Um dos principais desafios das escolas é prestar um bom atendimento aos pais e alunos. A influência do digital gera uma certa inconstância no público, que migra rapidamente de uma instituição para outra por poucos detalhes. Por isso, trabalhar com uma secretaria virtual é fundamental para não perder alunos pela incapacidade da gestão.

O sistema de gestão escolar tem sido um grande aliado para entregar um atendimento de qualidade ao otimizar a rotina dos colaboradores e dos professores ao mesmo tempo em que oferece gerenciamento dos dados e agilidade nas respostas. Como resultado, o número de gargalos diminui promovendo mais satisfação aos pais e alunos.

Ao optar pela secretaria virtual, o setor automatiza a maioria das demandas, otimiza a produtividade da equipe e mantém o foco em atividades que colaboram diretamente para potencializar a qualidade dos serviços prestados.

No artigo de hoje abordaremos as principais vantagens da implantação da secretaria virtual por meio de um software de gestão escolar eficiente.

Boa leitura!

Quais os principais benefícios da secretaria virtual para a sua escola?

1. Unificação dos dados dos alunos

A primeira vantagem da secretaria virtual é que os dados dos estudantes são centralizados no sistema de gestão escolar, auxiliando o acesso dos professores, gestores e demais colaboradores.

Dessa forma, sempre que necessário, os funcionários autorizados poderão verificar com mais agilidade os prontuários virtuais dos alunos e acessar todo o seu histórico, como:

• dados pessoais;
• frequência escolar;
• apontamento dos professores;
• notas;
• sanções disciplinares;
• pendências financeiras, etc.

2. Gerenciamento dos prazos 

A secretaria virtual é uma excelente ferramenta para melhorar a gestão dos prazos de demandas da escola, como a entrega dos documentos, por exemplo.

Esse controle pode ser realizado em situações diversas, sendo as mais frequentes:

• divisão dos documentos essenciais que devem constar no prontuário de cada estudante, como certidão de nascimento, RG, CPF, registro de instituições anteriores (para o caso de alunos transferidos), históricos médicos, entre outros, sob responsabilidade dos pais;
• entrega das notas das avaliações dos alunos, relatórios e cronogramas de aulas por parte da equipe docente.

Isso é essencial para evitar ruídos de comunicação e a perda dos prazos, além de facilitar e organizar a rotina da escola. A tecnologia é uma grande parceira das instituições de ensino, colaborando para o fim do acúmulo de documentos impressos que podem se perder a qualquer momento.

3. Praticidade na efetivação das transferências entre turmas

Manualmente, qualquer movimentação dos estudantes de uma turma para outra demanda uma extensa reestruturação de arquivos e registros, tornando o processo ainda mais demorado e sujeito a falhas.

Com uma secretaria virtual na sua escola, a transferência entre turmas ou mesmo de período é feita de forma prática e ágil, já que é necessário apenas acessar o sistema e ajustar as matrículas de cada aluno.

Após isso, o próprio sistema reajusta as turmas e emite a relação de estudantes para o controle de cada docente.

Além de todas essas vantagens, a análise da existência de vagas é feita de um jeito muito mais prático. Juntas, a secretaria e a direção da escola conseguem saber com mais agilidade quais turmas estão totalmente completas e quais ainda estão em aberto.

4. Gestão do desempenho das avaliações

A secretaria virtual possibilita que os resultados das avaliações sejam gerenciados de um jeito mais eficiente. 

Além dos boletins escolares, o sistema permite a geração de relatórios dos alunos aprovados, reprovados e em recuperação, bem como a análise da curva de aprendizagem de cada turma.

Sendo assim, por meio de uma gestão otimizada dos resultados, é possível relacionar os fatores para a queda do desempenho, seja nas esferas individuais ou coletivas, como questões comportamentais, dificuldade na absorção dos conteúdos, ausências, entre outros.

A automatização dos processos escolares resulta em mais estrutura para a secretaria, possibilitando classificar as informações e estabelecer prioridades. Isso é crucial para o seu bom funcionamento.

5. Facilitação do processo de matrícula

Ter uma secretaria virtual ajuda a acabar com uma fila extensa de pais e responsáveis aguardando a realização da matrícula dos alunos. Exceto os novatos, todas as informações necessárias estarão registradas no sistema.

Dessa forma, será necessário apenas atualizar os dados anualmente, sem repetir todo o processo como se fosse feito pela primeira vez.

Uma das vantagens de trabalhar com a secretaria virtual é que o sistema de gestão escolar é conectado ao armazenamento em nuvem, permitindo que os pais acessem ao portal do aluno de onde quiserem e puderem e dali eles podem solicitar a matrícula e rematrícula dos estudantes.

Toda essa praticidade é importante para a gestão escolar, que otimiza tempo com atendimento para os colaboradores e também com as famílias, atendidas com conforto e agilidade graças ao suporte da tecnologia.

6. Gestão da inadimplência

É possível monitorar completamente a ficha financeira do aluno e se antecipar a possíveis casos de inadimplência.

Isso acontece porque o sistema mostra quem são os alunos com atraso nas mensalidades e quais parcelas não há confirmação de pagamento. Os dados também ficam à disposição dos pais e responsáveis, para que eles tenham melhor controle sobre as finanças, evitando atrasos nos pagamentos.

Além disso, informatizar esse item da gestão financeira da sua escola simplifica qualquer ação estratégica de relacionamento com as famílias inadimplentes sem causar qualquer desconforto. O resultado é a garantia de receber todos os valores e evitar a evasão de alunos. 

7. Eficácia no atendimento ao público

É válido destacar toda a eficácia no atendimento aos familiares dos alunos. Com o sistema de gestão escolar, você estrutura a secretaria virtual da sua instituição de ensino e permite o acesso de todos os serviços por meio dos canais de comunicação digital da escola 

Alguns dados mais básicos, que seriam obtidos somente por solicitação presencial, por e-mail ou telefone, agora podem fazer parte da base de dados do armazenamento na nuvem.

Em compensação, o trabalho da equipe na escola é otimizado, já que tudo está concentrado num único sistema, reduzindo o tempo de respostas para perguntas frequentes à medida que o processo ganha agilidade.

É uma maneira de demonstrar cuidado com os pais e responsáveis, uma vez que a escola tem todas as informações sobre os alunos em cada contato feito. 

Saber que os alunos são acolhidos e recebem toda a atenção necessária para ter um bom desempenho nos estudos é fundamental para que esses pais desenvolvam uma relação de confiança com a instituição.

8. Avaliação do desempenho dos alunos

Como você já viu, a secretaria virtual oferece a possibilidade de acompanhamento do desempenho dos alunos.

Além disso, é possível acompanhar também os efeitos das iniciativas realizadas no desenvolvimento dos alunos.

É uma ferramenta importante para analisar os resultados dos métodos de ensino utilizados, já que a escola terá um controle de desempenho que é de conhecimento dos alunos. Além disso, a secretaria virtual permite identificar quais estudantes necessitam de estratégias personalizadas para absorver os conteúdos da melhor forma possível.

Do mesmo modo, isso possibilita analisar o desempenho dos professores. A partir desse controle mais objetivo, a gestão observa a relação entre professores e alunos e os resultados das turmas. Com isso, é possível elaborar um plano de carreira atrativo e um cronograma de treinamentos, entre outras hipóteses que ofereçam melhorias.

9. Redução de custos

Outro grande benefício da secretaria virtual é a redução de custos. Quando você identifica falhas na rotina da instituição de ensino, que engloba processos administrativos e pedagógicos, é possível conduzir os esforços e investimentos para iniciativas que ofereçam melhor retorno. Também é possível controlar o financeiro da escola por meio do sistema.

Além disso, a escola passa a gastar muito menos com alguns materiais, trazendo mais sustentabilidade para a sua rotina. Os ambientes têm mais utilidade, já que não há necessidade de usar tantos armários, pois as informações ficam armazenadas em computadores.

Conclusão

Implantar uma secretaria virtual com um bom sistema de gestão escolar traz uma variedade de benefícios para toda a comunidade, já que todos saem ganhando com tudo o que ela promove.

Compreender a importância da tecnologia na gestão educacional é fundamental para identificar as necessidades de pais e alunos e oferecer o melhor atendimento com o que há de mais atual no mercado.

Nesse quesito, a Activesoft entendeu as necessidades dos gestores escolares e desenvolveu o mais completo sistema de gestão educacional do segmento. Já imaginou gerenciar a sua escola de forma eficiente utilizando apenas uma única plataforma?

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