A organização financeira é uma das bases essenciais para uma gestão escolar eficiente, permitindo ter uma percepção robusta da situação financeira da instituição de ensino, definir prioridades e todas as ações que devem ou não ser efetivadas referentes às despesas e o orçamento no decorrer do ano.

Manter as finanças em dia é um princípio fundamental para todas as escolas, não importa se estão atravessando alguma dificuldade financeira e buscando identificar oportunidades de reverter a situação ou aquelas que estão com a saúde financeira equilibrada e que desejam saber como utilizar o seu capital para efetuar boas aplicações.

2023 já está com tudo e a pergunta que não quer calar: como andam as finanças da sua escola? Você começou o ano com o caixa em dia ou está precisando “arrumar a casa”? 

Se a sua resposta é a segunda opção, continue conosco até o final do texto e descubra como garantir a saúde financeira da sua instituição de ensino neste início de ano. Boa leitura!

O que é a organização financeira escolar e qual o seu objetivo?

A organização financeira escolar é a união de iniciativas e mecanismos que visam estruturar e controlar o capital, cuidando da saúde financeira e otimizando o resultados da escola, certificando o alcance das metas estabelecidas a curto, médio e longo prazo.

Por meio do gerenciamento da receita mensal da instituição de ensino, é possível visualizar com mais clareza todos os gastos e investimentos que serão realizados em determinados períodos. 

Dessa forma, você controla as finanças para honrar todos os compromissos da escola, sem deixar o caixa zerado no final do mês.

Qual a importância da organização financeira escolar?

Ter uma organização financeira constante é fundamental para o sucesso da sua escola e impacta positivamente no rendimento de todas as atividades primordiais para manter a excelência no desempenho da instituição de ensino em todos os seus departamentos.

Uma organização financeira escolar eficiente é indispensável para ter uma visão real e do montante que entra em caixa mensalmente, o total que deve ser destinado para o pagamento do salário dos colaboradores, quanto precisa separar para pagar os fornecedores e antecipar em quanto tempo é possível atingir metas específicas.

Dessa forma, você consegue preservar e acelerar o desenvolvimento da sua escola sem atravessar dificuldades financeiras na hipótese de elevar os casos de inadimplência ou de qualquer outro evento indesejado.

Quais os principais benefícios da organização financeira escolar?

Confira algumas das principais vantagens em focar na organização financeira da sua escola:

Redução de custos

Por meio da organização financeira escolar você consegue visualizar o custo de todos os produtos e serviços utilizados pela sua IE. 

Essas informações permitem buscar por fornecedores com custo-benefício mais atrativos, definir ações para diminuir os custos fixos e compreender se alguma despesa específica é condizente com o cenário atual da sua escola ou se a melhor opção é eliminá-la dos seus gastos.

Orientação para tomadas de decisões

A organização financeira ajuda a direcionar a tomada de decisões futuras a respeito de aplicações que sejam benéficas para a escola. 

Isso é fundamental para aumentar o grau de satisfação da comunidade escolar, otimizar a retenção de alunos e atrair a realização de novas matrículas. 

Tudo isso afeta em definições mais objetivas que eliminam possíveis falhas na gestão da instituição de ensino.

Baixa probabilidade de instabilidade econômica

Um dos principais benefícios da organização financeira escolar é o distanciamento da sua IE de cenários econômicos instáveis.

Afinal de contas, quando você gerencia todos os gastos de modo a sempre deixar dinheiro em caixa, resulta em mais autonomia e confiança para a escola se preparar para enfrentar qualquer situação delicada.

Gestão da inadimplência

A rotina intensa de um gestor escolar nem sempre possibilita acompanhar os indicadores financeiros que ajudam a medir o desempenho da instituição, sendo um deles o índice de inadimplência.

Sendo assim, a organização financeira permite saber de forma precisa qual é o seu faturamento mensal e, por consequência, observar os números de alunos inadimplentes de um jeito prático e ágil.

Dessa forma, você consegue elaborar ações para gerenciar os casos, impedindo-os de afetar o desenvolvimento da sua escola.

Como a organização financeira pode ajudar a manter o caixa da sua escola em dia?

Até aqui você viu o quanto é importante investir na organização financeira da sua escola. Agora você vai saber como implementá-la de um jeito simples para transformar os resultados da sua IE. Veja a seguir:

#01. Atualize todas as informações do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um mecanismo que possibilita o monitoramento mais próximo de todas as movimentações financeiras da escola. 

Porém, para alcançar a máxima eficiência nesse processo, é necessário manter a atualização de todas as informações durante todo o ano letivo e não apenas no mês de dezembro.

Para saber o saldo atualizado do seu fluxo de caixa, basta aplicar a seguinte fórmula:

Saldo atual = + Entradas de Caixa (recebimentos, como mensalidades, etc.) – Saídas de Caixa (todas as despesas custeadas pela escola, como pagamento de funcionários, conta de luz, etc.)

#02. Contabilize todas as entradas e saídas previstas para o mês seguinte

Após conhecer o saldo do seu fluxo de caixa, é preciso separar todos os valores que vão entrar e sair no próximo mês.

Com isso, você consegue prever todas as dificuldades que possam ocorrer e ter um início de ano mais tranquilo.

Para ter acesso a todas as informações desse relatório, é preciso cadastrar os seguintes dados:

• Contas a Pagar – estimativa de todos os compromissos que a escola precisa honrar no mês de janeiro.
• Contas a receber – levantamento de todos os valores que a escola deve receber no mês de janeiro, em todas as modalidades de pagamento (à vista ou a prazo). 

Para otimizar a gestão do fluxo de caixa, o recomendado é que as contas a receber sejam maiores do que as contas a pagar.

#03. Organize a cobrança antecipada de valores da sua escola

Mesmo tendo em mãos todas as informações positivas sobre o fluxo de caixa, o setor de cobrança da sua escola deve ter preparo suficiente para enfrentar possíveis adversidades que surjam no caminho.

Para que isso aconteça, você deve adotar estratégias eficientes para combater o atraso nos valores a receber.

Uma das maneiras mais efetivas de evitar que pais e responsáveis realizem o pagamento em atraso é utilizando a régua de cobrança. Por meio dessa ferramenta, a sua escola pode enviar mensagens personalizadas por e-mail, SMS ou WhatsApp, como uma espécie de lembrete para as pessoas responsáveis pelos pagamentos.

Você pode abordar essas pessoas aplicando as seguintes estruturas de conteúdo:

• Lembrete da proximidade da data de pagamento;
• Disponibilizar todos os dados essenciais para que os responsáveis realizem os pagamentos sem qualquer dificuldade (valores, data de vencimento, locais onde os pagamentos podem ser efetuados, chave PIX, código de barras, etc.).

A implementação eficaz da régua de cobrança requer a ajuda de um sistema automatizado. Dessa forma, é viável o envio de mensagens, lembretes, boletos, links para pagamentos, códigos de barras, tudo feito de forma automática.

#04. Estabeleça as metas do ano seguinte para o seu departamento financeiro

Em muitas escolas privadas, as responsabilidades do setor financeiro se resumem a atividades funcionais e burocráticas. Contudo, as tarefas deste departamento deveriam englobar o desenvolvimento de metas estratégicas e bem elaboradas.

É importante deixar claro o quão desnecessário é estipular metas inalcançáveis e que não se conectam com a realidade da sua instituição de ensino. Antes de tomar qualquer atitude, é fundamental levantar todos os números e o cenário atual da sua escola. 

Confira alguns exemplos de metas para o financeiro da sua IE:

• Aumentar em X % a quantidade de atividades extracurriculares;
• Elevar em X % a captação de alunos ;
• Promover o crescimento da receita em X%;
• Reduzir a inadimplência em X %.

#05. Invista em inovação para otimizar o financeiro da sua escola

A tecnologia está cada vez mais presente nas instituições de ensino e em todos os setores, tornando os processos internos mais ágeis e eficientes.

Para responder a todas as demandas do departamento financeiro, é indispensável contar com um sistema de gestão escolar integrado para trazer mais eficiência aos procedimentos do setor.

Com essa proposta tecnológica, você pode:

• Estruturar e gerenciar as informações financeiras da sua escola;
• Otimizar o tempo de atividades dos colaboradores do setor;
• Diminuição das despesas desnecessárias do departamento;
• Praticidade na gestão dos sistemas de cobrança.
• Evitar e combater a inadimplência e ter previsão de receita.

Na Activesoft, você encontra uma ferramenta de gestão educacional completa para organizar não apenas o financeiro da sua escola, mas também todos os setores. Temos a melhor solução em sistema de gestão escolar do mercado para transformar a rotina dos gestores de escolas privadas.

Conclusão

A organização financeira é fundamental para manter a saúde da sua escola em dia. Com ela, você começa um novo ano sem transtornos e dificuldades no seu fluxo de caixa.

Com a ajuda da tecnologia, você consegue fazer a gestão financeira da sua instituição de ensino de forma ágil e simples, eliminando possíveis erros graças à ajuda de um sistema inteligente.

O que você está esperando para escrever uma nova história na sua trajetória de gestão escolar? Fale com um especialista da Activesoft agora mesmo e conheça o mais completo sistema de gestão escolar do mercado. 

Colina Tech

15.02.2023