Economizar para algumas pessoas pode ser visto como um grande desafio, não é mesmo? Para manter uma escola funcionando, oferecendo uma estrutura e uma qualidade de ensino para seus alunos, demanda grandes esforços e investimentos.

Mesmo assim, não se assuste, pois é possível reduzir custos sem perder a qualidade da instituição como um todo, e é por isto que criamos este conteúdo, para te ajudar com esta tarefa!

Ter um bom controle de custos na escola é primordial para traçar estratégias para reduzir os gastos. Quer saber um pouco mais sobre ele? Vamos lá!

Tenha uma ótima leitura.

O que é uma gestão financeira escolar?

Enquanto as escolas têm uma missão nobre de educar e preparar crianças para o mundo, elas também precisam operar de forma semelhante às empresas tradicionais.

Deveres como contas a pagar, investimentos a fazer e muito mais são negócios recorrentes. Trata-se de manter a administração da escola funcionando adequadamente.

A gestão financeira escolar existe justamente para garantir o bom andamento dessas operações.

Essa gestão envolve o controle do fluxo de caixa, cobrança de mensalidades, pagamentos em atraso, pagamento de professores e demais funcionários, planejamento financeiro para o futuro da escola e outras ações importantes.

Assim, podemos dizer que a gestão financeira escolar unifica todos os procedimentos que envolvem dinheiro em sua instituição.

Além disso, a gestão financeira também afeta outras partes da administração escolar e deve ser totalmente coordenada com elas – principalmente com o seu Projeto Político Pedagógico (PPP). Tendo em vista que é ele que define os rumos de uma instituição de ensino, sua gestão deve garantir que as finanças permitam que esse programa seja implementado de forma ideal.

Por que ela é importante nas escolas?

A gestão educacional envolve uma série de transações financeiras. Isso inclui: pagar professores e funcionários, investir em melhorias e reparos nas estruturas e materiais de ensino, comprar novos equipamentos, etc.

Além disso, você tem que considerar a necessidade da escola ser lucrativa, não é?

É para isso que serve a gestão financeira. Organizando os processo, o gerenciamento garante que tudo seja feito de forma positiva e organizada.

Uma boa gestão financeira também pode reduzir despesas e aumentar a eficiência de seus processos, além de diminuir a perda de tempo para a organização. Dessa forma, reservas financeiras podem ser feitas para tempos difíceis.

Em crises ou dificuldades, essa reserva e uma gestão mais eficiente são ainda mais importantes – como demonstrou a pandemia de Covid-19. Claramente, as escolas que já possuem uma boa gestão financeira estão mais aptas a lidar com isso.

Tudo isso apenas exemplifica sobre a importância desse trabalho para a garantia da sobrevivência financeira da instituição.

Como reduzir gastos e controlar as finanças

Investir em reduzir custos na escola é muito importante. Felizmente, é possível fazer isso sem perder a qualidade do ensino ou comprometer as necessidades da instituição. Veja como com as 5 dicas a seguir!

#01. Faça um planejamento financeiro

O primeiro passo para o sucesso da gestão financeira é desenvolver um plano financeiro para sua escola. Sem esse tipo de organização, sua gestão ficará uma bagunça e ninguém saberá para onde ir.

Para comparação, pense em viagens de férias. Antes de pegar a estrada, você planeja: Para onde você vai? Quanto você pode gastar? Em qual hotel você vai ficar?

Quanto mais detalhado for o seu plano, menos imprevistos você enfrentará. Assim, você não perderá tempo resolvendo problemas de última hora e tudo ficará mais agradável em sua viagem.

O planejamento da gestão financeira funciona de maneira semelhante. Se você planejar detalhadamente e com profissionalismo, evitará imprevistos – e mesmo que ele ocorra, seu plano estará preparado para lidar.

A melhor época para realizá-lo é no início do ano. A administração da sua escola pode usar o momento de planejamento para o novo ano letivo para combinar detalhes educacionais e financeiros, pois os dois precisam andar juntos.

No entanto, o planejamento financeiro deve ser flexível e adaptável ao longo do ano para acompanhar as realidades econômicas da escola.

#02. Tenha relatórios claros e precisos

Uma das frases de impacto das escolas de sucesso é o famoso “conhecimento é poder”. O mesmo vale para sua gestão financeira. Ao entender completamente a instituição, acompanhar seus resultados e ver se há lucratividade real, você pode organizá-la e gerenciá-la de forma eficaz.

Para fazer isso, deve haver relatórios precisos mostrando despesas, receitas, fluxo de caixa e outras transações. O relatório DRE (Demonstração de Resultados) é um dos relatórios mais importantes para a gestão.

Para obter relatórios precisos, é ideal ter um bom sistema de gestão escolar. Com ele, você pode desenvolver relatórios financeiros detalhados que fornecem informações importantes sobre sua escola.

Assim, o gestor ou profissional responsável pode identificar fatores que precisam de atenção, como monitorar se todas as contas estão em dia, se as margens de lucro e despesas estão equilibradas, etc.

Analisar estes documentos facilita também na tomada de decisões importantes a uma gestão eficaz, como oportunidades de investimento ou a necessidade de ações para captação de recursos.

#03. Aposte na sustentabilidade

Nos últimos anos, tornou-se bastante comum as empresas adotarem ações sustentáveis. Afinal, além da responsabilidade social, essas iniciativas também garantem boas reduções de custos.

Por exemplo, ao investir em energia renovável, as contas de luz da escola podem ficar mais baratas por causa do sistema limpo utilizado na instalação dos painéis solares. A adoção de luzes de LED em todos os ambientes e o uso consciente da energia e equipamentos eletrônicos são outras medidas que contribuem para esse fator.

Ademais, também é possível adotar outras medidas e garantir a participação dos estudantes, como:

• evitar o desperdício de alimentos;
• trazer sua própria garrafa de água;
• aderir à reciclagem;
• reaproveitar papéis;
• cultivar uma horta.

#04. Reduza os custos da gestão educacional

Essa dica pode parecer óbvia, afinal a redução de custos deveria aumentar a receita automaticamente, certo?

Contudo, não é tão simples. Muitas das despesas da escola são obrigatórias para o bom andamento das práticas educacionais e pedagógicas.

Esta é outra razão para contar com bons relatórios. A partir dessas informações, você pode entender melhor quais são os gastos que podem ser cortados e quais são os custos operacionais essenciais para uma boa gestão.

#05. Faça prestações de contas

Para manter a credibilidade de uma escola, é importante preservar a transparência na prestação de contas da instituição. É importante sempre compartilhar o balanço de resultados com a comunidade escolar, pois assim você também pode criar um ambiente de confiança.

Você pode escolher a melhor forma de fazer isso com base no seu relacionamento com a comunidade escolar. Pode ser feito informalmente por meio de um boletim informativo em formato de jornal ou em uma reunião com todos os membros da escola.

Conclusão

Por mais que manter uma escola tenha seus gastos, vimos neste conteúdo que economizar é uma tarefa que exige esforços, mas que não é impossível. Uma escola pode manter a qualidade, gastando pouco.

Nós, da Activesoft estamos sempre atentos aos meios estratégicos para que esta economia seja promissora e válida com nossos planos atuais e futuros.

Esperamos que este conteúdo tenha de ajudado de alguma forma, caso queira saber um pouco mais sobre como podemos te ajudar, basta entrar em contato com nossos especialistas.

Até o próximo conteúdo.