Não é segredo para ninguém que o grande objetivo das instituições de ensino é se destacar no mercado por meio da qualidade e bom desempenho de seus alunos.

Para que esse objetivo seja alcançado, é necessário que seja feita uma boa gestão da parte pedagógica e de infraestrutura, mas há outro fato importante nesse processo – controle de contas a receber.

Quando a instituição não tem um bom controle de contas a receber e a pagar, pode sofrer com inadimplências ou com a aplicação ineficiente de recursos. Desse modo, a instituição perde a oportunidade de oferecer preços competitivos.

Além disso, o problema interfere, também, na qualidade da estrutura oferecida para os alunos. Ou seja, a escola deixa de atrair grandes talentos.

Neste post, vamos entender como é possível melhorar o controle de contas a receber e a pagar em uma escola, otimizando a gestão financeira. Confira!

Mantenha o setor financeiro organizado

Não dá para fazer um bom controle de contas em uma escola, sem que o departamento financeiro esteja organizado, com a estruturação de controles como o fluxo de caixa, e as contas a pagar e receber.

A organização favorece o acompanhamento de perto das contas e facilita o controle diário do fluxo de caixa, que são tarefas vitais para o crescimento e sobrevivência de uma boa estrutura escolar. Quando o gestor equilibra os custos com o faturamento, dá o primeiro passo rumo a uma administração eficaz dos recursos.

Contar com um bom sistema de gestão é indispensável nesse cenário, pois o gestor terá controle sobre os dados. Desse modo, os dados gerados poderão ser analisados por meio de relatórios, gráficos e métricas.

Afinal, a boa avaliação dessas informações garantem os insights norteadores para ajustes, além de contribuir para a previsão de eventuais problemas.

Com esse processo de melhoria contínua, é possível criar uma rotina de atividades que otimizem o controle das despesas, garantindo um domínio dos gastos, evitando surpresas desagradáveis.

Faça uma projeção dos custos

Com a utilização da tecnologia, o gestor passa a ter uma maior organização dos custos com detalhes fundamentais para implementar uma gestão eficiente. A partir dos dados coletados, é possível fazer uma análise refinada do orçamento disponível e alocar os valores de acordo com as prioridades.

Essa projeção de despesas permitirá que o planejamento saia exatamente como foi estabelecido, retirando todos os gastos desnecessários, ou que não são prioridades para a instituição. A projeção de custos é o que garante a sobrevivência financeira da instituição de ensino, por simplificar as tarefas de cobertura de todos os custos básicos.

Por isso, é tão importante que os dados estejam em um banco de dados unificados, para que o gestor tenha acesso a todas as informações importantes.

Estabeleça prioridades

Uma boa gestão de custos é aquela em que o gestor trabalha com base em prioridades. É importante que o gestor escolha uma metodologia que facilite as análises da situação geral da escola, com vistas a todos os setores. O foco deve ser sempre em conseguir reduzir custos, sem perder qualidade.

Definir prioridades é de extrema importância em uma movimentação financeira que tem o envolvimento de diversos setores e processos. Somente assim, é possível obter ganhos consideráveis, com remanejamento de prioridades de utilização e investimentos.

Assim, podemos incluir uma mudança cultural que vise um comportamento mais consciente em relação a todos os bens existentes.

Calcule corretamente o custo por aluno

Antes de oferecer um produto ou serviço, as empresas precisam fazer uma análise detalhada das despesas e demais fatores críticos, para depois pensar em precificação. Nesse cenário, o gestor deve se atentar a fatores que vão além do corpo docente, como por exemplo:

• leve em conta todos os custos em relação a manutenção da infraestrutura da instituição;
• calcule todas as despesas relativas a implementação de inovações e melhorias na qualidade do ensino;
• analise as despesas com os possíveis prestadores de serviço da instituição.

É importante que as mensalidades, que são a principal fonte de receitas da escola, representem um equilíbrio entre a demanda, custos e a qualidade percebidas pelos alunos e seus pais.

Identifique desperdícios

Quando as contas da instituição nunca ficam no azul, é sinal de que tá na hora de identificar para onde esses recursos estão indo. Desse modo, passe um “pente fino” nos dados para identificar em quais aspectos vocês estão precisando gastar menos. Entre os gastos que podem ser repensados, podemos destacar:

• a compra excessiva de materiais de limpeza e conservação das instalações;
• troca e manutenção de mobiliário e equipamentos que ainda estão funcionais;
• desperdícios de itens de papelaria e materiais de escritório;
• gastos excessivos com água, energia elétrica e telefone — identificar onde estão os excessos.

Dessa forma, partir do momento em que o gestor sabe exatamente o quanto está gastando em cada uma desses quesitos, tem mais base para implementar as medidas de controle e contenção de despesas.

Utilize a tecnologia a seu favor

Em tempos de transformação digital, não faz sentido gerir qualquer tipo de empresa sem o auxílio da tecnologia. Uma instituição de ensino pode se beneficiar muito com o uso de um software de gestão desenvolvido sob medidas para as escolas.

Desse modo, com a solução, o gestor passará a ter em mãos uma série de ferramentas e recursos facilitadores. O que contribuirá para o melhoramento da gestão financeira e de outras áreas.

Além de facilitar a manipulação dos dados e centralizar essas informações em um banco de dados, o uso da tecnologia pode ajudar as empresas a reduzirem uma série de custos, pois elimina uma série de atividades burocráticas e repetitivas, e contribui para a redução de erros.

Em relação às contas a pagar e a receber, o uso do sistema de gestão simplificará o acompanhamento de perto de todos os custos. Além de que facilitará a análise dos inadimplentes, deixando o trabalho mais transparente e eficiente, por exemplo.

O bom controle de contas a receber e a pagar deve ser sempre pautado no planejamento e na análise de dados.

Tudo isso é facilitado com a instituição utilização de um bom sistema de gestão como o da Activesoft, que permita, além da otimização de processos relativos à gestão educacional, auxiliar os profissionais de outras áreas, como a de finanças da escola.

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