A não gestão da inadimplência escolar resulta em uma série de problemas para as escolas privadas. Sem a garantia da recorrência das mensalidades, pode-se comprometer a manutenção e a qualidade das atividades oferecidas, o que pode acarretar, a longo prazo, no fechamento da instituição.

Combater o problema, evitando o endividamento dos pais com a instituição, pode parecer uma tarefa difícil inicialmente. Porém, com um bom plano de gestão e recursos que auxiliam no controle das finanças da escola, é possível reduzir e até mesmo acabar com a inadimplência escolar. 

A inadimplência é um problema recorrente em escolas de ensino básico privadas, que pode comprometer seriamente a saúde financeira da instituição. Para lidar com esse desafio, adotar estratégias eficientes para a gestão da inadimplência faz toda diferença.

Para isso, neste artigo, vamos dar dicas práticas para lidar com as famílias inadimplentes e mostrar 5 benefícios de um sistema de gestão escolar nesse processo!

Como fazer a gestão da inadimplência escolar? 

Antes de mais nada, é importante deixar claro que, embora a inadimplência seja um problema que ronda as instituições de ensino, existem, sim, formas de minimizá-la e combatê-la. 

Sabendo que ela pode ocorrer a qualquer momento, inclusive de forma mais incisiva em períodos de crise financeira, fica mais fácil ter à mão na hora certa os recursos necessários para combatê-la.

1- Mantenha o controle do registro dos inadimplentes 

O principal e mais importante passo da gestão da inadimplência escolar é garantir o acompanhamento dos índices de inadimplência e o total das dívidas acumuladas pelas famílias. 

Essa etapa pode parecer óbvia para muitas instituições, mas não se engane. Muitas escolas não conseguem visualizar o cenário real da inadimplência por não contarem com recursos e ferramentas que forneçam dados consistentes sobre a situação financeira dos alunos.  

Por isso, é importante contar com um recurso que facilite a visualização e garanta a confiabilidade dos dados para assegurar que a escola não sofra nenhuma perda financeira na futura negociação das dívidas com os responsáveis.

Nesse cenário, é essencial ter um software que auxilie na gestão da inadimplência escolar, notificando a instituição sobre as mensalidades em atraso e facilitando o acesso a lista de pais e responsáveis que estão com algum débito com a escola.

Dessa forma, a escola tem dimensão do percentual dos alunos inadimplentes e do déficit causado pelo atraso nos pagamentos. Com as informações, a instituição consegue montar um plano de ação assertivo e eficiente. 

2- Adote uma régua de cobrança automática

O sistema de gestão também possibilita a implementação da régua de cobrança automática. 

O recurso é personalizável  e auxilia na gestão da inadimplência escolar, viabilizando a construção de fluxo de mensagens que reforça a data de vencimento das mensalidades e alerta os responsáveis que estão em débito com a instituição. 

Exemplo de fluxo  que pode ser construído com um sistema de gestão financeira escolar:

1ª –  Mensagem uma semana antes da data de vencimento:

A mensalidade referente ao mês x já está disponível para o pagamento, com data de vencimento para o dia x. 

2ª – Mensagem 3 dias antes da data do vencimento:

A mensalidade referente ao mês x vence em 3 dias. 

3ª – Mensagem 1 dia antes da data do vencimento:

A mensalidade referente ao mês x vence amanhã.

4ª – Mensagem no dia do vencimento:

A mensalidade referente ao mês vence hoje. 

5ª – Mensagem 1 dia após a data do vencimento:

Ainda não visualizamos o pagamento da mensalidade referente ao mês x. Não esqueça de realizar o pagamento. 

6ª – Mensagem uma semana após a data do vencimento:

O pagamento da mensalidade referente ao mês x não foi identificado. Regularize a sua situação financeira com a instituição de ensino e evite o acúmulo de multas e juros. 

Com o emprego da régua de cobrança automática, a escola reduz o número de pagamentos atrasados e ainda diminui os custos com o setor de cobrança.

3- Faça acordos com os responsáveis inadimplentes

Na sequência, a escola deve iniciar um fluxo de comunicação com as famílias inadimplentes para que elas possam ir até a instituição negociar as dívidas.

Nesse processo, é importante adotar uma postura empática com os responsáveis que podem estar sofrendo com questões que levem a crises financeiras como a perda de uma fonte de renda, divórcios, mudanças na carreira e até mesmo a perda de um ente que contribui com a renda da família.

Lembre-se que os responsáveis esperam da escola uma postura compreensiva e a forma como as famílias são tratadas no processo de negociação pode definir se elas irão manter os filhos na instituição ou não.

Então, ofereça acordos vantajosos para a instituição e viável para os responsáveis, diversifique as formas de pagamento da dívida e até mesmo ofereça descontos para a quitação do débito à vista. 

4- Estabeleça regras claras para o pagamento 

Outra prática que pode ser implementada para reduzir a inadimplência escolar é a definição das regras e formas de pagamento. Todas as informações referentes as mensalidades e outros custos devem ser apresentadas pela escola e aceitas pelos pais no momento da matrícula. 

Os responsáveis precisam compreender as condições oferecidas pela escola e a importância de honrar com o acordo firmado para que a instituição mantenha a qualidade de ensino.   

Por isso, é essencial que a escola deixe claro os prazos de vencimento e os tipos de pagamentos aceitos (boleto, pix, cartão, débito, etc.), além de evidenciar as taxas de juros e multas que poderão ser cobradas em caso de descumprimento do contrato. 

5- Ofereça recompensa aos bons pagadores 

Para melhorar a gestão da inadimplência escolar, outra boa dica é sempre recompensar aqueles que pagam as mensalidades em dia, muitas vezes até de forma adiantada. 

A recompensa, seja ela um desconto ou outro tipo de incentivo, estimula os responsáveis financeiros a continuarem adimplentes com a escola.

Algumas das ações que podem ser realizadas nesse sentido são:

• desconto por antecipação de mensalidade (5% às 10%);
• desconto por pagamento antecipado das mensalidades de todo um semestre (10% a 15%);
• desconto por pagamento antecipado das mensalidades do ano inteiro (20% a 30%);
• desconto ou bolsa para cursos e atividades extracurriculares oferecidas na instituição (30%, 50% ou 100%);
• isenção de pagamento da taxa de matrícula no ano seguinte.

Assim, os responsáveis financeiros sempre verão vantagens em permanecer adimplentes e a escola garante o recebimento mensal das mensalidades, além de fidelizar as famílias.

5 benefícios de um software para a gestão da inadimplência

Com um software de gestão, automatizar o processo de cobrança de mensalidades atrasadas se torna muito mais fácil. Isso porque o sistema envia lembretes de pagamento de forma automática e personalizada, poupando tempo e esforço da equipe administrativa.

Além da automação de cobranças, permite o controle de prazos de pagamento, permitindo que a equipe administrativa saiba exatamente quando cada mensalidade deve ser paga. Assim, ajuda a prever possíveis atrasos e planejar melhor as finanças da escola.

Ademais, o sistema também pode gerar alertas para pagamentos em atraso, permitindo ações rápidas para solucionar o problema.

Ainda, é possível manter um registro dos pagamentos realizados pelos alunos. Dessa forma, a equipe administrativa tem uma visão clara da situação de cada aluno em relação às mensalidades, podendo identificar possíveis padrões de inadimplência.

Por fim, um software de gestão escolar pode gerar relatórios sobre a inadimplência na escola. Com esses relatórios, é possível identificar possíveis causas da inadimplência, como problemas de comunicação com os pais ou falta de planejamento financeiro, e tomar ações para solucionar esses problemas.

A partir desse controle, é possível criar políticas de negociação de dívidas personalizadas para cada aluno. Isso facilita a negociação de acordos de pagamento, aumentando as chances de regularização das dívidas.

Conclusão

Com a adoção de práticas e ferramentas adequadas, a sua escola de ensino básico privada garante uma gestão eficiente da inadimplência escolar e ainda otimiza o gerenciamento dos recursos financeiros.

Nesse sentido, a Activesoft oferece um sistema de gestão escolar completo, capaz de atender às demandas específicas de cada escola.

Com mais de 19 soluções desenvolvidas especialmente para auxiliar na redução da inadimplência, otimização de gastos, controle e previsibilidade da receita, a Activesoft é a escolha ideal para quem busca um modelo de gestão mais prático das finanças.

Além disso, com o nosso software, é possível automatizar processos, como a emissão de boletos, envio de lembretes de pagamento e até mesmo a cobrança de dívidas, transformando a gestão financeira.

Com a Activesoft, sua escola pode alcançar um novo patamar em gestão, tendo à sua disposição uma ferramenta moderna para lidar com as demandas financeiras do dia a dia.

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