Os documentos escolares são fundamentais para manter a gestão pedagógica em perfeito funcionamento. Eles atestam a trajetória do aluno na instituição de ensino e também guardam informações acerca de professores e demais colaboradores.

Em especial para os estudantes, a gestão de documentos escolares é fundamental para comprovar a vida escolar dos alunos, seja para uma transferência ou mesmo para a comprovação de escolaridade na hora de ingressar em uma faculdade.

Diante desse cenário, fica evidente a importância de a secretaria escolar se manter dedicada a fazer de forma correta os procedimentos de arquivo e organização desses documentos, já que é de responsabilidade da instituição de ensino ceder essa documentação a qualquer momento, desde que solicitada.

Para ajudar você a descobrir as maneiras mais eficientes de categorizar, organizar e arquivar os documentos escolares, preparamos este artigo. Acompanhe!

Quais são os tipos de documentos escolares?

São muitos os documentos escolares sob a guarda das instituições de ensino — desde históricos escolares até a ficha de funcionários.

Assim, fica evidente que manter eternamente esses documentos é uma missão impossível. Desse modo, cabe à secretaria escolar, de tempos em tempos, descartar os documentos que já não têm mais utilidade.

No entanto, para concluir essa tarefa de maneira correta e também segura, faz-se necessário ter o conhecimento do tempo que cada documento escolar deve ser mantido na instituição.

Contudo, a depender da natureza do documento, é possível conduzir dois tipos de guarda. Veja!

1. Guarda permanente

Esses documentos escolares precisam ser arquivados por um período bastante longo, aproximadamente 30 anos. Esse era, há pouco tempo, considerado o período adequado para se manter um documento caracterizado como de guarda permanente.

O motivo é que as pessoas que concluíram os seus estudos há mais tempo, hoje já não têm interesse de comprovar a escolaridade. Assim, teoricamente, quem concluiu os estudos há 40 ou 50 anos, podem ter os seus registros descartados.

2. Guarda temporária

Os documentos escolares de guarda temporária são aqueles que são possíveis de serem eliminados a curto prazo, de modo geral abaixo de 5 anos, como atestados médicos.

Como categorizar, organizar e arquivar os documentos escolares?

Os documentos escolares podem ser arquivados e organizados de forma física e também digital. Veja a seguir como guardá-los!

Disponibilize mobiliário e equipamentos adequados

Para guardar os documentos escolares no ambiente físico, você vai precisar de alguns móveis e equipamentos específicos, como estantes e gaveteiros com divisórias, prateleiras, entre outros.

Eles favorecem a organização e a eficiência, ajudando os profissionais da secretaria escolar a encontrarem a papelada em questão.

Caixas organizadoras e arquivos também são úteis, pois eles permitem separar os documentos conforme a frequência em que necessitam ser acessados.

Já as bandejas são ferramentas extremamente úteis para comportar papeladas pendentes de liberação, até que o responsável aja para solucionar a questão.

Categorize os arquivos

A categorização dos documentos é fundamental para que os colaboradores das secretarias possam manter a organização do ambiente. O arquivamento dos documentos pode ser feita por tipo (estatutos, históricos, boletins, relatórios, entre outros), data ou nome dos alunos.

O uso de etiquetas e cores ajudam a localizar os documentos nos arquivos e pastas. Com isso, você otimiza o tempo de procura desses documentos, ao mesmo tempo em que consegue evitar perdas ou extravios.

Mantenha a organização

Para manter a secretaria escolar e os arquivos sempre organizados, é fundamental adotar procedimentos que vão garantir a organização permanente do local.

Nesse sentido, é importante que os documentos escolares e materiais já utilizados sejam colocados em seus devidos locais de origem, e os que não tenham mais utilidade sejam descartados.

Por isso, é fundamental incentivar entre os funcionários das secretarias escolares uma cultura de organização e limpeza.

Fique atento à apresentação e ao atendimento

A secretaria escolar é o primeiro contato de responsáveis e alunos com o ambiente da escola. Logo, é relevante que esse espaço se apresente organizado, transmitindo uma imagem positiva da escola.

Além da organização do ambiente, é importante oferecer, também, um atendimento de qualidade, com profissionais treinados e capacitados para solucionar questões burocráticas.

Assim como atender ao telefone, prestar um bom atendimento aos estudantes e conduzi-los de maneira adequada para a coordenação pedagógica ou a direção.

Como a tecnologia pode ajudar?

Atualmente, já é possível contar com ferramentas de gestão escolar para organizar o espaço das secretarias e facilitar o dia a dia dos colaboradores das escolas. Desse modo, com os sistemas, é possível armazenam as informações de forma on-line, viabilizando a impressão dos dados apenas quando necessário.

O recurso otimiza a organização da secretaria escolar. Garantido, assim, economia de espaços físicos e papéis com o armazenamento digital dos arquivos.

O sistema ainda integra as informações com toda a comunidade acadêmica, otimizando o tempo dos responsáveis e dos profissionais de ensino. Além disso, a tecnologia permite o armazenamento dos dados em nuvem, o que garante a integridade dessas informações e o fácil acesso em qualquer tempo.

Outra vantagem da adoção de um sistema de gestão como o da Activesoft é que as informações podem ser feitas por filtros, o que agiliza todo o processo.

Como vimos ao longo desta leitura, a organização, categorização e arquivo dos documentos escolares é uma importante função. É preciso estar atento a essa questão que faz parte da rotina das escolas e buscar meios físicos e, principalmente, digitais para abrigar essas informações de forma segura e prática.

Se você gostou deste artigo sobre documentos escolares e quer saber mais sobre como armazenar e organizar os seus por meio de um sistema de gestão integrado e eficiente, fale conosco!