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Com a chegada do período de captação de alunos, as escolas precisam inovar para garantir o diferencial competitivo da campanha de matrículas. Dessa forma, uma tendência observada, com foco na otimização dos processos e na oferta de facilitadores para pais e responsáveis, é a adoção do software para matrícula online.
A tendência é que, cada vez mais, processos como captação de alunos e de matrículas sejam feitos online. As instituições que já compreenderam a vantagem que um software para matrícula online oferece, estão mais propensas a conquistar mais alunos.
Na escola, há diversos processos que podem acontecer com muita facilidade e até com melhores resultados no digital. Um deles, por exemplo, é a matrícula online, que otimiza o processo de registro de novos alunos e as demandas da secretaria, além de proporcionar uma redução de custos para as instituições.
Neste artigo, você vai conhecer as vantagens de captar alunos e oferecer matrículas online com um software integrado.
O que você vai encontrar neste artigo:
- Ter um software para matrícula online é um diferencial no mercado
- Benefícios de ter um software para matrícula online
- Agilidade no processo de matrícula
- Redução de custos com a operação
- Comodidade para os alunos e responsáveis
- Como ter uma campanha de captação de alunos potencializada pela tecnologia?
- Captação de Alunos
- Matrícula Online
- Assinatura Eletrônica
Ter um software para matrícula online é um diferencial no mercado
Com rotinas cada vez mais atribuladas, os responsáveis buscam alternativas práticas e ágeis para otimizar o tempo e a gestão escolar. Assim, as escolas que oferecem facilitadores como o software para matrícula online, ganham vantagem frente à concorrência, conquistando mais alunos durante o período de captação.
A adesão da ferramenta gera uma série de benefícios para os pais e para a escola. Enquanto o recurso proporciona que os responsáveis realizem a matrícula dos filhos de forma 100% online, a instituição reduz custos, otimiza a rotina da secretaria e ainda garante a previsibilidade das matrículas.
Afinal, o investimento na tecnologia contribui para a redução do tempo de fechamento e pagamento das matrículas. Por ser um processo que pode ser realizado por meio de um smartphone ou laptop, a tendência é que os pais assinem o contrato e façam o pagamento com mais agilidade que a maneira convencional, onde o pai precisa ir até a instituição.
Assim, o software permite que a escola tenha mais matrículas em menos tempo, oferecendo um processo simples, prático e 100% online, que permite otimizar custos e recursos da operação e ainda auxilia na competitividade do negócio.
Além disso, o uso de um software para matrícula online ainda reforça a imagem da escola como uma instituição moderna e comprometida com a dinâmica das famílias.
Interessada em oferecer facilitadores, que proporcionem comodidade para que as matrículas sejam realizadas de forma remota com eficiência, praticidade e segurança.
Benefícios de ter um software para matrícula online
As escolas que optam por adotar um software para oferecer matrículas online garantem uma série de benefícios a curto e longo prazo que impulsionam o crescimento da instituição. Estes são os principais.
1) Agilidade no processo de matrícula
É importante ter em mente que quanto mais rápido e prático for o processo de matrícula, melhor será para a instituição de ensino e para os pais e alunos.
No modelo de matrícula presencial, a escola gasta muito mais tempo para recepcionar os pais e estudantes, conferir a documentação, fazer o cadastro do aluno, aguardar a assinatura do contrato e, por fim, receber o pagamento da matrícula.
Já com a oferta da matrícula online, todo o processo é otimizado. Os responsáveis podem enviar a documentação do aluno digitalizada para que o cadastro seja feito diretamente no sistema, evitando falhas e perdas de informação.
Na sequência, o contrato é enviado para coleta da assinatura online do responsável e o processo é concluído com o pagamento da mensalidade, que pode ser feito por meio de cartão, boleto ou transferência.
Com isso, o software para matrícula online se torna um grande aliado na redução do tempo entre o primeiro contato da família com a escola e o fechamento do contrato. Otimizando, dessa forma, o tempo gasto com a recepção dos responsáveis, documentação burocrática, confirmação do contrato e o pagamento da quantia inicial.
2) Redução de custos com a operação
Quando se trata da realidade das escolas, a otimização do tempo traz consigo mais uma vantagem: a redução de gastos.
Isso porque os colaboradores conseguem fazer mais atividades em menos tempo, uma vez que as suas tarefas tornam-se mais práticas e eficazes. Isso reduz, inclusive, a necessidade de aumentar a equipe durante a campanha de matrículas.
Além disso, no modelo tradicional gasta-se bastante com documentação em papel, o que não acontece com a matrícula online. Com o software para matrícula online, o funcionário pode até errar, refazer processos e corrigir tudo ali mesmo no computador, sem necessidade de tantas impressões, grampos, clipes e outros materiais que podem acabar gerando um custo alto.
3) Comodidade para os alunos e responsáveis
A escola deve sempre pensar no bem-estar dos seus alunos e dos responsáveis. Faz parte do trabalho da instituição de ensino prezar para que todos estejam satisfeitos. Isso envolve uma série de fatores, que vão além do básico, que é a qualidade do ensino.
Neste contexto, em um momento em que tanto se fala do aumento do estresse e da ansiedade, as pessoas querem menos desgaste com determinados processos e burocracias. Por isso, oferecer facilidades para o dia a dia delas é de suma importância.
Desse modo, com o software para matrícula online e a possibilidade de realizá-la a qualquer hora, em qualquer lugar, a escola irá proporcionar muito mais comodidade para os responsáveis e os estudantes.
Por fim, é importante lembrar que o processo de fidelização deve começar no momento da matrícula. Com isso, é fundamental garantir a satisfação dos pais e responsáveis desde os primeiros contatos, mostrando sempre eficiência e agilidade.
Como ter uma campanha de captação de alunos potencializada pela tecnologia?
Como foi visto, um software para matrícula online oferece vantagens e benefícios para a escola, a pondo a frente da concorrência.
Contudo, para potencializar ainda mais a campanha de captação de alunos, a escola pode somar os benefícios da ferramenta de matrícula com outros recursos.
A integração dos recursos é feita por meio de um ERP de gestão escolar, que permite o gerenciamento de todos os processos administrativos, acadêmicos e financeiros em uma única plataforma.
Unindo as ferramentas ágeis, simples e eficientes, a escola garante, para além de uma campanha de matrículas de sucesso, um modelo de gestão otimizado e guiado por dados para obter os melhores resultados.
1) Captação de Alunos
O primeiro recurso que pode ser adotado para turbinar a campanha de matrícula é a ferramenta de Captação de Alunos.
Com ela é possível inserir de forma prática todas as informações de um potencial aluno e acompanhar a sua jornada até o momento da matrícula. Isso significa: ter mais alunos em menos tempo.
As principais vantagens são:
- Registrar todo o histórico de contato;
- Analisar todo o processo de decisão;
- Identificar a origem do possível aluno;
- Importar os dados já registrados para a efetivação da matrícula.
2) Matrícula Online
Garantindo flexibilidade tanto para a escola, quanto para os responsáveis, a ferramenta otimiza tempo, reduz custos, aumenta significativamente o número de alunos e ainda realiza todo o processo de matrícula de forma online.
Com a ferramenta, a instituição pode:
- Cadastrar novos alunos e renovar a matrícula de veteranos;
- Fazer upload de arquivos para validação da matrícula;
- Realizar a matrícula em atividades extracurriculares, esportes, etc.;
- Garantir vaga para o ano seguinte e controlar fila de espera.
3) Assinatura Eletrônica
Outra grande aliada, que auxilia na conclusão do processo de matrícula, é a ferramenta de Assinatura Eletrônica.
De maneira simples e precisa, a escola emite contratos de prestação de serviço e gerencia o processo de assinatura, garantindo a validade jurídica.
Com o recurso, é possível:
- Automatizar o processo de formalização do contrato sem necessidade de interação presencial;
- Reduzir custos com impressão, enviar e/ou receber documentos virtualmente;
- Armazenar os contratos assinados no SIGA WEB;
- Integrar processos de matrícula e rematrícula do nosso sistema.
Conclusão
Agora que você já conhece as ferramentas que podem te dar mais alunos em menos tempo, potencialize e antecipe já a campanha de matrículas!
De forma prática, eficiente e econômica, a sua escola pode crescer em número de alunos com as ferramentas da Activesoft.
Saiba mais sobre os recursos e impulsione agora mesmo a campanha de matrículas da sua escola.
E, se quiser saber como podemos otimizar a gestão da sua escola particular, fale diretamente conosco no chat abaixo!