Desde 2020, o setor educacional ainda enfrenta muitos desafios. Isso faz com que a gestão pedagógica tenha que pensar em redução de custos operacionais.

Nesse cenário, é preciso adotar soluções estratégicas. Ainda, é importante gerar essa redução de custos sem impactar negativamente a imagem da instituição e a qualidade do ensino.

Preparamos este artigo para ajudar você a promover a redução de custos operacionais no setor de educação. Acompanhe as dicas abaixo!

Estabeleça um planejamento

Para reduzir custos operacionais no setor de educação, é fundamental criar um planejamento financeiro e pedagógico, no qual aspectos relevantes para a rotina da instituição sejam identificados de forma estratégica. A análise da quantidade de horas-aula é um bom exemplo.

É importante, nesse momento, evitar horas extras, uma vez que um aumento na carga horária pode ser desnecessário, além de significar um custo direto na folha de pagamento; e isso sem falar na geração de encargos.

Também vale a pena analisar como são organizados os intervalos entre as aulas no dia de trabalho dos professores e se há possibilidade de reduzi-los. Esse ponto é importante, pois quando se encontram na instituição os professores estão à disposição.

Assim, geralmente as convenções coletivas obrigam o pagamento de todas as horas passadas no local de trabalho.

Conheça os custos

Para identificar alguns gastos desnecessários, devemos fazer um mapeamento de todos os custos. Sabe aquelas linhas de telefone que ninguém usa, o ar-condicionado ligado sem alunos na sala ou até mesmo um estoque superdimensionado de material de limpeza? O uso responsável dos recursos é o caminho ideal para evitar desperdícios.

Mas, em contrapartida, é comum que a necessidade imediata de diminuir despesas faça a gestão sair cortando custos que são realmente necessários.

Logo, antes de sair cancelando serviços e demitindo os funcionários, faça uma lista de tudo o que faz parte dos processos da instituição de ensino e avalie com critério para saber se a sua decisão é a que trará os melhores resultados de redução de custos.

Envolva a equipe

Deixar os funcionários a par da situação é fundamental para engajá-los na busca por soluções de redução de custos. Além disso, esse engajamento leva ao comprometimento de todos.

Negocie preços e condições de pagamento

Para reduzir custos operacionais no setor de educação, é fundamental negociar preços e condições de pagamento com os fornecedores.

Para isso, use o seu poder de barganha enquanto cliente para baixar ao máximo os preços e aumentar os prazos para pagamento. Afinal, o parceiro também precisa manter a clientela em períodos de crise e, com certeza, estará mais aberto a negociar. Contudo, não abra mão da qualidade dos serviços e produtos.

Adote um bom sistema de gestão para redução de custos

A adoção de um software de gestão escolar é fundamental para que a equipe tenha uma visão clara dos processos da instituição de ensino e do fluxo de caixa, o que permite uma tomada de decisão baseada em dados reais.

Assim, com a ajuda dessa ferramenta, é possível que você e sua equipe façam um levantamento dos custos de forma mais aprofundada, realizando o cruzamento de dados recentes com os de anos anteriores.

Dessa forma, será possível traçar um plano de gestão mais eficiente e estabelecer metas de redução de custos. Os funcionários também poderão contribuir nesse processo, ao identificar pontos sensíveis de desperdício na sua rotina de trabalho.

Controle e monitore a inadimplência escolar

Apesar de não estar diretamente ligada à redução de custos no setor da educação, com certeza a inadimplência escolar é algo que a gestão deve acompanhar para evitar um colapso na instituição de ensino.

Isso porque, em momentos de crise, uma das despesas que as famílias deixam em segundo plano são as mensalidades escolares. Essa situação é reforçada porque o serviço escolar não pode ser suspenso, sendo essa questão assegurada pela Lei no 9.870/99.

Nesse sentido, é preciso atentar às cobranças em atraso e calcular as multas, lembrando que na rematrícula todas as dívidas referentes às mensalidades devem ser quitadas.

Um software de gestão escolar pode ajudar a lidar com essa situação, pois se trata de uma forma eficiente de proceder com essas cobranças. O sistema dá à gestão uma maior visão sobre a inadimplência e automatiza algumas rotinas de cobrança.

Conheça a Activesoft e seu software especializado em gestão escolar

O software de gestão escolar da Activesoft faz a integração de todas as áreas da sua instituição de ensino: da captação de alunos ao financeiro, você tem uma visão completa de tudo o que acontece.

Dessa forma, fica mais fácil ter uma noção ampla dos processos e identificar gargalos que precisem de atenção, contribuindo de forma efetiva para a redução de custos.

A ferramenta ainda oferece outras importantes funcionalidades:

• emissão de boletos;
• envio de avisos de cobrança;
• controle de contas a pagar e a receber;
• recebimento de mensalidade online;
• emissão de notas fiscais.

Você também conta com recursos avançados, como a integração fiscal, que vão facilitar a gestão da instituição de ensino.

Reduzir os custos operacionais no setor de educação é possível. Para isso, é preciso investir em uma série de ações, como mapear os custos, contar com a ajuda da equipe e ter à disposição uma ferramenta adequada.

Os recursos tecnológicos otimizam toda a gestão da instituição de ensino, e o software da Activesoft é referência na área. Assim, ao conseguir reduzir seus custos e aprimorar seus processos, sua instituição estará mais preparada para operar mesmo em tempo de crise.

Se você gostou deste artigo sobre redução de custos operacionais no setor de educação, entre em contato com a Activesoft para conhecer as soluções de tecnologia!