A contratação de prestadores de serviço é fundamental para empresas de qualquer tamanho e área de atuação.
Isso porque nem todas as atividades podem ser realizadas pelos colaboradores internos. E essa realidade não é diferente nas escolas.
Em áreas específicas, os prestadores de serviço realizam atividades técnicas cuja especialidade não é de conhecimento dos demais colaboradores. Já em outros cenários, o mesmo trabalho poderia ser feito pelos funcionários efetivos, porém eles não teriam tempo para se dedicar a projetos mais estratégicos da instituição.
É importante deixar claro que a contratação de prestadores de serviço exige muito cuidado pela parte contratante, ou seja, a escola.
Pensando nisso, no conteúdo de hoje, abordaremos pontos importantes para você acertar na contratação desses profissionais para a sua escola.
Boa leitura!
Quais os motivos para investir na contratação de prestadores de serviço?
Ainda que a sua escola tenha rotinas bem organizadas e profissionais qualificados, há cenários diversos que exigem a contratação de prestadores de serviços, como por exemplo:
1) Falta de especialização interna
Equipamentos que necessitam de reinicialização constante, controle da planilha de gastos mensal e a movimentação das redes sociais da escola são de responsabilidade do mesmo colaborador?
Ainda que a sua equipe seja formada pelos profissionais mais competentes do mercado, sabemos que é injusto e incorreto esperar que seus colaboradores sejam capazes de dar conta até mesmo de demandas das quais não possuem conhecimento.
E vamos combinar que, se a sua instituição de ensino preza por oferecer educação de excelência, “quebrar galho” não é a melhor maneira de alcançar níveis máximos de qualidade, não é mesmo? Por isso, economizar nem sempre é a melhor solução.
Para sair desse quadro, é necessário contratar profissionais especializados e geralmente, eles são prestadores de serviço.
2) Necessidade de agilizar as rotinas
É possível que você tenha na sua equipe algum profissional que tenha múltiplas habilidades, como por exemplo, um funcionário do setor administrativo que entende bastante de redes sociais, principalmente do Instagram.
Mas será que ele não atuaria melhor cuidando exclusivamente das demandas administrativas do que dividindo o seu tempo movimentando o perfil do Instagram da sua escola?
Agilizar rotinas é um dos principais motivos para você contratar prestadores de serviço para a sua instituição de ensino.
Se a sua equipe não focar no que é importante para movimentar a empresa, vocês perderão tempo , além de receita.
3) Urgências
Sabe aquela porta do laboratório digital que só abre com um “truque”? O aparelho de ar condicionado que vem fazendo alguns barulhos estranhos, mas que segue em uso como se nada tivesse acontecendo?
Aparentemente, parecem problemas comuns, mas num local de trabalho, principalmente numa escola, não dá para ignorar situações que representam possíveis riscos à vida e à saúde de todos.
Por isso, é essencial contar com o suporte de prestadores de serviço que estejam prontos para atender sempre que solicitados para consertar e reparar equipamentos, ferramentas e a infraestrutura da escola.
Da mesma forma que há planejamento de estratégias para reverter casos de evasão de alunos, é preciso saber quem você pode acionar nessas situações de emergência.
Principais tipos de prestadores de serviço
A quantidade de atividades que podem ser feitas com excelência por prestadores de serviço abrange diferentes tipos em áreas diversas.
Na sequência, veja os principais pontos a considerar antes da contratação dessa modalidade de mão-de-obra em áreas-chave da sua escola:
Administrativo
Serviços administrativos simples, mas que tomam bastante tempo, principalmente em excesso, como digitalizar a fazer cópias de documentos, podem ser feitos por prestadores de serviço.
Esse tipo de demanda requer uma força de trabalho bem específica e nem sempre é possível encontrá-la entre os membros da sua equipe.
Além disso, manter um equipamento multifuncional para a organização de documentos talvez não caiba no cenário atual da sua rotina administrativa.
Contabilidade
Profissionais e serviços da área contábil são indispensáveis para o bom funcionamento de qualquer empresa.
Com a ajuda de profissionais eficientes do ramo, além do apoio à gestão e ao gerenciamento tributário, você também terá um suporte direcionado para tratar de demandas financeiras.
Se houver necessidade de aumentar ou reduzir os custos, o profissional de contabilidade é o contato mais indicado para ajudar com essas questões.
Caso esse prestador de serviço seja designado para cuidar de todas as demandas tributárias e fiscais da sua escola, sua equipe terá muito mais tempo para dedicar a outras necessidades, como a captação de alunos, atendimento e outros pontos estratégicos da instituição.
TI (Tecnologia da Informação)
Atualmente, quase todos os segmentos necessitam do suporte de equipamentos e programas de TI.
Em algum momento você já deve ter enfrentado desafios causados pela falta do serviço de internet e sistemas inoperantes. Com certeza, foi um momento bem difícil para a sua equipe, mas que foi rapidamente resolvido, depois de um cenário de caos.
Para evitar esse tipo de situação, tenha por perto um prestador de serviços para resolver necessidades que surgem de última hora e regularmente fazer a manutenção constante de todos os sistemas utilizados.
A estrutura digital é tão importante quanto a física em boa parte das empresas. Por isso, é importante cuidar dessa área e deixá-la nas mãos de quem entende do assunto.
Comunicação e marketing
A comunicação e o marketing são capazes de fortalecer ou comprometer a imagem de uma instituição de ensino.
A princípio, o investimento nessas áreas pode ser percebido como algo cujo retorno é demorado, mas num cenário onde a presença digital é essencial para qualquer marca, investir na divulgação nesse universo de forma estratégica renderá bons frutos, até porque a criação dessa estratégia é muito mais do que atualizar o perfil do Instagram da sua escola.
Por isso, esses departamentos são os que mais necessitam e serão beneficiados com os prestadores de serviços especializados.
Publicitários, jornalistas e profissionais de marketing freelancers podem melhorar a recepção da sua escola pelo público, pelo mercado, fornecedores e parceiros.
Manutenção
Dependendo da infraestrutura da sua instituição de ensino, é provável que necessite contratar serviços de pintura, limpeza, jardinagem, eletricista, encanador e manutenção dos aparelhos de ar-condicionado.
Atualmente, é possível contar com o apoio de plataformas que levam você até profissionais dessas áreas, além de facilitar a forma de pagamento pela contratação dos seus serviços.
Outra opção é pedir indicações à sua rede de contatos. Sempre tem alguém que conhece bons profissionais e pode ajudar com boas referências.
Quais os cuidados que a sua escola precisa ter ao contratar prestadores de serviço?
Como acabamos de ver, há diversas vantagens na contratação de prestadores de serviço, porém é preciso cautela para não haver falhas nesse processo. Veja os principais aspectos que merecem a sua atenção:
1) Demandas legais
A partir da reforma trabalhista de 2017, os prestadores de serviço podem ser contratados seguindo normas bem mais flexíveis.
Enquanto os colaboradores contratados com registro em carteira de trabalho recebem vale transporte e outros benefícios, os prestadores de serviço podem fazer negociações da carga horária cumprida e do pagamento do trabalho realizado.
Geralmente, a contratação temporária dos prestadores de serviço têm um custo muito abaixo em comparação aos trabalhadores de carteira assinada.
Para sanar qualquer dúvida referente a estas questões legais, consulte os setores contábil e jurídico da sua escola, já que há flexibilidade nas normas e cada caso pode sofrer variação.
2) Contrato de prestação de serviços
Um contrato nem sempre tem relação com a execução de pequenos serviços, mas também se aplica à contratação de prestadores de serviço.
O documento serve para dar suporte legal às partes envolvidas e ajudar na formalização de todos os acordos realizados.
Dessa forma, você diminui as falhas de comunicação e desgastes sobre o roteiro a ser seguido pelos prestadores, pagamentos, prazos e condições para aprovação do trabalho.
3) Roteiro adequado
É importante compreender que os prestadores de serviço não possuem um contrato de exclusividade com a sua escola. Além dela, eles também atendem a outras empresas, sejam ou não do mesmo segmento.
Sendo assim, é necessário transparência e objetividade para comunicar suas necessidades, prazos a cumprir e outras solicitações.
Os prestadores de serviço são profissionais especializados em suas atividades e não possuem outras obrigações para com a sua instituição de ensino.
Por isso, tenha cautela na hora de combinar as atividades, já que isso será um diferencial para beneficiar toda a comunidade escolar.
4) Acompanhamento
Dê apoio e todos os recursos necessários para que os prestadores de serviço realizem as atividades que a sua escola precisa.
O acompanhamento é uma demonstração da relevância que a entrega dessas tarefas tem para a sua IE.
Ter alguém por perto para monitorar tudo o que está sendo realizado é benéfico tanto para os prestadores de serviço quanto da sua parte, pois alinhamentos durante o processo evitam o retrabalho.
Conclusão
A contratação de prestadores de serviço promovem diversos benefícios para a sua escola, já que demandas importantes que garantem o seu funcionamento estarão nas mãos de especialistas.
Por outro lado, seus colaboradores terão mais tempo para dedicar a projetos mais estratégicos de seus devidos departamentos.
Além da contratação de prestadores de serviço, você também pode investir na contratação de um bom sistema de gestão escolar. Otimize o gerenciamento da sua instituição de ensino com a ajuda do software mais completo da área educacional.
Fale com um especialista agora mesmo e saiba mais como a nossa solução pode ajudar a sua escola a alcançar melhores resultados.
Colina Tech
14.04.2023