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TTodos sabem que a rotina de um gestor escolar não é fácil. Administrar e criar um vínculo assertivo com todos os setores da escola e pensar em estratégias que beneficiem a escola e os alunos é uma tarefa que demanda tempo e muita dedicação.
Um ponto muito importante dentro da atuação de um gestor escolar é a criação de conexões reais com os professores e colaboradores da escola. Por si só, isso pode levar bastante tempo.
Além disso, o cuidado com os alunos e relacionamento com os pais para que todos se sintam inseridos dentro do ambiente escolar é outro ponto que cobra atenção do gestor escolar.
Como se não bastasse, há ainda responsabilidades no campo financeiro que os gestores também precisam se dedicar.
Então, como agilizar a rotina de um gestor escolar? A Activesoft separou 7 dicas para você!
1- Tenha uma comunicação com assertividade
Para otimizar a rotina de um gestor escolar, a primeira dica é estabelecer uma comunicação assertiva com todos.
Isso significa que é preciso ser um robô? Não! Pelo contrário. Uma comunicação assertiva oferece ao gestor a capacidade de se expressar de forma direta e compreensível.
Assim, é possível fazer com que os colaboradores entendam de forma mais fácil quais são as intenções e por quais caminhos devem seguir de acordo com as orientações do gestor escolar.
Dessa forma, não há espaço para que má interpretações aconteçam. Então, é preciso ser objetivo com seus desejos, escutar e fazer perguntas sobre como o outro está se sentindo e chegar a acordos sem uma linguagem passivo-agressiva.
2- Estabeleça metas e objetivos
Em segundo lugar, está a importância de estabelecer metas e objetivos para otimizar a rotina.
Uma forma interessante de saber se tudo está caminhando como deveria é fazer com que todo o time escolar visualize quais são as metas que devem atingir. Principalmente, que sejam atingíveis e façam sentido para cada setor.
Não adianta, por exemplo, cobrar que o professor capte alunos, esta não é sua função. Porém, podem ser estabelecidos objetivos relacionados a relacionamento e retenção de alunos.
Quando o gestor escolar define metas personalizadas para cada área de trabalho da escola, sua visão estratégica é aprimorada e ele consegue liderar de uma melhor maneira.
3- Mantenha uma agenda organizada
A terceira dica de como agilizar e otimizar a rotina é manter uma agenda organizada. Por assumir muitos compromissos com a comunidade escolar, é interessante que o gestor organize seus horários para não falhar com ninguém.
Dessa forma, um passo primordial é estabelecer momentos fixos para realizar atividades rotineiras e só então encaixar as atividades extras.
Sabemos que é uma tarefa difícil manter uma agenda sem choque de horários, mas ao alimentar uma agenda online, será mais fácil visualizar tudo que deve ser feito.
4- Proporcione capacitação
Investir em capacitação do time de colaboradores estabelece um senso de cultura organizacional. Por isso, a quarta dica para otimizar a rotina do gestor é… focar no crescimento dos seus colaboradores!
Desse jeito, será possível terceirizar algumas responsabilidades e nem todas as demandas dependerão da execução do gestor escolar.
Evidentemente, a aprovação passará por ele, mas algumas demandas podem ser executadas pelo time caso eles sejam treinados para tal.
Além de oferecer independência, os treinamentos e capacitações colaboram para a auto-estima e motivação desses profissionais. Então, fica a dica.
Inclusive, é uma forma de trazer inovação à empresa, tornando o ambiente de trabalho mais satisfatório e agradável para todos.
5- Investigue o que pensam os alunos e suas famílias
A quinta dica para otimizar a rotina do gestor escolar é investigar o que pensam os alunos e suas famílias sobre a escola por meio de avaliação institucional.
Pode parecer algo cotidiano, mas fazer pesquisas de satisfação e entender a opinião deles é essencial para definir onde a escola acerta ou erra.
Observar os pontos de melhoria e quais metas e objetivos estão sendo atingidos é uma forma de termômetro para que o gestor escolar saiba onde depositar esforços. Assim, é possível estabelecer estratégias de retenção de alunos eficazes.
6- Procure por melhorias
Ao entender quais são as dores dos pais e alunos, é hora de procurar por melhorias internas. Para isso, é interessante que o gestor compartilhe os pontos que devem ser trabalhados com o time e, juntos, pensem em soluções.
Eventualmente, nem todos os problemas que os alunos e as famílias possuem podem ser resolvidos pela escola. Contudo, é estimulante fazer com que eles vejam que a escola está em constante processo de evolução para melhor atender ao público.
Por exemplo, uma ação que pode trazer efeitos positivos tanto para a escola quanto para os pais, é trazer a inovação tecnológica para o ambiente escolar.
Quer saber como? Confira a dica a seguir!
7- Invista em um sistema de gestão escolar
O sétimo passo para ter uma rotina mais ágil é investir em um sistema de gestão escolar. Com a Activesoft, sua escola é capaz de ter:
- Otimização de processos acadêmicos, financeiros e administrativos;
- Redução e controle da inadimplência;
- Segurança nos dados;
- Gerenciamento de toda rotina acadêmica;
- Comunicação direta com toda comunidade escolar e muito mais!
Com um sistema de gestão tecnológico, a rotina do gestor é otimizada e será possível concentrar esforços no que importa. Ao ter todo o controle na “palma da mão”, os processos também se tornam mais ágeis.
Pensando nisso, o sistema da Activesoft oferece suporte desde a gestão acadêmica até a gestão financeira e administrativa da escola.
Dessa forma, é possível avaliar alunos, ter um portal web para os alunos e centralizar processos e documentos da secretaria e coordenação.
Assim como ter maior controle financeiro em relação a contas a pagar e receber da escolar, facilitando a cobrança de mensalidades, por exemplo.
Com uma gestão integrada do setor financeiro e acadêmico, o gestor consegue modernizar a escola, agilizar a rotina interna e transmitir maior seriedade aos pais.
A importância do planejamento estratégico na gestão escolar
O planejamento estratégico é uma ferramenta fundamental para a gestão escolar, pois proporciona uma visão clara dos objetivos de longo prazo e um caminho estruturado para alcançá-los.
Na dinâmica escolar, onde muitas atividades acontecem ao mesmo tempo, ter um planejamento bem elaborado garante que todos os setores da instituição estejam alinhados e que as ações sejam direcionadas para resultados concretos.
A definição de objetivos claros
Sem um planejamento estratégico, a escola corre o risco de tomar decisões reativas, sem um rumo definido. Com ele, o gestor escolar pode estabelecer metas claras e específicas, tanto no âmbito pedagógico quanto administrativo.
Essas metas podem envolver desde o aprimoramento do desempenho acadêmico dos alunos até a melhoria na comunicação com os pais ou a modernização dos processos internos.
Exemplo:
O planejamento estratégico pode definir a meta de aumentar a taxa de aprovação dos alunos em exames finais em 10% dentro de dois anos. Para isso, o gestor pode implementar ações como a capacitação dos professores, ajustes curriculares e monitoramento contínuo dos alunos com dificuldades.
Projeção de resultados a longo prazo
Uma das principais vantagens do planejamento estratégico é que ele permite à escola se antecipar aos desafios futuros. Isso é especialmente importante em um ambiente educacional em constante mudança, como as exigências do Ministério da Educação, tendências pedagógicas ou mudanças tecnológicas.
Ao projetar os resultados desejados e os recursos necessários, a escola se prepara melhor para enfrentar essas mudanças com eficácia.
Em um cenário de implementação de tecnologias no ensino, o planejamento estratégico pode incluir ações como a formação continuada de professores para o uso de ferramentas digitais, investimento em plataformas de ensino à distância ou a adoção de métodos de ensino híbrido.
A integração de todos os setores da escola
Um bom planejamento estratégico não deve ser restrito ao gestor ou à direção da escola, mas sim integrado a todos os setores da instituição. Ele ajuda a alinhar as ações de professores, coordenadores, secretários e até mesmo dos pais, todos cientes de suas responsabilidades e do papel que desempenham para o sucesso coletivo.
Se o objetivo da escola for, por exemplo, aumentar a retenção de alunos, o planejamento estratégico pode envolver não apenas ações pedagógicas, mas também iniciativas para melhorar o relacionamento com os pais e a integração dos alunos nas atividades extracurriculares.
Isso cria uma sinergia entre os diferentes setores e garante que as metas sejam atingidas de forma colaborativa.
Acompanhamento e ajustes contínuos
O planejamento estratégico não é um processo estático. Ele exige acompanhamento constante e ajustes sempre que necessário. A realidade escolar é dinâmica e pode mudar rapidamente devido a fatores internos e externos.
Por isso, é crucial que o gestor realize avaliações periódicas para verificar se os resultados estão sendo alcançados ou se ajustes precisam ser feitos.
Exemplo:
Se o objetivo de melhorar a infraestrutura da escola não estiver sendo alcançado no tempo previsto, o gestor pode avaliar os motivos (orçamento, recursos humanos, planejamento de obras) e readequar as ações para garantir o cumprimento da meta.
Benefícios para a gestão escolar
O planejamento estratégico traz diversos benefícios para a gestão escolar:
- Melhoria na tomada de decisões: Ao ter metas bem definidas, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas e focadas em resultados.
- Maior clareza e direcionamento: Com um planejamento, todos na escola sabem para onde estão indo e como suas ações contribuem para o sucesso coletivo.
- Desenvolvimento contínuo: Um planejamento estratégico bem estruturado fomenta a inovação e o desenvolvimento contínuo dentro da escola, tanto para o corpo docente quanto para a gestão administrativa.
Benefícios do sistema de gestão para a rotina do gestor escolar
Uma excelente ferramenta de gestão escolar possibilita que o gestor se preocupe com os resultados, melhore o ensino e, ao mesmo tempo, otimize seu tempo através do controle dos seguintes aspectos:
Otimização do setor acadêmico
Por meio de um sistema de gestão escolar, é possível realizar a emissão de carteirinha escolar, boletins, históricos e certificados, bem como ter o controle das notas dos alunos e dos níveis de presença e ausência de cada estudante, além de saber sobre todas as ocorrências disciplinares, por intermédio de relatórios variados.
Automatização do setor financeiro
Emissão de boletos online, controle de pagamentos, taxa de inadimplência e taxa de bolsas de estudo com relação a alunos pagantes e controle de fluxo de caixa dentre outras utilidades, faz parte das facilidades proporcionadas por um sistema de gestão escolar.
Melhor acompanhamento do setor pedagógico
Por meio de uma ferramenta de gestão escolar, pode-se acompanhar o desempenho de cada turma, de acordo com diversos paradigmas: notas dos alunos versus professor; ocorrências disciplinares versus docente. Dessa forma, é possível avaliar ambos, corpo docente e discente, por meio do sistema.
Bom relacionamento com alunos e responsáveis
Através de um sistema eficaz de gestão escolar, é possível comunicar-se com alunos e seus responsáveis, de forma direta, em tempo real e por meio de SMS. Alunos e responsáveis, por sua vez, podem consultar faltas, notas e ocorrências acadêmicas, imprimir e pagar boletos online, solicitar atestados, dentre outros benefícios.
Ampliação do setor de captação de alunos
O atendimento ao cliente pode ser mensurado pelo gestor, que avaliará se a estratégia que vem usando no marketing escolar tem obtido bons resultados ou não. Assim, o gestor poderá fazer as modificações que achar viáveis, caso sejam necessárias.
Conclusão
Vamos retomar as dicas de como agilizar e otimizar a rotina do gestor escolar?
Primeiro, é muito importante estabelecer uma comunicação assertiva, ter metas e objetivos personalizados para cada setor e manter uma agenda organizada. Depois, proporcionar capacitação da equipe e realizar pesquisas de avaliação institucional. Por fim, procurar por melhorias e investir em um sistema de gestão escolar.
Com a ajuda de um sistema de gestão, o controle de todos os setores escolares será possível por meio de relatórios e gráficos emitidos pelo sistema de gestão escolar integrado. Dessa forma, o gestor terá uma visão amplificada de todas as áreas de sua escola e poderá atuar nas que demandam uma maior atenção.
Além disso, o gestor terá tempo hábil para dedicar-se à busca por maiores informações sobre as tendências e inovações na área pedagógica, disponibilizando uma atenção maior para o corpo docente de sua instituição e para seu aprimoramento, que trará resultados diretos na educação em sua escola.
Por meio do crescimento financeiro e de um conhecimento da gestão escolar como um todo, o gestor poderá investir com mais confiança e melhorar cada vez mais sua instituição de ensino.
Assim, seguindo essas dicas, será muito mais fácil administrar e gerir a escola, concorda? Em um mundo ágil e tecnológico, é preciso acompanhar. É benéfico para os responsáveis, alunos e a escola.
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Com o Activesoft, você tem mais tempo para se concentrar no que realmente importa: a qualidade do ensino e o aprimoramento da sua equipe. Fale conosco no chat abaixo e descubra como podemos otimizar a gestão da sua escola!