Receber pais e responsáveis para negociar descontos daa mensalidade de filhos ou netos é algo que sempre aconteceu, a busca por reduções de despesas é algo recorrente. Por outro lado, as escolas particulares também são afetadas, então, como oferecer descontos?

Assim, como forma de contribuir para tomadas de decisões, elencamos 10 dicas de como negociar o desconto da mensalidade escolar para garantir receitas na prestação de serviço educacional.

Adapte-as conforme a sua realidade e veja a negociação como uma parceria de mão dupla, na qual a sensibilização desenvolve um bom relacionamento entre instituição e responsáveis dos alunos.

1. Monte uma planilha com as despesas futuras

Liste as despesas que são vitais para a instituição. Separe as que são de toda a entidade das que pertencem a níveis de ensino específicos, por exemplo, os professores do Ensino Médio têm um custo diferente dos educadores do Ensino Fundamental II.

Para tanto, faça simulações, como se a instituição tivesse que dar 30% de desconto na mensalidade do Fundamental II. Desse modo, seria possível pagar as despesas? E então, a partir disso, estabeleça um percentual de desconto máximo que não afete a rentabilidade da instituição.

2. Seja transparente com as despesas

É importante que os pais estejam cientes das mudanças e investimentos que a instituição está fazendo, gerando, assim, confiança e desejo de manter as mensalidades em dia.

Como forma de deixar claro para os responsáveis, sugerimos que elenque uma lista de despesas que a escola possui, por exemplo:

• folha de pagamento de professores;
• despesas com férias antecipadas para funcionários;
• compras de materiais didáticos e de uso interno e de livros que já tinham sido feitas;
• investimento em plataforma de aula online e filmagens;
• hora extra de funcionários para organização de materiais online.

4. Negocie caso a caso

Marque reuniões online, de 30 minutos, com quem está pedindo desconto e analise a situação. Pois, sabemos que cada responsável financeiro tem uma realidade diferente da outra.

Afinal, alguém que não foi atingido pela paralisação do comércio, está sentindo de forma diferente do que uma pessoa que é autônoma ou de um segmento de trabalho que se encontra fechado.

Portanto, analise o histórico de pagamento do responsável e lembre-se: um mês de atraso de quem nunca atrasa é motivo para uma melhor flexibilização das formas de pagamento.

5. Ofereça o pagamento parcelado

Como há instituições que estão dando continuidade na prestação de serviço, uma alternativa é oferecer o parcelamento da mensalidade que se encontra em aberto.

Para os clientes Activesoft, que utilizam nosso sistema de gestão escolar, sugerimos fazer por meio do recebimento online, em cartão de crédito ou pelo boleto integrado.

Afinal, melhor receber aos poucos do que não ter previsão de receber, certo?

6. Negocie mês a mês

Como estamos passando por incertezas de fechamento e reabertura da atividade comercial e volta às aulas de forma presencial, é interessante que a negociação seja feita para o mês específico.

Para tanto, acompanhe mês a mês as mudanças da situação das despesas decorrentes do momento para que haja uma prorrogação — ou não — das condições negociadas.

7. Negocie o percentual dentro do limite de cada série

Se não for possível manter o valor da mensalidade e não conseguir negociar para parcelamento ou postergar o pagamento, busque o percentual de desconto conforme o nível de ensino. Algo com que a instituição possa manter o equilíbrio de despesas e continuar a prestação de serviço.

Procure analisar o limite que a entidade pode suportar, antes de chamar o responsável para conversar, sem comprometer as obrigações.

8. Valorize o bom pagador

Uma forma de garantir o cumprimento do acordo é vincular o desconto concedido no dia acordado para o pagamento. Logo, estipule a data limite de quitação. É importante deixar isso claro para o responsável, pois a instituição passa a contar com esse recebimento para pagamento de despesas do período.

Ainda, se o aluno/responsável já tem débitos anteriores, busque negociar o que já está em atraso para que não haja o efeito bola de neve, evitando assim uma nova inadimplência.

9. Registre o acordo e peça confirmação

Toda a negociação precisa ser registrada com o aceite do responsável. Assim, ao final de uma conversa de negociação, ratifique as condições estabelecidas por e-mail ou, até mesmo, pelo WhatsApp, enviando tudo que foi acordado entre as partes, de forma que não hajam dúvidas.

Além disso, não deixe de confirmar o recebimento do acordo pelo responsável, pois a comunicação nesse momento é primordial para se ter bons resultados.

10. Acompanhe os resultados do desconto da mensalidade

Crie uma planilha com os registros das negociações feitas, contendo:

• nome do aluno;
• quem negociou;
• valor original;
• valor negociado;
• percentual negociado;
• prazo de pagamento;
• forma de pagamento;
• condições de perda do desconto.

Depois, acompanhe semanalmente o recebimento dos acordos feitos e, ao final do mês. Do mesmo modo, analise se eles foram cumpridos e se haverá necessidade de prorrogar as condições estabelecidas para o mês seguinte.

Os clientes da Activesoft podem acompanhar as negociações feitas por meio do registro de ocorrência diretamente na ficha do aluno, bem com verificar o recebimento pelo relatório de faturamento e inadimplência escolar.