Na época de matrícula, é imprescindível adotar alternativas e explorar ferramentas que ajudem a superar os desafios da gestão escolar exigidos durante essa fase. Assim, buscar meios de otimizar todas as etapas do processo de captação de alunos e fazer uma boa avaliação do andamento das inscrições é fundamental.

Pensando nisso, a proposta deste conteúdo é ajudar a instituição de ensino a se preparar melhor para receber os pais durante as próximas matrículas. Continue a leitura e saiba quais são os fatores que mais influenciam a captação de alunos. Ainda, veja os aspectos que devem ser considerados para que a liderança alcance os objetivos propostos. Acompanhe!

Como se preparar para receber os visitantes em época de matrícula?

Para ajudar, listamos as questões mais relevantes e que merecem atenção especial durante o preparo para o período de matrícula. Confira quais são!

Tenha metas e objetivos bem definidos

Todo o mecanismo que envolve a captação de alunos depende de diversas etapas. Nesse processo, cada uma dessas fases deve ser muito bem definida e organizada. O primeiro aspecto é estabelecer metas e objetivos claros, como a quantidade de vagas disponíveis e o número de inscrições que a escola pretende alcançar. 

Comunique os pais com antecedência

Para obter resultados mais promissores, a escola deve se antecipar e avisar os pais sobre a data prevista para a matrícula. Uma das vantagens de trabalhar com previsão é manter os alunos já matriculados na sua instituição e elevar as chances de captar novos. Logo, melhorar o sistema de comunicação aos pais e informá-los previamente sobre o cronograma da escola é essencial nesse processo.

Divulgue a escola nas redes sociais

As mídias sociais são ferramentas poderosas na hora da divulgação da instituição e do período de matrícula escolar. Então, uma das formas de sair à frente da concorrência é fazer um bom investimento em marketing digital. Para tanto, explore diferentes estilos de campanhas, ouse, inove e faça a sua escola “aparecer” durante essa etapa. 

Além disso, a liderança pode oferecer conteúdos relevantes para chamar a atenção dos atuais alunos, dos pais e, ainda, atrair novos estudantes para a sua unidade de ensino. Portanto, priorize a oferta de materiais relevantes, divulgue artigos que impulsionam a sua marca e construa uma imagem mais positiva da escola. 

Explique para os pais a metodologia da escola

Uma das maiores preocupações dos pais é quanto à metodologia de ensino adotada pelo setor pedagógico. Por isso, no primeiro contato deles com a instituição, seus colaboradores devem estar atentos para falar sobre isso. Vale destacar que, além dos métodos adotados, é importante trabalhar com bons materiais didáticos, ter uma boa infraestrutura e uma equipe de professores bem treinada e diferenciada. 

Diversifique as formas de matrículas

Depois da experiência com a pandemia da Covid-19, ficou muito evidente que a sociedade desenvolveu novos hábitos e costumes, que foram impostos pela necessidade de isolamento social. Com isso, muitos processos e serviços burocráticos tiveram que ser simplificados na tela de um celular, tablet ou computador, por exemplo.

De igual modo, as instituições de ensino precisaram substituir as salas de aulas por equipamentos tecnológicos. Isso sugere a necessidade de diversificar também o processo de matrícula e permitir que o aluno possa se inscrever — ou rematricular — virtualmente. Tornar esse processo mais simples e flexível é um aspecto bem favorável ao aumento do número de inscrições na época de matrícula.

Quais os fatores que mais influenciam a captação de alunos?

Um dos períodos que demandam muito tempo e atenção dos gestores é o de captação de alunos. Executar, coordenar as atividades e ações para atrair a atenção do candidato exige muita dedicação e investimento.

Cada etapa desse processo é extremamente importante, desde o primeiro contato até o momento de decisão dos pais e da criança pela instituição. Por isso, a escola precisa estar pronta para todas as fases e para receber, presencialmente, os responsáveis na instituição. 

O momento de visita na escola, na maioria das vezes, é o ponto-chave para a decisão dos responsáveis. Por isso, tenha estratégias de acolhimento para não decepcionar nesse quesito. Para garantia de melhor atendimento, o ideal é treinar os colaboradores e prepará-los para a captação de alunos.

No entanto, é aconselhável que o contato seja feito presencialmente, para que as chances de captação de novas matrículas sejam maiores. Mas, para isso, é necessário ter atenção a alguns aspectos.

Colaboradores 

O ideal é contar com alguns colaboradores para realizar o tour pelo local. Para tanto, capacite e crie um roteiro de fala e trajeto dentro da instituição. Inclua a história e missão da escola, mas não se esqueça dos valores pedagógicos.

Certifique-se de que os colaboradores estão aptos para responder qualquer tipo de pergunta que surja durante a visita. Logo, deixe pronto um checklist do que é preciso falar para o visitante.

Organização e limpeza

Prepare sua escola, mantenha-a organizada, limpa e faça questão de mostrar os melhores espaços e como eles podem beneficiar os alunos. Assim, permita que os pais conheçam as salas de aula, laboratórios, auditórios e toda a infraestrutura. Caso disponham de espaços exclusivos, faça questão de mostrá-los, pois podem ser vistos como diferenciais. 

Material de apoio

Além de organizar a escola e capacitar os colaboradores, também é necessário fornecer um material de apoio para os pais. Assim, em caso de dúvidas ou, até mesmo, necessidade de consultar uma informação, eles conseguirão encontrar isso de modo mais simples. 

Dessa forma, a escola pode elaborar um infográfico, digital ou não, para ser compartilhado pelas redes sociais. Contudo, é preciso conter todos os benefícios da instituição, acrescentando informações relevantes sobre a entidade no material.

Relacionamento

Uma das formas de demonstrar gentileza e alegria por ter sido a escola escolhida é entregar brindes ou, ainda, dar descontos na matrícula. Entretanto, sempre é necessário realizar essas ações, mas quem opta por ela acaba se destacando.

Nesse sentido, caneta, copo, camiseta, caderno personalizado, botton, desconto proporcional à assiduidade na mensalidade, por exemplo, são formas de gratificações. Isso cativa os pais e os filhos e, consequentemente, pode resultar na decisão pela instituição. 

Como um software pode ajudar na época de matrícula?

Para atingir a expectativa da gestão durante o processo de matrícula e rematrículas, o ideal é contar com o uso de ferramentas específicas que ajudem na administração e no controle dessa etapa. 

Assim, com auxílio de um software de gestão escolar, tudo fica mais dinâmico, eficiente e os eventuais problemas que surgirem serão mais fáceis de serem resolvidos. Mediante isso, a escola deve apostar nesses recursos tecnológicos que podem fazer a diferença desde a organização do espaço até cada detalhe do cadastro do aluno.

Como vimos, um dos aspectos mais importantes da época de matrícula é apostar em estratégias que convençam os pais de que a sua escola é a melhor opção. Desse modo, ao planejar sua campanha de captação de alunos focada nesse objetivo, as chances de gerar uma maior conexão entre instituição, pais e filhos são muito maiores.

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