O sucesso de uma escola é definido por diversos fatores que envolvem ações administrativas, estruturação pedagógica e saber como organizar as finanças. O artigo de hoje será dedicado a esse último.
Sabemos que muitos aspectos fazem parte da rotina e afetam a gestão financeira das escolas. Porém, é possível fazer mais com menos, sem impactar a qualidade do ensino oferecido. Quanto mais você organiza as finanças, mais a instituição consegue se manter e se destacar entre seus concorrentes com todos os seus diferenciais.
Quer saber o que é preciso para deixar as finanças em dia? A Activesoft selecionou as melhores dicas para manter a saúde financeira da sua escola particular!
Boa leitura!
Por que você deve saber como organizar as finanças da sua escola?
A gestão escolar vai muito além de cuidar de demandas pedagógicas. Ela engloba outras responsabilidades, entre elas a gestão financeira, que inclui o pagamento pelos serviços prestados de professores e demais funcionários; manutenção da estrutura física da escola, aquisição de materiais e equipamentos, etc.
Além disso, é necessário levar em consideração que a escola precisa ser uma empresa rentável, não é mesmo?
É para isso que a gestão financeira existe e por isso você, gestor escolar, precisa saber como organizar as finanças da sua escola.
Quando os processos estão estruturados, a organização financeira possibilita que tudo seja feito de forma prática e ágil, sem maiores preocupações.
Uma gestão financeira eficiente permite ainda, a redução de custos na escola e otimização dos processos, reduzindo, também, o tempo e os recursos empregados nessa estruturação. Dessa forma, é possível montar uma reserva para emergências.
Tanto o montante separado para situações de extrema necessidade quanto uma gestão financeira exemplar se mostraram fundamentais para cenários de crises e dificuldades – situações que a pandemia do coronavírus deixou bem claro.
Com isso, ficou evidente que escolas particulares que possuíam reservas e uma organização financeira eficiente conseguiram lidar melhor com a situação.
Como organizar as finanças da sua escola?
A gestão financeira escolar agrupa todos os processos que envolvem recursos na sua escola particular. Por isso, a sua execução engloba várias iniciativas que podem ser otimizadas para gerar os melhores resultados.
Selecionamos algumas dicas fundamentais para melhorar esses processos, aumentar a eficiência da sua gestão e, consequentemente, a receita da sua escola. Confira!
1. Tenha um bom planejamento financeiro
Organizar as finanças da sua escola começa com um bom planejamento financeiro. Sem isso, a sua gestão ficará organizada, sem orientação adequada do que fazer.
Quanto mais detalhes tiver o seu planejamento financeiro, menos imprevistos a sua escola terá. Dessa forma, você não perderá tempo lidando com problemas que surgiram de última hora e poderá se dedicar a outras demandas mais estratégicas e urgentes que requerem a sua atenção e os seus esforços.
O momento mais adequado para planejar as finanças da sua escola é no início do ano letivo. Sua gestão escolar pode aproveitar a situação e juntar o desenvolvimento pedagógico com o planejamento financeiro, por saber que as duas devem caminhar juntas.
Porém é importante que o planejamento financeiro tenha flexibilidade e seja adaptável no decorrer do ano para acompanhar o contexto econômico da sua escola particular.
2. Trabalhe com dados e informações confiáveis
Se você conhece bem a sua escola e acompanha os resultados para saber se a escola é realmente rentável, é possível organizar as finanças com eficiência.
Para isso, é importante contar com relatórios precisos que demonstrem gastos, rendimentos, fluxo de caixa e outras movimentações financeiras. O relatório DRE (Demonstração de Resultados) é um dos mais essenciais para a gestão da sua escola.
Para obter relatórios precisos, você deve utilizar um sistema de gestão escolar eficiente. Por meio dele, é possível elaborar relatórios financeiros detalhados que demonstram informações importantes sobre a instituição de ensino básico.
Dessa forma, você consegue identificar todos os aspectos que necessitam de análise, como monitorar a adimplência das contas a pagar, se as margens de lucro e as despesas estão equilibradas, etc.
A avaliação desses relatórios financeiros facilita a tomada de decisões importantes, como a possibilidade de investimentos ou a necessidade de iniciativas para a captação de recursos.
3. Reduza custos da sua gestão escolar
Essa pode parecer uma dica muito óbvia, afinal, reduzir os custos aumenta automaticamente os rendimentos, não é mesmo?
Porém, não é algo tão simples quanto parece. Muitas das despesas escolares são fundamentais para garantir o seu funcionamento.
Por isso, reforçamos a importância de contar com relatórios precisos. Com essas informações, você identifica quais são os gastos desnecessários e quais são os custos essenciais para a sua gestão.
Aqui, podemos apontar algumas despesas que a sua escola pode reduzir:
Consumo de água
Por meio de um consumo consciente, é possível reduzir significativamente os gastos com água na sua escola.
Isso exige ações de conscientização dos alunos e pode implicar na instalação de torneiras automáticas e na opção de descargas com caixas acopladas, causando um impacto positivo não só financeiramente, mas também ao meio ambiente.
Consumo de energia elétrica
Esse ponto também pede a conscientização dos alunos, mas você pode fazer muito mais: investir na iluminação utilizando lâmpadas de LED, aproveitar a luz natural e adquirir painéis de energia solar, caso a escola particular seja de grande porte.
Utilização de papel
As despesas com papel costumam ser bem altas nas escolas, sem falar do espaço físico utilizado para armazená-lo.
Para diminuir esse custo, a melhor opção é investir num sistema de gestão escolar (mais uma vez reforçando a importância dele) para digitalizar todos os documentos, eliminando toda a papelada desnecessária.
4. Combata a inadimplência
A inadimplência pode ser uma situação bem delicada para a sua gestão escolar e financeira, afinal, o recebimento das mensalidades é a principal fonte de renda da escola, não é verdade?
Para lidar com esse cenário, é preciso contar com uma equipe bem estruturada, organização e soluções tecnológicas eficientes.
Utilizando um bom sistema de gestão escolar, é possível controlar adequadamente as contas de todos os alunos e antecipar possíveis casos de inadimplência.
Além disso, você consegue automatizar os recebimentos da escola por meio da cobrança recorrente por cartão de crédito.
5. Analise as perspectivas pedagógicas
Se você não considerar o conteúdo que será ministrado em sala de aula e a infraestrutura necessária, não há como organizar as finanças da sua escola particular.
Por isso, é essencial avaliar os aspectos pedagógicos. Há disciplinas que exigem mais aulas práticas, que pedem a utilização de materiais, aumentando os custos da instituição.
Além disso, pode ser que em alguns cenários, seja necessário trabalhar com profissionais mais qualificados e experientes com um salário mais elevado.
Ainda, é importante sempre associar o planejamento pedagógico à gestão financeira, pois dessa forma você terá mais controle sobre as suas finanças.
6. Trabalhe com cenários diferentes
O segmento educacional passa por cenários de sazonalidades quando se fala do total de matrículas e da perda de alunos.
No início da pandemia, diversas famílias retiraram seus filhos de escolas privadas e os matricularam na rede pública de ensino.
Além disso, quando o índice de desemprego se eleva, o número de alunos também é impactado por esses fatos, além de outros aspectos que também contribuem para a redução de matrículas.
Sendo assim, no planejamento estratégico, é importante considerar diferentes cenários que podem influenciar em números negativos para a escola. Isso é necessário para que você não passe perrengues num momento de crise.
7. Realize a prestação de contas
Para manter a confiança da sua escola, é essencial agir com transparência na prestação de contas. É fundamental compartilhar essas informações com a comunidade escolar os demonstrativos de resultados, pois dessa forma você também cria um ambiente confiável.
Escolha a melhor forma de fazer isso considerando o seu relacionamento com a comunidade escolar. Pode ser feito informalmente, utilizando informativos em forma de jornal ou realizando reuniões com a comunidade escolar.
Conclusão
Saber como organizar as finanças da sua escola é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e manter o funcionamento da escola particular sem afetar a qualidade do ensino oferecido.
Além de adotar algumas iniciativas importantes, utilizar um sistema de gestão escolar faz toda a diferença para a obtenção dos melhores resultados.
Nessa hora, conte com a solução desenvolvida por quem mais entende do assunto no mercado de software de gestão educacional. A Activesoft tem a solução mais completa para deixar a gestão financeira da sua escola ainda mais eficiente.
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Colina Tech
30.06.2023