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Gerenciar uma escola de idiomas não é uma tarefa simples. É necessário que o diretor esteja sempre atento às tendências do mercado, às ferramentas de gestão mais eficazes, às novas demandas e exigências de seu público e faça um acompanhamento constante da satisfação de seus alunos.
Além disso, o gestor deve se preocupar com as avaliações escolares, rendimento dos alunos, metodologias de ensino, e também com as contratações dos melhores professores e divulgação dos cursos… sem contar as metas de captação de novos alunos.
São tarefas que parecem não ter fim!
Mas, a tecnologia está a favor de um gestor bem informado. A seguir, você confere uma lista que preparamos para você com algumas ferramentas de gestão que já estão disponíveis no mercado.
Ferramentas de gestão para escolas de idiomas
Além de profissionalizar os processos internos da escola, as ferramentas disponíveis tornam tudo mais prático e eficiente, economizando tempo, recursos e evitando o estresse desnecessário no ambiente de trabalho.
Confira 7 ferramentas de gestão que indicamos para o seu negócio:
1. Gestão escolar
Como dissemos, os procedimentos internos de qualquer instituição de ensino são diversos. Organizar e otimizar todos esses processos de gestão se faz necessário, e existem muitas ferramentas no mercado que cumprem essa função, centralizando os dados, informações e ações em uma única plataforma, com o objetivo de profissionalizar a gestão escolar e, assim, melhorar a qualidade de ensino.
2. Captação de Alunos
Um dos principais desafios do gestor de uma instituição de ensino é desenvolver um excelente processo de vendas para atrair, captar e converter o maior número de alunos possível.
Mas sem uma ferramenta que automatize esse processo, tornando-o mais rápido e efetivo, é quase impossível que o gestor consiga atingir as metas estabelecidas.
No mercado educacional existem diversos sistemas, inclusive online e desenvolvidos especialmente para instituições de ensino, que têm a função de gerenciar todas as etapas da captação de alunos e do processo de vendas, desde o primeiro atendimento até o fechamento da matrícula.
Leia também: Captação de alunos: 5 dicas de como usar a ferramenta de gestão escolar
3. Agenda Digital
Gerenciar os contatos é extremamente importante para o sucesso de um negócio, principalmente no desenvolvimento de relações com o cliente. Para escolas de idiomas, em que o aluno é um cliente que está o tempo todo em contato com a instituição, uma ferramenta que facilite o relacionamento se torna essencial.
Há disponíveis no mercado alguns softwares e aplicativos voltados para o relacionamento entre a gestão da escola e os alunos e seus responsáveis. Essas ferramentas otimizam o contato e o atendimento, evitando demandas desnecessárias na secretaria e filas de espera, por exemplo.
Além disso, se torna possível garantir uma participação maior dos pais e responsáveis nas atividades da escola.
4. Gestão Financeira
Atualmente, há ferramentas de gestão financeiras que armazenam todas as informações na nuvem, de modo totalmente seguro. Dessa forma, o gestor pode gerenciar as finanças de sua instituição de ensino através do smartphone, com toda a segurança. Os softwares costumam utilizar a mesma tecnologia dos bancos, a fim de proteger as informações da empresa.
Um software que otimiza sua gestão financeira torna-se uma excelente ferramenta para o gerenciamento do fluxo de caixa, ao permitir visualizar e organizar as informações financeiras, de modo a facilitar o acompanhamento e planejamento da gestão com a emissão de relatórios sobre os mais diversos aspectos financeiros do negócio.
Além disso, alguns aplicativos geram alertas via SMS e e-mail, para lembrar de contas a pagar. Outros, ainda, também emitem notas fiscais, boletos e recibos.
5. Sistema Pedagógico
Existem ferramentas de gestão pedagógica exclusiva para escolas de idiomas, bem como para outros tipos de instituições de ensino. É um sistema com recursos práticos que favorecem um controle total das tarefas de uma escola, desde a questão pedagógica à financeira.
Através de uma ferramenta de gestão pedagógica, por exemplo, a escola pode fornecer ao aluno acesso 24h, por meio de login e senha, às suas notas no curso e outras informações importantes, ou então gerenciar o horário das aulas com praticidade e organização.
Organizar e controlar a venda de livros e materiais escolares através do controle dos itens em estoque também é um dos recursos encontrados nesse tipo de ferramenta.
6. Prontuário do Aluno
Uma ferramenta que permite organizar o atendimento e solicitações do aluno também representa um alto potencial para melhorar a gestão de uma escola.
Há sistemas que permitem armazenamento, gerenciamento, disponibilização e rastreabilidade de todos os documentos do aluno, de forma rápida e prática, por meio da digitalização. É como uma forma de arquivo online de fácil acesso.
Entre as vantagens que esse tipo de ferramenta oferece estão a redução de custos com armazenagem, melhor gerenciamento das informações dos estudantes e dos documentos obrigatórios da instituição de ensino e a agilidade no atendimento ao aluno, além de manter um relacionamento produtivo com os professores.
7. Marketplace
A comodidade que o modelo do marketplace oferece, ao permitir uma comparação das opções disponíveis, é extremamente sedutora, pois faz com que o aluno analise melhor o curso e as escolas de idiomas disponíveis, para então escolher a melhor opção que se adeque a sua necessidade, seja em questão de preço, oportunidades, localidade geográfica, etc.
As plataformas de marketplace potencializam o processo de captação de alunos por meio das ofertas anunciadas. Além disso, proporciona outros benefícios para as escolas parceiras, como a diminuição dos índices de evasão, fidelização da marca e aumento do lifetime value do aluno.
O Quero Bolsa é o marketplace educacional que mais cresce no Brasil e o maior em número de visitas. São 40 milhões de acessos únicos por ano e milhares de candidatos que acessam diariamente a plataforma.
Com uma excelente imagem e posição no mercado educacional, o Quero Bolsa representa uma adicionalidade de matrículas para as escolas parceiras.
Conclusão
Neste artigo, você pode ver sobre a importância de se automatizar a gestão de sua escola por meio das mais diversas ferramentas disponíveis no mercado educacional.
Além de profissionalizar os procedimentos, as ferramentas tornam tudo mais prático e rápido, e você pode focar o seu tempo e esforços economizados em outras tarefas, como a divulgação de sua escola e cursos e a captação de novos alunos.
Mas vale lembrar que o atendimento de qualidade também é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino. Saber ouvir e atender as necessidades dos alunos com empatia, respeito e profissionalismo, software nenhum conseguirá fazer tão bem quanto um atendimento pessoal e humano. Por isso, um gestor também precisa investir em sua equipe de atendentes.
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Sérgio é VP de Mercado da Quero Educação, startup que já inclui mais de 300 mil estudantes no ensino superior brasileiro por meio da concessão de bolsas de estudo
