Empresas de diversos segmentos já descobriram o potencial do uso dos dados para otimizar resultados e, consequentemente, a geração de lucro do negócio. Contudo, ainda são poucos os gestores que implementaram o processo de análise de dados na gestão escolar.
No cenário atual, o acompanhamento de dados e indicadores é essencial para nortear a tomada de decisão assertiva de mantenedores de diferentes nichos, e na educação, não é diferente.
Entretanto, o assunto ainda pode provocar estranheza para os gestores de escolas, que devem se perguntar: como a análise de dados pode impactar na gestão escolar? Posso utilizar os dados na minha escola?
Para responder essas e outras dúvidas, produzimos esse artigo sobre como utilizar os dados na gestão escolar para impulsionar o crescimento da instituição de ensino.
O que você vai encontrar neste artigo:
- O que são dados escolares?
- Qual a importância dos dados na gestão escolar?
- Como armazenar e garantir a segurança dos dados na gestão escolar?
- Como utilizar os dados na gestão escolar?
- Satisfação da comunidade escolar
- Redução da inadimplência escolar
- Redução e otimização de custos
- Análise do desempenho e nota dos alunos
- Insights para campanhas de captação de alunos
O que são dados escolares?
De forma prática, os dados são os valores atribuídos a algo, que não precisam ser apenas números. Eles normalmente são coordenadas geográficas, conceitos, entre outros elementos.
Os dados podem ser mensurados ou medidos, utilizando fórmulas e ferramentas que possibilitam quantificar os resultados.
A partir dessa compreensão, é possível fazer um levantamento mental dos tipos de dados que são processados diariamente na escola.
Agrupando esses dados da instituição por segmentação, se tem 3 seguintes categorias:
- Dados acadêmicos: notas, desempenho, frequência, distribuição de horários;
- Dados financeiros: manutenção das mensalidades, descontos, juros, índices de inadimplência, fluxo de caixa;
- Dados administrativos: número das matrículas, quantidade de aluno por turma, ocorrências.
São diversos os aspectos que podem ser medidos ou considerados e por isso essas informações são considerados dados.
Qual a importância dos dados na gestão escolar?
Independente do tamanho da escola, os dados possibilitam a realização de análises essenciais para a visualização dos panoramas gerais e específicos da instituição, contribuindo para tomada de decisão e construção de estratégias assertivas.
Desse modo, com as referências, é possível identificar problemas e possíveis melhorias, viabilizando a otimização de processos e o tratamento de deficiências que poderiam vir a prejudicar o desempenho da escola.
Além disso, as informações são essenciais para acompanhar o desempenho dos alunos, da equipe e da própria instituição.
Como exemplo, é possível citar a necessidade de acompanhar anualmente as instituições que necessitam produzir relatórios acadêmicos para comprovar a qualidade do ensino oferecido na escola e o desempenho dos alunos junto aos órgão de educação.
Nesse cenário, outro exemplo é o acompanhamento dos índices de inadimplência nas escolas. Os números anualmente preocupam gestores e precisam de supervisão constante para que a instituição possa adotar iniciativas para reduzir e acabar com o endividamento das famílias.
Com essas informações em mãos, a escola pode fazer análises, promover remodelação de setores, reduzir custos, otimizar processos, definir um posicionamento estratégico no mercado e garantir a competitividade da instituição.
Como armazenar e garantir a segurança dos dados na gestão escolar?
A princípio, se faz necessário reforçar a necessidade de tornar o processo de registro e acesso aos dados da instituição de ensino prático e seguro. De forma que o armazenamento das informações não ocasione a perda, comprometimento e vazamento dos dados dos estudantes, indo contra as diretrizes da Lei Geral De Proteção de Dados – LGPD.
Contudo, ainda é grande o número de escolas que utilizam documentos físicos para armazenar os dados dos alunos. A prática pode representar uma série de problemas para a segurança das informações, acarretando transtornos com as famílias dos alunos e até mesmo com a justiça.
Além disso, o método ainda oferece pouca praticidade; consome muito tempo da equipe; demanda espaço de armazenamento; e, consequentemente, acaba implicando em custos mais altos para a instituição.
Dessa forma, é indiscutível a necessidade de investir em um modelo de armazenamento e gerenciamento que garanta a segurança e a praticidade para administrar os dados.
Afinal, para construir um modelo de gestão escolar baseado em dados, é fundamental adotar recursos como um software de gestão escolar na nuvem.
Nesse cenário, o sistema de gestão escolar representa a opção mais assertiva para garantir a segurança das informações, possibilitando a construção dos níveis de acesso e a gestão remota dos dados para fim administrativo.
O recurso possibilita que a escola armazene os dados financeiros, acadêmicos e administrativos em um só lugar. Além disso, com o sistema, o gestor define os níveis de acesso de cada funcionário às informações, garantindo a confidencialidade de dados sensíveis.
Com isso, é possível gerar relatórios e acompanhar indicadores dos setores de forma prática e eficiente, além de evitar a perda de documentos e informações dos estudantes. Ainda, é possível reduzir gastos como a emissão e armazenamento de documentos físicos e ainda otimizar os processos e o tempo dos colaboradores.
Como utilizar os dados na gestão escolar?
A forma como utilizamos os dados presentes no dia a dia da escola fará a diferença para a instituição.
Esses dados podem auxiliar em tarefas como a definição da estratégia que será aplicada pelo professor em sala de aula, a eficácia do posicionamento da instituição para conquistar novos alunos e até a sustentabilidade do negócio no mercado voraz.
Satisfação da comunidade escolar
É imprescindível que a instituição analise periodicamente o índice de satisfação de toda a comunidade escolar.
Para isso, é possível utilizar uma plataforma que viabilize a aplicação de questionários para captar as percepções dos pais, alunos e colaboradores relacionadas às práticas, estrutura, comunicação e relacionamento com a instituição.
Com os dados obtidos, a escola poderá analisar a implementação de melhorias em diferentes dimensões, direcionamento de investimentos, reverter possíveis problemas e antecipar pedidos de transferência. Além disso, a prática ainda reforça o compromisso da escola em ouvir a comunidade.
Redução da inadimplência escolar
Com o auxílio de um sistema de gestão, a escola pode centralizar e gerenciar as informações financeiras dos alunos em uma única ferramenta. Isso facilita a identificação de pagamentos em atraso.
Dessa forma, é possível acompanhar o índice de inadimplência e levantar os dados relacionados à situação financeira das famílias. Dessa forma, traçamos uma estratégia eficiente com foco na redução da inadimplência.
Redução e otimização de custos
Outra forma de utilizar os dados na gestão escolar é com o acompanhamento do fluxo de caixa.
A prática parece óbvia, mas muitas escolas ainda não tem um sistema eficiente de acompanhamento das quantias que entram e saem do caixa.
Nesse cenário, a adoção de um sistema de gestão financeiro facilita o registro das as transações financeiras da instituição, viabilizando a análise comparativa das quantias recebidas e as gastas mensalmente.
Com isso, a instituição consegue ter uma visão analítica das finanças, para identificar como otimizar os investimentos e reduzir os custos com insumos dispensáveis.
Análise desempenho e nota dos alunos
O registro centralizado de todas as avaliações dos alunos, seja por nota, competência e/ou habilidade, assim como informações relacionadas ao comportamento do aluno, possibilita a análise diagnóstica referente ao desempenho dos alunos.
Gerando relatórios personalizados, a escola pode investigar os indicadores de desempenho por série, turma, disciplina ou por aluno.
O panorama fornecido auxilia na identificação de falhas no processo de ensino, deficiências dos professores e dificuldades particulares dos estudantes. Assim, com o recurso, a escola pode construir um plano de ação para otimizar os processos e auxiliar os alunos.
Como resultado, a instituição melhora a qualidade do ensino oferecido e reforça o relacionamento com os estudantes e suas famílias.
Insights para campanhas de captação de alunos
Por último, mas não menos importante, os dados na gestão escolar permitem que a escola tenha insights que contribuem para a construção de campanhas de captação de novos alunos.
Com o sistema de gestão, a escola reúne muitas informações importantes das famílias. Algumas delas incluem localização geográfica, faixa etária dos estudantes e suas famílias e perfil socioeconômico dos responsáveis.
As informações podem ser analisadas a fim construir um perfil de público ideal para focar nas campanhas.
Conclusão
Como foi possível perceber, os benefícios de um modelo de gestão escolar guiada por dados refletem em todas as dimensões da instituição e possibilita que a escola prospere.
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