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A tecnologia é cada vez mais aliada das organizações, otimizando as tarefas do dia a dia e facilitando o relacionamento entre as partes. Não seria diferente nas escolas, onde educação e inovação caminham juntos. As facilidades são inúmeras não apenas para alunos, mas também para pais e responsáveis. Uma delas é a matrícula online.
Em tempos onde o digital ganha cada vez mais espaço na rotina das pessoas, oferecer soluções ágeis para demandas diversas demonstra o quanto a escola está atenta às necessidades dos que fazem parte da sua comunidade.
Período de matrícula escolar é sempre uma correria em meio a tantas responsabilidades dos pais e responsáveis dos estudantes. Oferecer uma ferramenta que os auxilie nesse processo é importante, principalmente para os que não têm tempo para realizar a matrícula presencial.
Por outro lado, a escola também é beneficiada em vários aspectos. Confira no post de hoje os principais benefícios em adotar a matrícula online na sua gestão escolar. Boa leitura!
O que é e como funciona a matrícula online?
A matrícula online é uma ferramenta onde pais e responsáveis realizam a matrícula dos alunos registrando dados e enviando a documentação necessária de forma virtual.
Normalmente, as escolas disponibilizam a matrícula no formato presencial e online, sendo que esse último é bem mais ágil e prático. É uma opção válida para quem reside longe , tem alguma dificuldade de locomoção ou está num período difícil que inviabiliza o comparecimento na escola.
É uma modalidade de matrícula que oferece comodidade, rapidez e facilidade para alunos, pais, responsáveis e para a própria escola. Todos saem ganhando.
Contudo, é preciso cautela na hora de realizar a matrícula online, já que os documentos devem ser enviados no ato da inscrição.
Já para as escolas, oferecer essa opção de matrícula requer o uso de um bom sistema de gestão escolar, capaz de desenvolver uma página de matrícula online (ou que possa ser conectada ao sistema, reunindo todos os dados registrados).
De toda forma, é fundamental que a escola invista numa tecnologia que possa tornar o processo digital, facilitando desde o registro do estudante quanto a autorização dos documentos, o pagamento dos valores e a sua inscrição nas turmas.
Quais os benefícios da matrícula online?
Por que a sua escola deveria investir em ferramentas que possibilitam a realização da matrícula online? Não faltam motivos para você incluir a tecnologia em sua gestão escolar. Selecionamos 10 motivos para você implantar o recurso. Confira!
#01. Otimização do tempo
Com a implantação da matrícula online, os profissionais teriam mais tempo para se dedicar a outras tarefas mais estratégicas ou focar na aprovação das matrículas lançadas no sistema.
Além de colaborar com o aumento da produtividade, a escola também reduz uma série de custos que teria se disponibilizasse apenas a modalidade de matrícula presencial.
#02. Diminuição da burocracia
O processamento de uma matrícula realizada presencialmente costuma ser bem burocrático, e não é difícil compreender o motivo.
Afinal, são diversas pessoas aguardando atendimento, processos manuais que demandam esforço e muita atenção dos colaboradores, já que se trata do manuseio de informações importantes.
A matrícula online permite a flexibilização do cadastro dos alunos e o envio da documentação, facilitando o processo para todos os envolvidos.
#03. Mais proteção e comodidade
A proteção de dados é um tema que vem ganhando fôlego desde a implantação da LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados). A lei é válida para empresas de todos os segmentos e garante a segurança dos dados pessoais de clientes internos e externos.
Conforme a LGPD, para se adequar às suas normas, as escolas deveriam investir num sistema de secretaria online, como uma forma de atualizar os seus processos. O intuito é garantir que todos os dados da escola e dos estudantes sejam protegidos na nuvem.
Com isso, os documentos impressos vão ficando cada vez mais obsoletos. O papel é um material de curta durabilidade, além disso, seu consumo em grandes quantidades, além de significar alto custo para as empresas, também impacta diretamente no meio ambiente.
A matrícula online é um passo rumo a uma gestão de documentos atualizada, trazendo eficiência ao processo e garantindo a segurança dos arquivos. Utilizando um sistema adequado, você eleva o nível de proteção das informações em relação aos acessos, certificando que os documentos sejam visualizados e até mesmo editados apenas por pessoas autorizadas.
#04. Agilidade nos processos
A tecnologia é sem sombra de dúvidas uma grande aliada nas rotinas administrativas, promovendo mudanças em todos os setores das empresas.
Um sistema educacional ajudará a agilizar os processos da escola mesmo nos períodos em que as demandas são infinitamente maiores em épocas específicas do ano.
Além do mais, caso seja necessário localizar um documento, a busca é mais simplificada, já que é tudo feito utilizando um programa. Caso fosse feito manualmente, o tempo empregado para essa ação seria praticamente o dobro.
#05. Comunicação estratégica
Através da matrícula online, a escola faz proveito de um sistema remoto que pode ser integrado aos aplicativos dos seus canais de comunicação.
Isto significa que na mesma interface onde ocorre a comunicação com os pais e responsáveis e também com os alunos, a escola pode aproveitar a oportunidade e divulgar sobre a probabilidade de efetuar novas matrículas ou optar pela rematrícula, ambos virtualmente.
Dessa forma, a sua escola desfruta de todos os benefícios dos canais digitais, transformando a troca de informações em algo mais estratégico e proveitoso para todos os envolvidos.
#06. Coleta de dados dos estudantes
Para promover melhorias e desenvolver campanhas de marketing eficazes para a escola, são necessários reunir dados relevantes dos alunos para a execução adequada das ações. Nesse sentido, a matrícula online é a fonte ideal para levantar as informações necessárias.
O processo proporciona o fácil acesso da escola a uma infinidade de dados essenciais relacionados aos alunos, pais e responsáveis, ajudando no momento de tomadas de decisão.
Além do mais, a matrícula online garante o agrupamento de todas as informações necessárias, de maneira que nenhum cadastro fique incompleto.
#07. Aumento do nível de fidelização dos alunos
Quando a sua escola investe na matrícula online, ela também contribui para aumentar o índice de fidelização dos estudantes, já que o processo ocorre antecipadamente pelos próprios alunos, pais ou responsáveis.
Com o processo disponibilizado no formato digital, a escola garante que a matrícula dos alunos seja realizada no prazo estipulado, assegurando a sua continuidade nos estudos.
#08. Consolidação da imagem da escola
Ao disponibilizar a opção de matrícula online, você reforça a imagem da sua escola como uma opção de ensino moderna, ágil e inovadora.
Dessa forma, a pessoa responsável pela realização da matrícula otimiza tempo ao invés de perder um turno inteiro do dia apenas para garantir a vaga do seu filho e/ou tutelado.
Todo o processo pode ser realizado através de um celular caso os responsáveis tenham toda a documentação necessária digitalizada.
A iniciativa colabora para a concepção de uma marca sólida, inovadora, atenta ao comportamento do seu público e preocupada em trazer as melhores soluções que promovam agilidade e comodidade para a comunidade escolar.
#09. Integração com outros sistemas
Um ponto que merece destaque sobre a matrícula online é que ela viabiliza que a sua escola faça a integração de outros programas à página, agrupando informações e promovendo rapidez na rotina escolar.
#10. Responsabilidade ambiental
A matrícula online favorece a redução do uso de materiais impressos. Com isso a sua escola utiliza cada vez menos o papel.
Suas ações contribuem diretamente para um planeta mais sustentável e o legado ficará para as próximas gerações. O meio ambiente agradece.
Conclusão
A matrícula online é uma opção já disponibilizada por diversas escolas no mercado. Os benefícios são inúmeros e todos saem ganhando com a digitalização de um processo que não está acessível no prazo para muitas pessoas que precisam realizá-la.
Se a sua escola ainda não adotou esse formato, é hora de repensar as suas práticas e priorizar as necessidades de todos que fazem parte do meio escolar.
Se você gostou do conteúdo de hoje e quiser saber como podemos otimizar a gestão da sua escola particular, fale conosco no chat abaixo!