A falta de organização e transparência no processo de filantropia tem gerado o descredenciamento de algumas escolas. O problema está ligado aos trabalhos manuais, que costumam ser lentos e contribuem para a perda de informações. 

Desse modo, o setor de assistência social acaba sofrendo com a desorganização no armazenamento e  gerenciamento da documentação necessária para comprovar a prestação de atividades assistenciais. O que leva as instituições a perderem os benefícios e isenções de impostos.

Por isso, é fundamental adotar ferramentas e estratégias que assegurem a fluidez no processo de registro e acompanhamento das informações dos estudantes. 

Assim, trouxemos este artigo para ajudar a sua instituição a construir um processo de concessão de bolsas totalmente online de forma prática, segura e eficiente.

Simplifique o processo de filantropia da sua instituição de ensino 

Você sabe o tempo que a sua escola leva para analisar as solicitações de bolsas; organizar a documentação; realizar as entrevistas e informar os resultados da análise aos responsáveis?

Acreditamos que a execução de todas essas etapas demandam bastante tempo e atenção da equipe da instituição. Afinal, este é um processo que exige atenção e cuidado. 

Regulamentado pela Lei da Filantropia (12.101/09), as escolas precisam seguir um protocolo e assegurar o acompanhamento do número de bolsistas. Além disso, as instituições precisam manter a segurança dos dados e documentos dos alunos. 

Pois, anualmente, as instituições precisam gerar relatórios que comprovem a regularidade da oferta das atividades assistenciais para assegurar os beneficiários. 

Assim, é fundamental adotar ferramentas que garantam a segurança e a agilidade necessárias para a concessão de bolsas. 

Então, confira agora como a tecnologia pode otimizar cada etapa do processo de filantropia da sua instituição.

1. Solicitações de desconto

A melhor maneira de acabar com as visitas constantes de responsáveis para solicitar bolsas e agilizar o processo é adotar um recurso que viabilize a realização dos pedidos de forma online.

Assim, a instituição não precisará direcionar profissionais para atender pessoalmente as demandas, otimiza o processo e centraliza as solicitações. 

Com o módulo filantropia da Activesoft, por exemplo, as escolas podem acessar o site da instituição e solicitar o desconto sem sair de casa.

2. Envio da documentação

Assim como na etapa anterior, é possível otimizar o processo de comunicação entre pais e instituição, desburocratizando a entrega e preenchimento de documentos. 

Para isso, ao invés de solicitar o preenchimento da ficha socioeconômica e a apresentação da documentação física, a escola pode disponibilizar um canal para o envio dos documentos digitalizados. 

Além disso, com o auxílio da tecnologia é possível evitar, também, que os arquivos físicos sejam perdidos, pois é muito mais fácil e prático armazenar todos os arquivos na nuvem. 

Ou seja, viabilizar o envio de documentos, assim como o preenchimento da ficha socioeconômica, no ambiente virtual, garante maior organização no processo de análise e armazenamento dos documentos. Aumentando, desse modo, a segurança dos dados. 

3. Avaliação da solicitação 

Com todos os pedidos e documentos organizados em uma única plataforma, o(a) assistente social pode fazer a análise das solicitações com maior celeridade. 

A prática contribui para que a análise seja feita de forma organizada, reduzindo, assim, erros e evitando futuros problemas para as instituições. 

Dessa forma, ao final da análise, o(a) assistente poderá marcar a entrevista com as famílias também pela plataforma. Assim, todas as etapas ficam registradas, garantindo a transparência no processo de filantropia da escola. 

4. Divulgação do resultado 

A praticidade do processo feito inteiramente no ambiente digital facilita também a divulgação do resultado. Pois, a instituição pode informar para o responsável se a solicitação de desconto foi ou não aprovada por meio do sistema usado para o processo. 

Nesse sentido, o recurso otimiza todas as etapas de contato com os responsáveis, reduzindo as interações presenciais que demandam mais tempo e disponibilidade da equipe de profissionais da escola. 

5. Monitoramento do número de bolsas

Com a ferramenta adequada, é possível concentrar os dados do processo de filantropia em um único lugar. Viabilizando o acompanhamento mensal do número de bolsistas em relação ao total de alunos. 

Afinal, com a rotina agitada, é comum que muitas escolas não consigam acompanhar de perto quantos alunos são acolhidos pela iniciativa e quantas bolsas ainda estão disponíveis. 

Com o fluxo de informações demandadas e recebidas ao mesmo tempo manualmente, é possível que erros aconteçam. Por isso, é necessário contar com um sistema que automatize essa contagem e evite perda de informações/dados. 

Assim, contar com o auxílio de uma ferramenta é fundamental garantir que a instituição mantenha sempre o número de bolsistas ideal para assegurar o recebimento dos benefícios e não perder o credenciamento. 

6. Geração do relatório

É essencial garantir que a prestação de contas anual da instituição seja feita adequadamente. Por isso, as informações de todo o processo de filantropia precisam estar organizadas e integradas. 

Afinal, os descontos filantrópicos são registrados na contabilidade da escola e, por isso, devem ser tratados preferencialmente com um software que integre os departamentos de serviço social, contas a receber e contabilidade, evitando inconsistências nas informações de cada setor.

Dessa forma, a instituição garante que a transparência, segurança e praticidade para que o Relatório Anual de Atividades ou o próprio requerimento para obter o Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social (CEBAS), sejam feitos de maneira adequada. 

7. Oferta de novas bolsas

As instituições que possuem um software podem conceder as bolsas do projeto de filantropia para jovens que já são alunos das escolas e estudantes de fora. 

Pois, com a ferramenta as escolas podem conceder bolsas para os jovens, independente de onde eles estudem. Desse modo, a escola consegue atingir muitos estudantes e garantir que o serviço de assistência chegue para os que mais precisam. 

Assim, fica evidente a importância da tecnologia para organizar, calcular, analisar, tomar decisões, manter a transparência e garantir a eficácia da prestação do serviço. 

Concluindo 

Como podemos perceber, o processo manual de concessão de bolsas pode representar um risco para as instituições. Por isso, é essencial aderir recursos tecnológicos que garantam a segurança dos dados, além de agilizar e desburocratizar o processo. 

Agora, reflita. A sua instituição de ensino sofre com algum desses problemas? E o que você tem feito a respeito?

Considere aderir um software para auxiliar o serviço social em todas as etapas da concessão de descontos. Afinal, o recurso é fundamental para assegurar a praticidade e a segurança da própria instituição e dos .

Ainda tem alguma dúvida ou quer saber mais sobre o software de filantropia? Então fale com os nossos especialistas!

Assista também a nossa live com especialistas da Associação Nacional de Educação Católica do Brasil (ANEC) sobre o assunto!