Uma boa gestão escolar deve ser balizada por decisões embasadas por parte dos responsáveis. Portanto, é necessário contar com informações sólidas, obtidas com o auxílio de um banco de dados centralizado e um bom sistema de gestão, que facilite a emissão de relatórios escolares.

Com o relatório em mãos, os gestores poderão definir quais são os pontos que necessitam de melhorias, os gargalos e pontos fortes da instituição, tornando mais transparente a gestão.

Então, para que você entenda a importância de um bom relatório de gestão escolar, neste post vou explicar o que é e como elaborar esse documento. Confira!

O que são os relatórios escolares?

O relatório escolar é um relato descritivo que permite a avaliação do desempenho desejado dos alunos. Com o aprimoramento dos sistemas de gestão, muitas instituições estão medindo o desempenho escolar de seus alunos por meio dos relatórios, que estão substituindo os tradicionais boletins.

Entenda a importância de bons relatórios escolares

Quando bem utilizados, os relatórios escolares podem impactar de maneira positiva o aprendizado dos alunos. Se antigamente a única informação que se tinha sobre o desempenho dos alunos era com a análise das notas, hoje se consegue fazer uma avaliação com base em vários aspectos, de forma individualizada.

É possível avaliar a criatividade, capacidade de solução de problemas e sociabilização, além de questões técnicas envolvendo cada disciplina. Com esses relatórios em mãos, os diretores, professores e orientadores conseguem aprimorar as estratégias didáticas de maneira personalizada para cada necessidade.

Desse modo, os coordenadores passam a ter mais embasamento para ajudar o corpo docente e manter o aluno engajado, motivado e capacitado.

Os pais também ganham com a implementação desse novo método de avaliação, podendo entender com mais detalhes como está o desempenho de seus filhos, com um documento que vai muito além da inserção de notas e dados de frequência. Dessa maneira, a relação entre instituição e responsáveis se torna mais transparente.

Como melhorar os relatórios escolares?

O aprimoramento dos relatórios escolares passa pela capacidade que a instituição tem de interpretar os dados de maneira correta, resolver os impasses e estruturar um planejamento estratégico que atenda às demandas de cada contexto. Então, veja abaixo como otimizar esses relatórios.

Trabalhe com objetividade

A objetividade, além de contribuir para o aumento da produtividade, ajuda na redução de custos. Quando o relatório escolar não apresenta dados de maneira clara e sucinta, ele se torna apenas um documento burocrático, que contribui pouco para uma decisão mais refinada.

Muitos dados nem sempre significam muitos insights, pois eles precisam entregar valor. Assim, pense sempre no equilíbrio entre qualidade e quantidade, ou seja, opte pelo mais simples, para otimizar a análise sem abandonar os dados relevantes. Nesse sentido, deixe o relatório enxuto, mas não com informações rasas.

Foque soluções

O objetivo dos relatórios escolares é oferecer uma série de dados que permitam resolver problemas e aprimorar processos. Desse modo, é importante que o profissional assuma esse papel de analisador de dados com foco em soluções.

É preciso direcionar atenção para os gargalos das instituições para identificar e solucionar os problemas por eles causados. Assim, tente achar soluções em curto, médio e longo prazo, selecionando os dados que são relevantes para cada momento, de maneira minuciosa.

Identifique os melhores indicadores

Os relatórios são estruturados com base em indicadores de performance, que fornecem informações relevantes para a tomada de decisão. Os KPIs — Key Performance Indicators ou indicadores-chave de desempenho — são utilizados nos mais variados segmentos empresariais. Nas instituições de ensino, a situação não é diferente.

O sistema de gestão pode gerar automaticamente as informações e centraliza dos dados produzidos pela instituição de ensino. Um bom relatório é aquele que traz apenas os KPIs necessários para cada situação. No caso de um relatório escolar, os KPIs deverão deixar claro como anda o desempenho do aluno.

Defina uma periodicidade para a análise

Para que a tomada de decisão seja mais precisa, a emissão e a análise de relatórios devem ser periódicos. Isso porque existe uma série de fatores que podem contribuir para a mudança nos dados de um relatório escolar, sejam eles internos ou externos. 

Desse modo, uma mudança socioeconômica no país, por exemplo, pode gerar uma reação em cadeia que influencia os resultados dos alunos e, por consequência, da instituição.

A pandemia do novo coronavírus transformou a atuação das instituições de ensino e exigiu dos gestores tomadas de decisão bem diferentes que no período pré-pandemia. Há os fatores internos também, como as mudanças no projeto pedagógico e a implementação de novas metodologias e ferramentas de ensino.

As mudanças que impactam no desempenho dos alunos são mapeadas e analisadas no relatório escolar. A periodicidade da investigação deverá ser definida pela disponibilidade do gestor e as demandas de cada instituição.

Utilize a tecnologia a seu favor

Utilizar a tecnologia na gestão de uma instituição de ensino não é mais uma tendência ou uma novidade, é uma necessidade. Nesse sentido, trabalhar com métodos tradicionais e analógicos, em pleno 2021, torna a instituição anacrônica e bem menos eficiente do que os concorrentes. Assim, com a adoção de um bom sistema de gestão, é possível automatizar uma série de processo burocráticos, inclusive a emissão de relatórios.

Além de auxiliar na tomada de decisões, um sistema escolar eficiente contribui para uma boa gestão financeira, um melhor atendimento, a criação de estratégias de marketing, entre outros. Tudo isso colabora para a construção da credibilidade da instituição de ensino e fidelização dos alunos.

A elaboração de um bom relatório escolar ajuda na otimização da tomada de decisão, além de aprimorar a comunicação entre a instituição e os responsáveis.

Assim, para facilitar a emissão desses relatórios, é importante que a instituição de ensino conte com um sistema de gestão educacional, que automatize os processos e centralize os bancos de dados. Desse modo, a instituição ganha em produtividade e passa a ter uma análise mais detalhada dos dados disponíveis.

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