Faz parte da rotina de um ambiente escolar trabalhar com uma série de documentos, seja dos alunos, funcionários, de fornecedores e órgãos que regulamentam o seu funcionamento. Se por um lado, parece muitas burocracias na escola, por outro, é necessário contar com toda essa papelada para não haver problemas.

Para uma escola funcionar com mais eficiência e produtividade em tempo integral é necessário reduzir todos os trâmites possíveis e simplificar os processos internos. 

Isso ajuda a instituição de ensino a ter mais preparo para o atendimento de pais e alunos, além de otimizar o tempo dos colaboradores.

Há formas diversas de minimizar ou extinguir a burocracias na escola e os benefícios contemplarão toda a comunidade escolar. Quer saber como? Continue a leitura do conteúdo de hoje até o final para não perder nenhum detalhe. Vamos lá?

Qual o impacto das burocracias na escola?

As burocracias na escola estão presentes de diferentes formatos. É possível percebê-la desde o primeiro contato, no ato da realização de matrículas, com a exigência de determinados documentos, geração de notas fiscais, confirmar o pagamento de mensalidades e outros valores, além da realização de reembolsos, quando necessário.

Isso é apenas alguns dos processos que fazem parte do dia a dia de empreendedores, gestores, colaboradores, pais e alunos. Se formos listar tudo, você vai se dar conta da quantidade de processos que integram a sua instituição de ensino. E cada um deles requer tempo específico para realização.

Esse tempo dedicado aos processos não acrescenta valor à escola, já que poderia ser melhor utilizado no desenvolvimento do ambiente escolar, como foco no aprimoramento do ensino e na criação de outros serviços que sejam relevantes para a comunidade escolar.

Como diminuir as burocracias na escola?

As burocracias existem para organizar os processos de diferentes instituições, públicas ou privadas, de segmentos diversos e não seria diferente nas escolas.

Porém, com o passar dos anos, as políticas internas vão sofrendo alterações e se ajustando conforme as tendências do mercado educacional. Além disso, há diversas metodologias aplicadas para eliminar desperdícios, fazer uma gestão adequada do tempo e, consequentemente, aumentar a produtividade dos colaboradores.

Num mundo cada vez mais digital, o excesso de documentos impressos vai ficando cada vez mais obsoleto. A tecnologia na educação vai muito além do seu uso em sala de aula como forma de potencializar o ensino de algumas disciplinas. Hoje, as soluções digitais são as grandes aliadas de todos os departamentos das instituições de ensino.

Sendo assim, é possível reduzir a burocracia com a ajuda da tecnologia. A seguir, veja as principais dicas que selecionamos para tornar os processos da sua escola mais práticos e ágeis.

Leve a tecnologia para todos os setores

O primeiro passo para minimizar as burocracias na escola é aceitar a tecnologia como uma grande aliada nesse processo. Assim, você deixa as pilhas de papéis no passado de uma vez por todas, já que todos os documentos podem ser utilizados no formato digital.

Para iniciar um processo de informatização em todos os departamentos da sua escola, é preciso investir em equipamentos adequados para esse fim, como computadores, notebooks, smartphones, impressoras multifuncionais, e uma boa conexão de internet.

Com toda essa estrutura, você não apenas facilita o trabalho das equipes, mas também as ações de responsabilidade de pais e alunos. 

Por exemplo, ao invés de receber cópias impressas dos documentos dos alunos e arquivá-los, você pode solicitar o envio dos arquivos por meio de um sistema ou outro recurso semelhante. 

Para garantir o funcionamento adequado de todo esse sistema, é indispensável contar com uma infraestrutura básica de TI para dar suporte às equipes e não comprometer as entregas e o cumprimento de prazos.

Identifique as necessidades da sua IE

Após estruturar o ambiente escolar com todos os recursos tecnológicos necessários, o próximo passo é identificar as necessidades da sua instituição de ensino. 

Elas podem ter conexão direta com os objetivos que você enquanto proprietário e/ou gestor escolar deseja alcançar, como por exemplo:

• Otimizar o processo de matrícula;
• Impulsionar a captação de alunos;
• Aumentar a eficiência da gestão financeira;
• Reduzir a inadimplência;
• Diminuir a evasão escolar;
• Aprimorar o acesso de dados nos setores onde há maior deficiência neste aspecto por meio de ações efetivas.

Dessa forma, os seus colaboradores abrem mão do uso de recursos manuais pouco eficazes. Seja firme na proposta de inserir todas as informações de maior relevância num único local, como um sistema apropriado às necessidades da sua escola.

Encontre um software de gestão adequado

O uso do software de gestão já é uma realidade em empresas de segmentos e tamanhos variados. No mercado, há uma infinidade de ferramentas desse tipo desenvolvidas e comercializadas exclusivamente para escolas.

Esse recurso realiza o controle de todos os processos escolares. Sua proposta de automatização de tarefas permite a unificação de todos os componentes do processo e gerenciamento educacional.

Há diversos tipos de sistema de gestão escolar e você pode adquiri-lo por módulos ou numa proposta mais personalizada, respeitando as necessidades da instituição de ensino.

Informatize a sua secretaria

A secretaria concentra a maior quantidade de informações escolares. É no setor que estão arquivados documentos contendo informações de alunos e professores.

Com a implementação de um sistema de gestão é possível obter um departamento 100% digital, viabilizando a gestão de matrículas e rematrículas, lançamento de documentos digitais, emissão de relatórios de desempenho, etc.

Imagine só o cenário ágil e prático que a sua escola terá por meio da secretaria digital: sempre que um aluno precisar de uma declaração de vínculo, frequência e boletim, basta acessar o portal do aluno e solicitar a documentação a partir do banco de dados do sistema da secretaria. Essa facilidade ajuda na redução das burocracias na escola.

Observe o desempenho dos alunos e professores

No sistema de gestão escolar há módulos para o gerenciamento pedagógico e acompanhamento do desempenho escolar, permitindo o lançamento de notas, presenças e faltas no sistema pelos professores.

A ferramenta também permite a emissão de relatórios contendo a frequência e desempenho individual dos alunos. Essas informações facilitam a identificação de problemas, auxiliando no desenvolvimento de estratégias para o combate da evasão escolar e dando suporte ao aluno em suas necessidades.

Utilize o sistema para a gestão financeira da sua escola

Cuidar das finanças é crucial para o funcionamento de qualquer escola. Manter a saúde financeira em dia é fundamental para garantir a manutenção da sua instituição de ensino. Por isso, é necessário registrar e controlar o fluxo de caixa de maneira eficiente.

Com o sistema de gestão escolar você consegue manter a organização financeira através da liberação de boletos, geração de relatórios para controle dos recebimentos e evita a  inadimplência, entre outras possibilidades.  

A plataforma oferece a opção da emissão de boletos com lembretes e acordo automático, função indispensável para pais e responsáveis que realizam pagamentos em atraso costumeiramente.

Através da gestão contábil registrada em sistema é possível digitalizar os documentos, tornando desnecessário o excesso de papéis no setor. Isso ajuda no acesso virtual aos arquivos, reduzindo a burocracia escolar. 

Otimize a comunicação com os estudantes

Manter uma comunicação eficaz é fundamental para a atualização de informações da sua escola com pais e alunos. 

Com o sistema de gestão escolar você emite comunicados oficiais sobre todas as ações realizadas no ano letivo, compartilhar informações sobre atividades e outros eventos. Assim, todos recebem as atualizações em tempo hábil.

Tome decisões seguras com a ajuda do sistema de gestão escolar

Tomar decisões é algo que exige cautela, já que cada escolha feita se refletirá em resultados futuros. As decisões devem ser tomadas levando em consideração dados seguros e não sob achismos. 

Por isso, contar com a ajuda de um software de gestão é fundamental para esse processo, pois através do recurso é possível emitir relatórios de todos os departamentos e decidir os próximos passos da escola.

Trabalhar com um sistema adequado para a sua instituição de ensino ajudará você a conseguir os dados necessários para trazer mais assertividade para cada decisão tomada, orientando a escola a obter o posicionamento almejado no mercado.

Conclusão

Burocracia é algo para o qual muitos brasileiros torcem o nariz e não é por menos. Os processos deveriam ser mais simplificados para otimizar a rotina de todos os envolvidos em qualquer lugar.

No setor de educação, a redução das burocracias na escola já é uma realidade com uso do sistema de gestão escolar. A melhor notícia sobre isso é que você não precisa investir em diversas soluções para cada setor da sua IE. Basta optar por um software completo para otimizar a gestão de todos os departamentos.

Na Activesoft, você encontra a melhor opção em solução de gestão educacional com ferramentas  para  gerenciar toda a sua escola com mais praticidade, agilidade, otimização de tempo, redução de custos e, é claro, da burocracia. 

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Colina Tech

06.03.2023