Um dos principais desafios dos gestores da área de educação é tentar conciliar todos os compromissos diários da agenda com o tempo disponível para cumpri-los. São muitas demandas planejadas para o dia, sem contar os imprevistos que surgem. Para dar conta de todas as obrigações, é essencial saber fazer uma gestão de tempo eficiente.

Com o uso de ferramentas e técnicas, é possível alcançar um nível de produtividade que permita a realização de todas as tarefas no prazo estipulado sem afetar a qualidade de cada uma delas.

Além disso, é necessário entender a urgência de cada demanda e priorizá-las conforme o prazo de entrega. Assim, você consegue focar no que é necessário, delegar tarefas a outras pessoas e organizar o seu tempo para o que realmente importa.

Mas, como estruturar todas as atividades e fazer a gestão de tempo de maneira adequada e produtiva, sem passar perrengue? Saiba como utilizar melhor a sua carga horária aplicando técnicas e ferramentas à sua rotina no artigo de hoje.

Boa leitura!

Qual a importância da gestão de tempo?

O termo gestão está diretamente relacionado com a habilidade de gerenciar qualquer coisa da melhor maneira possível.

E quando o assunto é gestão de tempo, falamos sobre selecionar metodologias voltadas para essa finalidade, tudo isso visando potencializar a produtividade e a eficiência das tarefas rotineiras.

Se você não consegue administrar o seu tempo, as chances de sucesso na gestão de outras demandas serão mínimas. 

Sendo assim, os principais benefícios da gestão de tempo são:

• Disciplina;
• Assiduidade;
• Autoconfiança;
• Resultados melhores e mais ágeis;
• Redução do estresse;
• Produtividade.

O objetivo é produzir mais e melhor em menos tempo. Dessa forma, as primeiras iniciativas devem identificar:

• O que é prioridade;
• Quanto tempo é investido em atividades específicas;
• Quais tarefas podem ser realizadas com mais agilidade;
• Quais demandas requerem mais atenção;

Sempre será viável medir esses passos, porém é possível modificar esse cenário a partir do conhecimento e domínio de técnicas e recursos de gestão de tempo. 

A seguir, você verá como aplicá-los para gerenciar não somente suas tarefas na escola, como também seus compromissos pessoais.

Quais as principais técnicas de gestão de tempo?

Além de contar com um planejamento estratégico eficiente, estabelecer metas e objetivos, prazos de entrega e estruturação das tarefas segundo o seu grau de prioridade, técnicas variadas foram criadas para a concretização eficiente de todos esses processos.

Conheça agora as técnicas de gestão de tempo mais utilizadas nas organizações de segmentos variados:

Pomodoro

A metodologia Pomodoro consiste na gestão de tempo para tarefas diárias, principalmente para os profissionais que possuem dificuldade de concentração.

Sua aplicação é feita a partir do uso programado de um cronômetro, que deve tocar a cada 25 minutos, onde você terá 5 minutos para descanso.

Esse tempo previsto foi baseado nas pesquisas para a elaboração da técnica, mas não é empecilho para você programar os minutos conforme a sua realidade. 

Utilize o método realizando testes, lembrando que o tempo de pausa deve ser utilizado para que você se desligue completamente das suas tarefas. É importante ficar de olho nas distrações, como as redes sociais, já que elas conseguem prender a atenção do usuário por mais tempo que se tenha previsto.

Metodologia GTD

A metodologia GTD é a opção ideal para quem tem muitas tarefas num único dia e não sabe por onde começar para alcançar o nível adequado de produtividade.

A sigla significa Getting Things Done, ou “a arte de fazer acontecer”, em português. A proposta da técnica é exatamente essa a seguir:

• Capturar – é o momento de registrar tudo o que você precisa fazer, escrevendo cada tarefa num local seguro e de fácil acesso;
• Esclarecer – avaliar os dados obtidos no passo anterior para compreender a necessidade de cada um deles;
• Organizar – elaborar listas conforme as demandas e viabilidade de conclusão das tarefas;
• Refletir – conferir, atualizar e ter expectativas quanto ao futuro;
• Engajar – fazer o que precisa ser feito, sem interrupções com assuntos que não são urgentes naquele momento.

A ideia do GTD é promover tranquilidade para a sua mente em relação ao gerenciamento do que precisa ser executado no tempo determinado.

Kanban

O termo Kanban tem origem no Japão e significa “cartão” ou “sinalização”. Essa técnica é muito utilizada no segmento industrial para que o controle do estoque tenha mais eficiência. 

Como o próprio método sugere, os cartões são destinados a orientar de maneira visual e representativa as ações e atividades.

São utilizados post-its para anotar e deixar lembretes para os trabalhadores envolvidos e são de grande utilidade nesta técnica, podendo ser removidos e inseridos em locais diferentes da agenda ou do quadro de anotações da organização.

Quais ferramentas ajudam na gestão de tempo?

Algumas ferramentas de gestão de tempo foram criadas para colocar em prática as metodologias citadas no tópico anterior. Veja quais são elas:

Trello

O Trello é um app desenvolvido para a gestão de projetos que também pode ser utilizado como planner.

Nele, você insere as suas metas, objetivos e as listas de tarefas. Esses dados podem ser compartilhados com outras pessoas, facilitando o trabalho em equipe.

Além disso, você pode criar colunas com o status do andamento de cada tarefa e movimentá-la conforme a etapa da sua execução.

Evernote

Se você faz parte do grupo de gestores que faz várias anotações em locais diferentes e depois se perde no meio delas, temos uma sugestão melhor do que essa.

O aplicativo Evernote foi criado para registrar todas as informações pessoais em um único local. A ferramenta está disponível para os principais sistemas operacionais.

Be Focused

Essa ferramenta possui a mesma proposta da técnica pomodoro, ou seja, pode ser utilizada para manter o foco em períodos específicos com pausas menores. 

Ela vai controlar o seu tempo de tarefa e descanso, auxiliando a prolongar a concentração por mais tempo.

Google Calendar

O Google Calendar é uma opção disponível para uso em computadores e smartphones. Seu maior benefício é a simplicidade no uso para gestão nas tarefas diárias. 

O recurso funciona semelhante a uma agenda física, com a vantagem de que é uma ferramenta digital e pode ser acessada rapidamente de qualquer lugar.

Além dessas, há uma ferramenta indispensável para os gestores escolares. Se você visa melhorar não apenas a sua gestão de tempo, mas de todo o seu time, é hora de contratar um bom sistema de gestão escolar.

Além de reduzir consideravelmente o tempo de realização de algumas tarefas, já que a ferramenta permite que o trabalho seja feito de forma ágil, sem a necessidade de gastar papel e ter uma pilha espalhadas pelos setores. 

Apesar da organização dos departamentos, nós sabemos que a procura de um documento físico pode levar bastante tempo na rotina dos colaboradores.

A tecnologia tem sido uma forte aliada no segmento educacional e vem mudando a realidade de vários gestores, otimizando a sua rotina e deixando espaço para cuidar de outros processos mais relevantes da instituição de ensino.

Conclusão

Fazer uma gestão de tempo eficiente é fundamental para organizar todas as tarefas e simplificar a sua rotina de gestor escolar.

Ao agregar técnicas e ferramentas, você potencializa a sua produtividade e trabalha dedicadamente a cada tarefa, priorizando as urgências e fazendo as suas entregas com qualidade no prazo estipulado.

Além disso, você pode estender essa cultura da gestão de tempo para os outros setores contratando um software de gestão educacional.  Basta uma única solução para contemplar todas as equipes da escola.

Na Activesoft, você encontra o mais completo sistema do mercado para melhorar a sua gestão de tempo e a redução de custos da sua instituição de ensino.

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Colina Tech

15.03.2023