir recursos nas instituições de ensino é uma atividade que demanda muita habilidade e compromisso, já que os desafios que envolvem a parte de finanças são muito mais complexos do que os de empreendimentos de outros nichos.

Nas escolas, os gestores precisam separar parte da receita para investir em treinamento de pessoal e capacitação de professores, por exemplo.

Nessa perspectiva, é necessário analisar as finanças para gerenciar todos os setores da sua instituição de educação infantil — o administrativo, o de recursos humanos e o financeiro. Para tanto, é preciso seguir algumas dicas primárias.

Observe quais são:

• gerencie seu fluxo de caixa e estabeleça prioridades;
• conheça o destino dos recursos e avalie os resultados;
• analise os gastos mensais e compare-os com os meses anteriores;
• reveja formas de economizar em contas fixas de água, luz e telefone;
• reavalie os contratos com fornecedores e ofereça pagamentos antecipados para ter descontos;
• analise qual seria o gasto mínimo necessário para manter as atividades e preservar a qualidade dos serviços;
• avalie em quais setores pode cortar gastos e invista mais em tecnologias que favoreçam o processo educacional.

Por que o planejamento e o controle financeiro na gestão da escola é tão importante?

O principal objetivo do planejamento e do controle financeiro das escolas é manter uma gestão eficiente e sustentável. Assim, gestores devem priorizar investimentos de modo que o dinheiro aplicado resulte em benefícios favoráveis ao crescimento da instituição de ensino.

E como fazer isso se não prezando pela organização financeira? Com ela, o controle sobre entradas e saídas de recursos será feito periodicamente. Esse controle, por sua vez, deve ser realizado acordo com a movimentação financeira da escola — quer seja semanal, quinzenal ou mensal.

O importante é a administração trabalhar de forma a operar sempre com saldo positivo e manter os compromissos em dia. Porém, para alcançar esse nível de gestão planejamento e dedicação são não só necessários, mas vitais.

Aqui, é preciso manter um bom planejamento e controlar, eficientemente, as mensalidades que são pagas em dia. Quanto aos atrasos, o ideal é propor negociação com pais e responsáveis e flexibilizar medidas que possam reduzir a inadimplência.

Atentar a esses detalhes é fundamental para que toda a engrenagem financeira flua bem. Nesse sentido, manter o departamento financeiro bem organizado — e usar de transparência nos contratos da escola — são ações que ajudam a construir uma imagem mais positiva da organização diante de seu público-alvo: familiares de alunos e a outras pessoas da região em que a escola está localizada.

Para ir além, um fator a mais na melhoria das finanças da escola de educação infantil é a tecnologia. Afinal, empresas dos mais variados os nichos buscam inovações — e investir em recursos como softwares e aplicativos que facilitam a gestão financeira faz parte disso.

Assim, aliar as rotinas diárias com soluções inovadoras pode otimizar os serviços e gerar substancial economia.

Quais são os passos mais relevantes de uma análise financeira da instituição?

Enumeramos os passos essenciais para a gestão alcançar resultados mais promissores na administração das finanças da escola de educação infantil. Confira com atenção!

Defina metas claras e possíveis

Gestores mais experientes orientam que a análise financeira bem sucedida é aquela que começa com a definição de metas claras e possíveis. Contudo, poucos administradores dão atenção a isso, o que pode colocar a perder toda a eficácia de seu plano de negócios.

Dessa forma, o ideal é analisar a real situação financeira de sua escola e estabelecer metas possíveis de serem alcançadas.

A pandemia de coronavírus fez mudar toda a estratégia das atividades em pouquíssimo tempo. Como quase ninguém estava preparado, as atuais circunstâncias exigem o processamento uma análise financeira mais detalhada para driblar a crise e manter-se vivo no mercado.

Nesse contexto, a habilidade para reorganizar as finanças e a definição de metas tornam-se essenciais ao sucesso da gestão escolar em tempos de “vacas magras”.

Faça projeção financeira

Com as metas bem definidas, a gestão escolar pode projetar as finanças e reordenar prioridades para os próximos meses ou anos. Pois, manter essa organização e um planejamento adequado é o caminho mais seguro para prever algum embargo, antecipar soluções e visualizar os resultados esperados.

Nas instituições menores, em que os planos de negócios são mais modestos, essa previsão pode ser baseada no fluxo de caixa.

Utilize indicadores

Se os passos acima já foram colocados em prática, a sugestão seguinte é utilizar indicadores para elaborar projeções financeiras mais plausíveis, já que a avaliação desses números mostrará o real desempenho das estratégias utilizadas.

Assim, com os dados em mãos, a administração pode perceber melhor os entraves e viabilizar soluções mais eficazes.

Considere os resultados obtidos com a análise

Para uma análise financeira bem-sucedida, manter o fluxo de caixa atualizado é essencial, pois isso permite o acompanhamento dos resultados esperados. Dessa forma, você poderá observar os investimentos e verificar a evolução de cada projeto.

Esses fatores, por sua vez, são primordiais para guiar a tomada de decisão. Além disso, a manutenção de um controle financeiro mais qualificado possibilita a identificação de falhas que podem sinalizar oportunidades de rever propostas e de redefinir objetivos. 

Como você pôde notar, o bom gerenciamento das finanças da escola de educação infantil é possível, desde que a gestão priorize questões como organização, planejamento e estabeleça, como prioridade, a adequação de medidas que objetivem a economia.

Desse modo, a instituição pode se tornar mais competitiva e alcançar a solidez necessária à continuidade de seus projetos.

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