Toda escola particular necessita de gerenciamento eficiente das suas receitas e despesas, como qualquer outra empresa faz. Afinal, não há outra maneira de mensurar a saúde financeira da instituição, por isso, o fluxo de caixa é essencial para o controle adequado das finanças.

O fluxo de caixa é um dos fatores essenciais da organização financeira de uma escola, já que permite não só manter o seu funcionamento com tudo o que é necessário, como também investir em melhorias para se destacar nesse mercado.

Quer saber como organizar o fluxo de caixa da sua escola particular? Então, confira as dicas que selecionamos para você controlar o seu de um jeito prático e ágil! Boa leitura!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o registro da movimentação financeira da sua escola, ou seja, todo o dinheiro que entra e sai na instituição. 

Assim, a partir da avaliação desse controle, você pode observar se as entradas são maiores ou menores que a saída, e agir para corrigir o problema.

O controle do fluxo de caixa também serve para reunir despesas, controlar os pagamentos e analisar a natureza das despesas. Quando bem aplicado, torna-se uma ferramenta de gestão financeira eficiente – e essencial – para os gestores e administradores financeiros da sua instituição.

Registrar as entradas e saídas financeiras não é suficiente, é preciso ter certeza de onde elas vêm e para onde vão. Por isso, é necessário categorizar todas as receitas e gastos, conforme a sua natureza.

Esse tipo de gestão também contribui para a programação das despesas futuras e também para cortes inesperados no orçamento, soluções bem úteis em cenários de redução nas matrículas, por exemplo.

Como otimizar a gestão do fluxo de caixa da sua escola particular?

Para gerenciar o seu fluxo de caixa, é necessário adotar algumas estratégias para manter as finanças da sua escola em dia. Confira agora as principais dicas para controlar as entradas e saídas da sua IE:

1. Estabeleça um período:

Para ter um controle eficaz do seu fluxo de caixa, muitas escolas preferem fazê-lo mensalmente, ou seja, todos os meses são feitos os registros das receitas e das despesas. Para alguns gestores, essa é a maneira que mais funciona nas suas instituições. Ao término do mês, realiza-se um balanço para avaliar o total de lucro e gastos.

Porém, tudo isso pode variar conforme as normas e a realidade de cada instituição. Há algumas nas quais a periodicidade do fluxo de caixa é semanal, já outras optam por fazer a cada dois meses. 

Recomenda-se não ultrapassar três meses entre os intervalos de cada fechamento e sondagem, caso contrário o montante total de receitas e despesas se torna bem difícil de calcular.

2. Conte com o suporte de um sistema financeiro

Em muitas empresas, realiza-se o controle do fluxo de caixa utilizando o famoso “livro caixa”, um tipo de caderno no qual anota-se todos os valores de receitas e despesas. Entretanto, esse recurso não é o mais prático, já que dificulta o processo de análise.

Caso o gestor queira, por exemplo, obter um relatório do fluxo de caixa dos últimos 6 meses, ele teria que passar todos esses dados para outras planilhas e assim elaborar um relatório.

Quando realizamos o fluxo de caixa manualmente, o processo se torna mais burocrático e demorado, aumentando o risco de falhas. Por outro lado, se a sua escola particular utilizar um sistema financeiro escolar, pode-se automatizar todas as atividades relacionadas ao fluxo de caixa, deixando o trabalho mais ágil e preciso.

3. Divida as despesas fixas e variáveis

Ter uma percepção clara sobre a natureza e constância das despesas da sua escola proporciona o conhecimento sobre o valor que se deve ter mensalmente em caixa para garantir o funcionamento da instituição. Do contrário, o cenário de falência ou encerramento das atividades não é algo tão distante da realidade.

Você sabe que há despesas mensais que não podem ser desconsideradas, como por exemplo, água, energia elétrica, aluguel, internet, telefone e folha de pagamento. Essas podem ser programadas e antecipadas e são as chamadas despesas fixas.

Já outras despesas que não ocorrem com frequência, como a aquisição de equipamentos, reparos e imprevistos, são categorizadas como despesas variáveis.

Com essa distribuição, você pode guardar um montante como reserva para uma emergência, para suprir os meses onde os seus recebimentos estão comprometidos, por exemplo.

Garantindo que a sua escola particular tenha ao menos o mínimo para funcionar normalmente, você e sua equipe podem trabalhar com mais tranquilidade.

4. Calcule a estimativa de recebimentos de valores

Mensalidades, doações, investimentos de sócios. Esses são alguns tipos de receitas, ou seja, dinheiro chegando no caixa, e esses ganhos precisam ser registrados. Quando eles são maiores que as despesas mensais, é sinal de lucratividade para a empresa. Se o cenário aponta exatamente o contrário, é hora de repensá-lo e tomar atitudes corretivas.

Assim como as receitas, nem todos os recebimentos são considerados fixos, ou seja, há previsões de recebimentos mensais que você pode aplicar para saber o total que estará disponível para a sua escola mensalmente.

Dessa forma, o dinheiro que sobra pode ser utilizado para investimentos na instituição ou reservado para algum imprevisto.

5. Faça um mapeamento dos valores já recebidos e a receber 

Acompanhe o saldo de todas as contas da escola, além dos valores depositados nos fundos de investimento e em outros locais. 

É fundamental saber o total disponível para determinar o potencial de crescimento da instituição, além de definir metas e objetivos.

As mensalidades atrasadas podem ser negociadas mais facilmente quando essas informações estão atualizadas, já que os valores a receber estarão definidos. Dessa forma, a escola pode firmar contratos com os pais e responsáveis, reduzindo a inadimplência com a quitação dos valores em aberto.

6. Tome decisões imediatamente

O controle do fluxo de caixa não se resume apenas às entradas e saídas de dinheiro para investimentos e otimizar o recebimento das mensalidades em atraso. Há inúmeros desafios que exigem saídas imediatas no gerenciamento financeiro de qualquer empresa.

Mas como um gestor escolar pode se antecipar e evitar transtornos? Fazendo tudo o que já foi dito até o momento:

• definindo um período para o controle do fluxo de caixa;
• utilizando um sistema de gestão financeira;
• separando as despesas fixas das variáveis;
• calculando a previsão do recebimento de valores;
• mapeando os valores recebidos e a receber.

Seguindo todas essas dicas, você identifica rapidamente quando alguma conta não fechar. Isso porque é possível saber precisamente de onde o dinheiro está vindo e para onde ele está indo.

É dessa forma que você identifica as dívidas necessárias, o que poderia ter sido adquirido com pagamento à vista, o que poderia ter sido parcelado e as iniciativas que não estão trazendo os números esperados.

Isso possibilitará a realização de novas negociações, mudar algumas ações e cancelar as transações enquanto houver tempo hábil.

7. Elabore novas políticas financeiras

Há outras soluções práticas que podem ajudar o fluxo de caixa da sua escola. Mesmo que a maioria do pagamento das mensalidades esteja em dia, é possível perceber que os compromissos a honrar no final do mês ficam mais apertados. Para não arriscar o pagamento em atraso, você pode alterar a data de vencimento das contas, por exemplo.

Após analisar os relatórios de alguns meses, você pode avaliar uma data de vencimento que seja ideal para o pagamento das despesas da sua escola com os recebimentos do mês anterior. 

Assim, é preciso adotar novas políticas financeiras, onde os balanços sejam feitos com mais frequência.

Observe as receitas e despesas semanais, quinzenais e mensais antes de reajustar a programação dos pagamentos. É importante lembrar que a comunicação com os seus times é de suma importância nessas tomadas de decisão.

Questione sobre os principais desafios e o que os seus colaboradores ouvem dos pais e responsáveis. É essencial ouvir a opinião de quem está na linha de frente da sua escola.

Conclusão

A organização do fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira da sua escola particular. Sem um controle eficiente das finanças, é impossível acompanhar toda a movimentação financeira da instituição, sabendo exatamente o que é o montante de entrada e saída e se é possível honrar com todos os compromissos nas suas respectivas datas de vencimento.

Fazer esse trabalho manualmente não é a opção mais adequada, já que as informações podem se perder e trazer transtornos diversos para a sua escola. Por isso, é indispensável utilizar um sistema de gestão financeira para garantir a eficiência da gestão.

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Colina Tech

10.05.2023