A inadimplência escolar é um problema recorrente para muitos gestores. Para conseguir reduzir o número de alunos inadimplentes, os administradores necessitam adotar mecanismos e ferramentas que auxiliem na cobrança e facilitação do pagamento das mensalidades.
Além de manter um bom canal de diálogo com os responsáveis, fortalecendo o laço entre a família e a instituição.
Neste momento, o importante é evitar que a escola sofra com prejuízos causados pela inadimplência e consiga manter a qualidade no ensino oferecido. Por isso, o ideal é implementar soluções práticas, que possam ser usadas não só no momento da cobrança.
Pois, é fundamental que os recursos ajudem, também, a otimizar a gestão financeira da instituição de ensino, viabilizando o fortalecimento e crescimento sustentável do negócio.
Assim, compreendendo a necessidade de investir em soluções práticas para poder superar o problema, este artigo traz dicas para evitar e conter a inadimplência escolar. Além de explicar como um sistema de gestão pode auxiliar nas finanças das instituições de ensino.
Boa leitura!
Como evitar a inadimplência escolar?
Ter o controle das finanças de forma prática e otimizada é uma necessidade básica para o bom funcionamento de todo e qualquer negócio. Com as instituições de ensino não é diferente.
O gestor precisa estar atento à regularidade dos pagamentos, se antecipando a possíveis atrasos, para assim evitar que os alunos cheguem a inadimplência. Contudo, fazer isso de forma manual demanda muito tempo.
Sendo assim, para garantir o maior controle no fluxo de caixa, o administrador pode automatizar os processos do setor financeiro aderindo a um software de gestão integrada eficiente.
O sistema da Activesoft, por exemplo, é customizável, podendo ser adaptado para as necessidades financeiras de cada gestor. Com a possibilidade, os administradores poderão programar as datas de pagamento e o sistema se encarregará de reportar os atrasos no pagamento e auxiliar na cobrança das mensalidades.
Com o software, o gestor poderá acompanhar a situação financeira de cada estudante e assim propor formas de pagamento alternativas para que o responsável não deixe de cumprir com a obrigação financeira com a instituição.
Formas de pagamento que podem ser oferecidas
Cartão de crédito
Poucos são os lugares que ainda não aceitam pagamento com o cartão, seja na modalidade débito ou crédito. Por oferecer praticidade, o recurso se tornou indispensável para a rotina de boa parte da população, o cartão ganhou ainda mais espaço na vida das pessoas.
A alternativa, por mais que não seja a preferida dos gestores, é uma opção para assegurar que os pais continuem efetuando o pagamento das mensalidades, mesmo que seja de forma parcelada. E não só o pagamento é facilitado com o uso do cartão, mas também o processo de cobrança.
Os administradores podem gerar links de pagamento junto ao banco e enviar para os pais via e-mail, sms e WhatsApp, viabilizando assim a quitação do débito.
Com esse tipo de ferramenta é possível evitar e combater a inadimplência, pois a partir do momento em que os pais têm a possibilidade de efetuar pagamentos com o cartão, o valor investido fica assegurado. Dessa forma, é possível se programar em relação aos gastos da escola durante todo período acadêmico.
Boleto integrado
O boleto integrado vem para facilitar os pagamentos dos documentos de pagamento gerados pela instituição. Com o recurso, é possível emitir boletos para que os pais paguem no mesmo momento da emissão, possibilitando ao gestor alterar o vencimento ou valor do documento, caso o responsável fique inadimplente, tudo sem custo.
Além dessas vantagens, o melhor é que o software de gestão da Activesoft possui integração com a ferramenta de emissão de boletos. Em apenas um clique os documentos de cobrança são registrados e enviados, otimizando a rotina da instituição como um todo.
PIX
Desde o lançamento, a ferramenta de transferência instantânea e sem custos mudou a forma de realizar pagamentos. Seu uso é simples, rápido e prático, viabilizando a cobrança e o recebimento de quantias em segundos.
Empresários de diversos setores trouxeram a tecnologia de pagamento para dentro de seus negócios e o público aderiu com facilidade. A ferramenta oferece mais de uma forma de receber montantes e ainda possibilita que o gestor personalize a cobrança.
A forma mais prática de utilizar a ferramenta é informando a chave PIX atrelada à conta de recebimento da instituição de ensino por meio de e-mails e mensagens para os responsáveis.
Assim eles serão ainda mais estimulados a realizar o pagamento da mensalidade, já que, com o recurso, a transferência é feita de qualquer lugar, com apenas um clique. Outra forma de receber com o PIX é gerando um QR Code com o valor da cobrança e enviando para os responsáveis pelos canais de contato.
Além de flexibilizar a forma de pagamento, os gestores podem, ainda, oferecer estímulos para o pagamento adiantado das mensalidades. Como redução de parte do montante ou matrícula gratuita para que o aluno possa ingressar em alguma atividade extracurricular oferecida pela escola.
Outra opção é incentivar que o estudante tenha mais de um responsável financeiro. Assim, em momentos como o que estamos vivendo, caso os pais não possam pagar, os avós assumam as mensalidades, por exemplo.
CONFIRA AQUI 10 DICAS PRÁTICAS DE UM ESPECIALISTA EM FINANÇAS ESCOLAR PARA EVITAR E REDUZIR A INADIMPLÊNCIA NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO!
Se a instituição de ensino já está sofrendo com a inadimplência, confira abaixo o que fazer nessas situações!
Conheça a situação financeira de cada aluno
Como já falamos acima, é fundamental ter um sistema que possibilite gerir as finanças da escola para otimizar o processo de identificação os inadimplentes. Só assim o gestor poderá contatar os pais e avaliar como proceder em cada caso.
Converse com os pais e ofereça soluções
O cenário de instabilidade financeira provocado pela Covid-19 fez com que muitas famílias tivessem a renda reduzida.
O que levou esses responsáveis a ficarem inadimplentes com a escola. Por isso, é importante convidar esses pais para um diálogo, com o objetivo de tomar conhecimento da realidade financeira deles.
Afinal, é importante discutir juntos as possibilidades de pagamento para que a dívida não aumente e, até mesmo, o estudante não precise sair da escola.
É importante lembrar que o relacionamento da escola com o pai é um dos principais motivos para a fidelização com a instituição. Desse modo, se a escola se esforçar para ajudar a família a manter o aluno na escola no momento difícil, eles ficarão gratos pelo gesto.
Adote um régua de cobrança
Na correria do dia a dia é possível que os responsáveis financeiros pelo estudante esqueçam de efetuar o pagamento da mensalidade. Para evitar a recorrência do problema, o gestor pode adotar uma estratégia utilizando a régua de cobrança.
O recurso é prático e simples. Uma vez programado, ele passa a fazer cobranças mensais por meio de lembretes direto na caixa de e-mail, redes sociais e sms dos responsáveis.
Assim, o pai será constantemente lembrado da necessidade de efetuar o pagamento da mensalidade, evitando atrasos e reduzindo a inadimplência.
Além disso, com o recurso a escola melhora o relacionamento com o responsável financeiro; acompanha e visualiza o boleto de cobrança; envia mensagens direcionadas para o pagamento e usa estratégias efetivas para a redução do problema.
Para entender melhor como funciona uma régua de cobrança e como ela ajuda a evitar e combater a inadimplência, confira o infográfico abaixo:
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Lembrando que é fundamental esgotar as opções de cobrança e renegociação de dívidas de forma extrajudicial antes de seguir para uma disputa judicial.
O processo jurídico, em muitos casos, se torna mais caro do que a dívida e, ainda, pode se estender por muito tempo. Ou seja, não é interessante para o gestor.
Curtiu as dicas sobre inadimplência escolar e quer implementá-las? Então, fale com a gente. Nossos especialistas estão prontos para te ajudar com esse e outros problemas de gestão escolar. Não perca tempo!
Colina Tech
30.03.2020