Trabalhar com um software de gestão escolar adequado soluciona os principais problemas de uma instituição de ensino, contribuindo para um gerenciamento mais eficiente.

O propósito da gestão escolar é proporcionar a estruturação, a movimentação e a conexão de todos os requisitos fundamentais para o progresso do sistema sócio-educacional das escolas.

As bases da gestão escolar (administrativa, pedagógica, efetividade de processos, relacionamento e tempo e financeira) favorecem toda a comunidade acadêmica, alunos, pais e responsáveis.

Além disso, um bom software de gestão escolar ajuda a resolver problemas constantes presentes na rotina das instituições de ensino. Veja quais são eles no conteúdo de hoje. Boa leitura!

Principais vantagens de um software de gestão escolar

Você, enquanto gestor da área, conhece mais do que ninguém a relevância que a educação possui para o cenário socioeconômico atual do país e o quanto que ela é indispensável para o avanço da sociedade.

Portanto, uma escola necessita de uma gestão efetiva e atual, que ajude na estruturação de todos os setores da instituição e outros elementos decisivos para que o ensino seja efetivo. Dessa forma, você assegura que o propósito maior da sua escola seja atingido: o aprendizado eficiente dos alunos.

Sendo assim, é primordial trabalhar com iniciativas que potencializam a gestão acadêmica, sendo a principal delas a utilização de um software de gestão escolar, capaz de integralizar todos os departamentos da sua instituição, graças à automação dos processos internos, que resulta na máxima eficiência da gestão.

Confira os principais benefícios do software de gestão escolar:

• Gerenciamento financeiro eficaz;
• Redução da evasão de alunos;
• Diminuição do índice de inadimplência;
• Melhoria na produtividade dos colaboradores;
• Utilização de dados precisos no momento da tomada de decisões estratégicas;
• Maiores resultados na captação de alunos;
• Potencialização da concentração e dedicação dos estudantes;
• Aumento da fidelização de alunos, pais e responsáveis.

Resolva problemas frequentes da sua instituição com o software de gestão escolar

Agora que você já sabe os principais benefícios de utilizar um software de gestão escolar, veja o que ele pode fazer na rotina da sua escola solucionando problemas requentes comuns a maioria das instituições de ensino, inclusive da sua:

1. Índices altos de inadimplência

A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados pelas instituições de ensino e que aumentou bastante motivado pela pandemia. 

Muitos pais e responsáveis foram afetados pelo desemprego ou pela redução de salário, impactando diretamente nos seus compromissos financeiros, sendo um deles o mais importante de seus lares: a educação dos seus filhos e tutelados.

Para contornar essa situação, é fundamental contar com um software de gestão escolar capaz de controlar rigidamente as contas a receber através do envio automático de boletos e lembretes aos alunos e seus familiares.

Além do mais, é indispensável ter uma estratégia de conciliação para garantir a saúde financeira da escola, prevenindo a perda de alunos.

2. Captação de alunos abaixo do esperado

O período de matrículas é um momento bastante concorrido entre as instituições de ensino e a captação de alunos nem sempre foi um objetivo fácil de alcançar.

Para facilitar esse processo, o software de gestão escolar possui uma ferramenta voltada para a captação de alunos integrada à gestão de matrículas, facilitando o processo de envio de documentação para o ingresso dos novos estudantes.

Alguns softwares oferecem recursos de marketing digital para divulgar a escola e alcançar potenciais alunos com um orçamento de baixo custo.

3. Ausência de alinhamento na gestão do ensino

O software de gestão escolar é determinante para ajudar na organização das disciplinas, além de padronizar as metodologias aplicadas pela escola para o ensino e avaliação.

Com a plataforma você consegue estruturar o calendário escolar, gerenciar as turmas, cadastrar atividades complementares e distribuir o plano de aulas entre os professores e a gestão.

Assim, a escola consegue preservar a padronização da grade curricular, monitorando o desempenho dos professores.

4. Problemas no suporte individual para cada aluno

Escolas de médio a grande porte tendem a apresentar dificuldades quando o assunto é o acompanhamento individual dos alunos, monitorando o desempenho, visando oferecer um atendimento personalizado, ajudando a aumentar a qualidade do ensino.

Por sorte, alguns softwares dispõem de módulos de gestão acadêmica e pedagógica, permitindo o registro automático de notas, frequência, atividades e demais eventualidades. 

É possível também contar com a geração de gráficos e relatórios divididos por alunos, turmas e matéria.

Dessa forma, o monitoramento do desempenho dos alunos torna-se mais fácil através de recursos customizados.

5. Quantidade excessiva de papéis 

O excesso de informações e documentação transformam a coordenação da secretaria da escola em algo totalmente burocrático, caso não haja o apoio de ferramentas tecnológicas.

Quando você unifica todos os dados da instituição num software de gestão escolar, os colaboradores autorizados podem acessá-los de forma prática e ágil, compartilhando os documentos virtuais com alunos, professores, pais e responsáveis sempre que necessário.

Assim é possível diminuir a utilização de papéis, otimizando a gestão de documentos com  o fim das impressões de arquivos, eliminando os gastos com essa demanda. Além disso, a rotina do setor fica mais ágil e, consequentemente, os processos ganham mais eficiência.

6. Insegurança ao tomar decisões

Muitos gestores de escolas agem de uma forma nada adequada no que diz respeito à tomada de decisão: fazem de qualquer jeito, na esperança de conduzir suas estratégias, sem o apoio de uma visão abrangente dos processos e números da instituição.

Através de um software de gestão escolar, é possível emitir relatórios que unificam incontáveis dados da escola. 

Com eles, é possível gerar insights e tendências do mercado educacional. Assim, você terá em mãos informações valiosas para ajudar na tomada de decisões mais assertivas.

7. Atendimento e comunicação ineficientes

Outro desafio bastante comum nas escolas é a deficiência em oferecer um atendimento e comunicação efetivos para todos os que fazem parte do ambiente escolar.

Por isso, o software de gestão escolar é um recurso fundamental para as instituições de ensino, pois atuam na redução da demanda de atendimento presencial e por telefone. Isso é possível graças à disponibilização de canais de autoatendimento para professores, alunos, pais e responsáveis.

No campo de acesso às informações, é necessário haver um espaço reservado para a publicação e compartilhamento de notícias, avisos e informativos, além do recurso de envio de mensagens relevantes através de e-mail, SMS e WhatsApp.

Você também pode recorrer ao bom e eficiente mural da escola. Ainda que seja necessário a impressão de comunicados para fixá-los nos quadros, o custo com essa demanda é bem pequena se comparado a fazê-la sem a ajuda do software de gestão escolar.

Vale ressaltar que no mundo atual, cada vez mais as agendas das pessoas estão lotadas de compromissos todos os dias, tanto do público interno quanto do externo da escola.

Com uma rotina bastante agitada, alguns familiares não conseguem se deslocar até a escola para resolver problemas que poderiam ser solucionados remotamente, assim como já fazem em relação a empresas de outros segmentos.

A instituição deve observar esses detalhes e oferecer soluções ágeis para otimizar o tempo, tanto dos seus colaboradores quanto dos alunos e seus familiares. 

São iniciativas como essa que fazem com que a comunidade escolar sinta orgulho em pertencer a um ambiente que cuida dos seus integrantes nas necessidades mais específicas e urgentes.

Conclusão

O universo digital já faz parte das instituições de ensino há um bom tempo, mas hoje ele ultrapassou as portas das salas de aula, laboratórios tecnológicos e afins e chegou onde tudo acontece: na gestão da escola.

Entender que a tecnologia está cada vez mais presente como parceira na rotina de trabalho do setor de educação é fundamental para compreender a importância de adotar um software de gestão escolar como solução complementar, otimizando os processos internos da escola, além de oferecer vantagem competitiva para essas organizações.

A Activesoft atua no segmento de software de gestão escolar há mais 20 anos, oferecendo o que há de melhor em solução tecnológica para o segmento educacional. Nosso sistema é o mais completo do mercado e vem transformando a gestão de instituições de ensino ao redor do Brasil.