Uma instituição de ensino, para atingir resultados mais expressivos e oferecer um atendimento de alto nível, precisa apostar na tecnologia de modo estratégico e inteligente. Uma maneira de fazer isso é por meio de um sistema para gestão escolar que apresente funcionalidades relacionadas com as demandas do colégio.
Todavia, é fundamental ter cuidado no processo de administração das informações escolares. Afinal, os recursos humanos e materiais devem ser aproveitados da melhor forma possível. Essa missão se torna bem mais simples quando se conta com um software robusto, capaz de contribuir com um gerenciamento das necessidades do público-alvo.
Veja 7 aspectos que precisam ser considerados no momento de aderir a um software de gestão escolar. Confira!
1. Estrutura na nuvem
A segurança da informação deve ser um dos pilares de qualquer instituição de ensino. Afinal, o vazamento de dados de funcionários, alunos e dos respectivos responsáveis pode causar danos financeiros e, principalmente, de imagem.
Recuperar o prejuízo provocado por um ataque hacker é praticamente impossível em diversas situações. Esse aspecto mostra como é crucial contar com um sistema para gestão escolar que adote as melhores práticas de Tecnologia da Informação (TI).
Outra vantagem de investir na computação em nuvem contempla o aumento da produtividade e da mobilidade de professores, funcionários e estudantes. As informações podem ser utilizadas de qualquer dispositivo com acesso à internet com o armazenamento em nuvem.
Além disso, com o ensino híbrido se tornando uma tendência, é imprescindível contar com uma ferramenta que proporcione aos alunos, responsáveis e empregados mais condições de interagir com a instituição de ensino.
2. Controle das finanças
As contas precisam estar equilibradas em cenários de instabilidade econômica. Manter os dados relacionados a receitas e despesas atualizadas e organizados auxiliam nesse processo.
Mas para essa atividade ser viável, o melhor caminho é optar por um sistema para gestão escolar que apresente funcionalidades com foco em uma administração eficiente das finanças. Assim, é muito importante adquirir uma ferramenta que gerencie também os índices de inadimplência.
Contar com informações qualificadas sobre a situação financeira é muito bom para avaliar como cortar custos e decidir sobre o momento mais adequado para investir em melhorias na qualidade do ensino.
Além disso, ter uma dimensão do orçamento disponível evita problemas com fornecedores e com os profissionais. Ainda, pagar as contas em dia é uma maneira de fortalecer a imagem e de mostrar comprometimento, elemento cada vez mais relevante para os stakeholders.
3. Visão holística dos processos
De que forma as áreas de marketing e de finanças estão se articulando para utilizar as verbas de publicidade corretamente? Para responder essa pergunta com precisão, uma excelente alternativa é apostar em um sistema para gestão escolar que propicie analisar todos os segmentos relacionados com o funcionamento da instituição de ensino.
À medida que um administrador tem um conhecimento amplo da realidade de um colégio, maiores são as possibilidades de tomar as decisões mais corretas para que o andamento dos trabalhos fique dentro das expectativas.
Hoje, tratar as informações de maneira abrangente e estratégica deixou de ser um luxo e passou a ser item obrigatório. Isso porque, uma decisão equivocada pode provocar danos financeiros e, dependendo do caso, até de reputação.
4. Soluções Integradas
A burocracia é um problema que afeta não apenas o setor público, mas também a iniciativa privada. Assim, se não houver na foco na simplificação de processos, os serviços serão prejudicados de forma impactante, o que é muito ruim para cativar a reter o público-alvo.
Um sistema para gestão escolar viabiliza soluções integradas que dão um maior dinamismo às atividades. Nesse sentido, o setor de compras, por exemplo, pode perceber que necessita adquirir mais materiais de expediente.
Nessa situação, um software avançado pode integrar o processo de compras e de pagamento, facilitando a aquisição e evitando que haja falta de itens. Assim, os gestores precisam avaliar a capacidade de integração do recurso. Afinal, ele influencia também nas condições de trabalho e até na qualidade do ensino.
5. Controle de estoque
Uma instituição de ensino, por exemplo, precisa de lâmpadas para deixar a sala de aula bem iluminada e confortável para os alunos. Desse modo, a reposição do item precisa ser rápida em casos de defeito. Afinal, ficar em uma sala com iluminação inadequada é um incômodo.
Para evitar esse problema, um controle de estoque eficiente faz toda a diferença. E isso se torna perfeitamente viável ao apostar em um sistema de gestão escolar que monitore a disponibilidade de itens necessários para o funcionamento do colégio.
6. Acompanhamento da performance do aluno
Com uma rotina cada vez mais atribulada, os pais querem ter mais facilidade para verificar como está o rendimento dos filhos. Por meio de um sistema para gestão escolar de ponta, é viável acompanhar diversos itens, como frequência, exercícios a serem feitos, calendário de provas, notas etc.
O acesso rápido e fácil a essas informações contribui para a fidelização, porque mostra que a instituição de ensino quer tornar a vida dos responsáveis mais prática. Sem dúvida, os pais reconhecem a importância de monitorar a performance dos filhos. Desse modo, em hipótese alguma os administradores podem ignorar este fator.
7. Comunicação eficiente
Não é raro ver responsáveis reclamarem da dificuldade de ter acesso prático e ágil à instituição de ensino. Esse problema pode ser facilmente contornado ao apostar em um software que permite aos pais tirarem dúvidas sobre a rotina do filho junto aos professores e coordenadores.
Ter uma boa comunicação é um ponto bastante positivo para qualquer organização, independentemente do setor. Logo, se esse cuidado não for observado pelos administradores de um colégio, o risco é muito grande de perder espaço para a concorrência.
Há muitos aspectos que justificam apostar em um sistema para gestão escolar de alto nível. Na região Nordeste, a Activesoft é uma das empresas pioneiras no desenvolvimento e fornecimento de softwares destinados às instituições de ensino.
Para ter mais informações sobre esse tema, vale a pena baixar agora o e-book sobre 4 motivos para utilizar um sistema de gestão. Sem dúvidas, o conhecimento é a melhor alternativa para tomar as decisões certas!
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Colina Tech
11.01.2021