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Alcançar o controle total sobre a gestão financeira de uma instituição é crucial para o seu futuro. Para chegar a esse cenário ideal, é preciso compreender e gerenciar adequadamente as contas a pagar e receber.
Além do capital e rendimento obtidos, conhecer bem o fluxo de caixa da sua empresa é essencial para a saúde financeira dos negócios.
Quando o setor financeiro recebe a devida atenção, o gestor consegue deixar a empresa num nível de crescimento regular, pois conhece as despesas fixas e consegue calcular os gastos variáveis.
Dessa forma, é possível nivelar os valores de entrada do caixa, a quantia a pagar disponível sem deixar o caixa “no vermelho”.
Se você tem dúvidas sobre como gerenciar as contas a pagar e receber da sua instituição, confira no post de hoje as melhores práticas para administrar o financeiro da sua escola. Boa leitura!
O que são contas a pagar e receber?
As contas a pagar e receber são responsáveis por mensurar a saúde financeira de uma empresa. Conheça cada uma delas.
Contas a pagar
São os compromissos financeiros de uma organização, como, por exemplo: salário dos colaboradores, aquisições de materiais e outros itens com fornecedores, impostos e outras responsabilidades fiscais.
Em suma, são as despesas que a empresa possui, seja com equipamentos, manutenção, entre outras necessidades.
Contas a receber
As contas a receber são toda a quantia que entra no caixa da empresa. Trazendo para o cenário educacional, podem ser valores referentes à matrícula, mensalidades, fardamentos, materiais, eventos, etc.
Para balancear as finanças, é preciso que as contas a receber sejam sempre maiores do que as contas a pagar.
Como funcionam as contas a pagar e receber?
A gestão de contas a pagar e receber deve ser feita de forma objetiva. Os gestores devem saber exatamente quais valores entram no caixa para estabelecer o pagamento total das despesas.
No entanto, para a empresa expandir seu negócio, é preciso que as contas a pagar não absorvam o valor total disponível no caixa, possibilitando que novas aplicações sejam realizadas.
Como fazer uma gestão eficiente das contas a pagar e receber?
Ainda que seja uma condição essencial, a gestão de contas a pagar e receber provavelmente não é feita de forma adequada, mesmo em grandes organizações. O processo pode parecer simples, porém requer acompanhamento constante.
Trabalhando com um gerenciamento automatizado, com processos estabelecidos, você conseguirá identificar oportunidades de melhorias. Isso é possível desde alavancar a receita até diminuir os custos.
Selecionamos 6 dicas práticas indispensáveis para fazer um controle eficiente das contas a pagar e receber da sua escola. Confira!
#01. Faça o lançamento de todas as movimentações da empresa
Não importa que o gasto ou recebimento sejam de valores mínimos. Toda e qualquer movimentação financeira que ocorrer na sua escola deve ser devidamente registrada.
Esse é o primeiro passo para quem está em busca de otimizar o controle das contas a pagar e receber, além de ser um preceito do compliance.
Essa gestão serve de base para diversas informações importantes, tais como:
- Fluxo de caixa;
- Produtos e serviços com maiores demandas;
- Custos por departamento;
- Controle de estoque;
- Ciclo operacional e financeiro.
Toda a operação financeira da escola depende e necessita dessas informações. Para que o gerenciamento de contas a pagar e receber seja eficaz, a instituição deve contar com dois atributos essenciais: automatização e integração.
À medida que um processo necessita de informações manuais, maiores são as chances de erros. Assim, investir em automatização do controle, registrando os dados em um sistema de gestão, é fundamental para unificar os dados, garantindo a sua precisão.
Além disso, quanto mais integrados com outras áreas estiver, maior será a agilidade para disponibilizar essas informações. E celeridade, como você deve saber, é condição primordial para tomada de decisões assertivas.
#02. Realize a cobrança minuciosa de todos os inadimplentes
O controle de contas a receber é um dos departamentos mais sensíveis de uma empresa. O pagamento feito em atraso pelos clientes afeta diretamente o funcionamento da organização, impactando o cumprimento de suas responsabilidades perante os fornecedores, funcionários, entre outros.
A cobrança deve ser feita de forma contínua, porém na medida certa. É preciso cautela para não gerar constrangimento nas famílias que estão em situação de inadimplência. O ideal é oferecer formas que viabilizem o parcelamento dos valores em aberto.
Com isso, você aumenta as chances de recebimento da quantia pendente. Você consegue torná-las reais a partir de processos bem definidos, qualificação, estruturação e apoio de soluções tecnológicas.
A sua escola deve contar com metodologias muito específicas, como, por exemplo, um fluxograma, orientando como a cobrança deve ser feita. Com base nisso, é importante investir em qualificação para que todos os colaboradores sigam o mesmo padrão.
Quanto às cobranças inapropriadas, é aconselhável utilizar um sistema de controle com atualização da relação de cadastros inadimplentes, contendo o histórico de tentativas de contato, negociação, etc.
#03. Incentive a prática do pagamento antecipado
Uma estratégia eficaz para evitar a inadimplência e assegurar uma movimentação interessante de entradas no caixa da sua escola é estimular a realização do pagamento antecipado.
Para alcançar esse propósito, ofereça benefícios para os pais e responsáveis que tenham interesse e condições para pagar a mensalidade e outros serviços antes do prazo estipulado.
Além de diminuir os casos de inadimplência, incentivar a antecipação do pagamento através da oferta de vantagens contribui para a fidelização de alunos, pais e responsáveis.
#04. Monitore o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira fundamental para gerenciar qualquer negócio. Porém, muitos empreendedores e gestores não o controlam adequadamente e um dos fatores é o longo intervalo de tempo entre um acompanhamento e outro.
Escolas de pequeno porte podem fazê-lo com espaçamento de tempo maior. Porém, instituições de médio a grande porte demandam um monitoramento do fluxo de caixa mais constante, se possível diariamente.
Essa tarefa requer muita dedicação se a gestão do fluxo de caixa não estiver em dia. Por isso, é fundamental utilizar um bom sistema de gestão integrado que viabilize a emissão de relatórios e o monitoramento dos resultados sempre que necessário, sem precisar interromper as atividades.
#05. Implemente centros de custo no seu setor financeiro
Uma opção para garantir a eficiência do controle das contas a pagar e receber da sua escola é separando-as por centros de custo. Eles podem se dividir por departamentos, filiais ou seguir os parâmetros adequados para a sua escola, como, por exemplo:
- Administração;
- Comercial;
- Marketing.
Dessa forma, em uma possível verificação de custos, é possível descobrir se um centro de custo específico vem diminuindo ou elevando as suas despesas. Com isso, você pode analisar para quais departamentos é preciso criar estratégias para a redução de custos.
#06. Use a tecnologia como parceira
Para evitar a redução de produtividade dos seus colaboradores, o ideal é trazer a tecnologia para a rotina da sua instituição com o intuito de aprimorar os processos.
Assim, você desenvolve um fluxo ágil de dados que contribuem bastante para a tomada de decisões da escola.
Conclusão
O controle das contas a pagar e receber, quando bem feito, garante o equilíbrio das finanças, ajuda a reduzir despesas, diminui o risco e o índice de inadimplência e mantém a sua escola numa situação favorável para o seu crescimento no geral.
Contar com recursos eficientes para alcançar esse objetivo é indispensável para obter os melhores resultados. A tecnologia é uma aliada poderosa para otimizar a gestão do setor financeiro da sua instituição.
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