A LGPD já está em vigor e isso representa que há uma maior necessidade de adaptação por parte das instituições. Nesse sentido, as organizações já estão se movimentando para entender melhor a lei e contratar as pessoas certas a fim de estruturar o compliance. A conformidade é uma questão de competitividade e sobrevivência no mercado, por isso, é interessante de seguir.

Desse modo, é possível evitar problemas diversos âmbitos que podem se colocar como empecilho para a continuidade das operações. Por outro lado, com a questão resolvida, a instituição já poderá se garantir forte no mundo que se preocupa com a privacidade, bem como assegurar maior proteção de dados internamente.

Se você está procurando um guia para entender a LGPD e como implementar de maneira prática, este é o artigo para você. Não deixe de ler!

A importância de implementar a LGPD da forma correta

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi aprovada e já começou a vigorar. Com ela, vieram muitas discussões acerca de segurança, privacidade e dos limites de empresas no relacionamento com os clientes. No setor da educação, em que há uma massiva coleta de dados de alunos, as instituições devem então encarar a necessidade de adaptação também.

Então, por que exatamente se preocupar com essa lei? Primeiramente, para evitar perda de alunos em sua instituição. Com o aumento da disseminação de informação sobre a importância da privacidade, mais pessoas estão cientes de seus direitos e do poder que detêm sobre seus dados.

Assim, caso sua escola não priorize a conformidade e adaptação, esses clientes poderão se sentir insatisfeitos e finalizar o relacionamento com a empresa — reduzindo as taxas de retenção. Uma vez que se sentirão prejudicados e inseguros, eles podem também não recomendar a organização para outras pessoas, o que prejudica a captação de novos estudantes.

Em uma visão ainda mais pragmática, podemos mencionar as multas da lei. Fala-se de até R$ 50 milhões de reais em multas caso uma companhia não apresente um devido programa de compliance e sofra com investidas de criminosos. Isso, por sua vez, gera grande impacto na gestão financeira e na continuidade, bem como descontrole nos custos.

Afinal, caso ocorra algum ataque virtual explorando brechas de uma instituição que não se adaptou à lei, a empresa terá que naturalmente responder para os órgãos fiscalizadores, assim como deverá arcar com os prejuízos das ações criminosas.

Um desses prejuízos é a instabilidade nos processos operacionais, o que gera gargalos produtivos, gera lentidão e atrapalha o dia a dia de colaboradores, professores e alunos.

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Em uma situação dessas, os dados ficarão inacessíveis ou corrompidos e o peso sobre a TI aumentará, uma vez que a necessidade por suporte será crescente. Essa insegurança vai se alastrar pela escola e culminar em problemas em todos os âmbitos. Como evitar isso? Confira o próximo tópico!

Passo a passo para implementar LGPD com segurança

Agora, vamos conhecer algumas etapas e estratégias para implementar a nova lei em sua organização.

1- Conhecer a lei

Inicialmente, estude todos os aspectos da lei e leia o projeto para entender mais. Como a importância da TI é grande para o compliance, é fundamental que os profissionais entendam o que a norma prescreve de modo a saber como ela impacta a sua instituição.

Dessa forma, você conseguirá pensar de forma eficiente em abordagens para atender os pontos mais importantes dentro do contexto da escola.

Ou seja, é preciso saber as principais definições de consentimento, dados sensíveis, titulares, bem como tratamento de dados etc. Nesse sentido, é essencial conhecer as exceções para o tratamento sem consentimento também, assim como técnicas que podem ser utilizadas para evitar a exposição de dados pessoais. 

2- Mapear dados

Então, sua instituição precisa realizar um completo mapeamento de todos os dados pessoais gerenciados, de funcionários, alunos, professores, parceiros, entre outros.

Saiba quais são esses dados, quem os coletou, qual a finalidade do uso deles, quem é responsável por cuidar deles, onde são armazenados, bem como informações acerca do ciclo de vida de cada dado. Esse mapeamento inclui também dados de parceiros e terceiros.

Esse cuidado é importantíssimo, principalmente porque a LGPD define que a empresa deverá apresentar uma finalidade clara para cada informação tratada. Inclusive, esse propósito para uso será apresentado ao titular para solicitação de seu consentimento.

Posteriormente, o controle desses dados pode ser feito com uma plataforma de gestão. Assim, integrando e centralizando os processos para que haja melhor visibilidade.

3- Analisar riscos

Outra dica interessante é avaliar os riscos e os impactos aos quais a empresa pode estar sujeita. Para tanto, é preciso levantar as possíveis ocorrências de problemas envolvendo os dados, de modo a entender as implicações negativas dos ataques e garantir proatividade.

Com isso, a gestão deve conduzir uma análise que separa os perigos por probabilidade e consequência, o que vai suscitar ações adequadas para cada ameaça.

4- Definir uma equipe

A LGPD prescreve que a empresa deve nomear um encarregado de proteção de dados. O profissional responsável por gerenciar a compliance e acompanhar o processo, se comunicando com os órgãos principais de fiscalização. Além disso, a escola pode também preparar alguns membros e definir uma equipe inteira para cuidar dessa questão — uma ação para assegurar o máximo de organização e cuidado.

5- Abrir canais de comunicação 

Como o novo desafio é conseguir consentimento antes de começar a coletar e tratar os dados das pessoas, você precisará abrir canais de comunicação para solicitar essa autorização e permitir mudanças posteriores. Afinal, a LGPD dá poder ao titular de solicitar alteração, exclusão, portabilidade, revogação de consentimento em dados específicos, retificação, entre outras ações.

6- Definir políticas de segurança

A LGPD diz respeito ao cuidado com a proteção de dados. Portanto, você precisará definir uma política completa e abrangente em sua instituição. Essa política deve conter boas práticas, regras sobre controle de senhas, definições sobre o uso de softwares específicos para segurança, bem como um plano de ação em casos de desastres. 

Inclui-se também uma política de privacidade, que deverá ficar clara para os estudantes para informá-los como seus dados estão sendo gerenciados.

7- Monitorar resultados

Depois que as ações anteriores forem aplicadas, a escola precisará monitorar os resultados e garantir que a segurança esteja em dia. Esse acompanhamento permitirá identificar possíveis falhas e pontos de melhoria para que a organização chegue à conformidade e à adaptação da lei de forma segura e eficiente.

Entender como implementar a LGPD é essencial nesse momento, já que a lei está em vigor. Em escolas, o gerenciamento de dados dos estudantes, pais, funcionários e professores faz parte dos processos cotidianos.

Para otimizar e acelerar ainda mais o processo de adaptação, a empresa pode contar com o apoio de uma consultoria específica, que reduzirá os erros e ajudará com expertise.

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