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Já sentiu que sua escola não funciona da melhor maneira possível? Falta tempo para atender aos pais ou, até mesmo, para resolver questões relacionadas a professores e práticas estudantis? Possivelmente isso se deve a uma secretaria escolar não funcional.
Organizar a secretaria escolar deve ser o foco principal para se ter uma escola sustentável, visto que esse setor cuida de todos os documentos importantes, reuniões, horários dos funcionários, mídia e, até mesmo, de alguns assuntos diretamente relacionados aos alunos.
Grande parte das reclamações está na demora de entrega de documentos, como declarações e certificados. Em outros casos, a insatisfação vem da indisposição da equipe que às vezes demonstra má vontade em atender.
Diante tantas funções que uma secretaria escolar desempenha, é necessário que ela funcione plenamente, e, para viabilizar isso, organização e investimento são essenciais.
Veja, a seguir, as dicas que separamos sobre como organizar a secretaria da escola. Acompanhe!
Desafios da rotina de uma secretaria escolar
Em primeiro lugar, é importante ter em mente que a secretaria é a porta de entrada da escola, o cartão de visita. Por isso, deve refletir ao seu público características como organização, atendimento de qualidade e o ideal pedagógico da escola.
Afinal, é ali que acontece o primeiro contato dos pais com os seus funcionários. E, uma vez realizada a matrícula, certamente essa relação vai ser estreitada, já que toda a documentação dos alunos fica sob responsabilidade da secretaria escolar.
Também é nesse departamento que se concentram informações relativas ao dia a dia da escola, como:
- relação de turmas;
- lista de alunos matriculados nas diferentes séries;
- grade de horários de cada classe;
- quadro de professores — com seus respectivos horários e disciplinas;
- calendário letivo — com dias de aula, festas, eventos, férias e feriados.
Com tantas tarefas, não é raro que os profissionais desse setor acumulem diversas funções e responsabilidades. Essa sobrecarga acaba refletindo na desorganização do departamento e em um mau gerenciamento de documentos e arquivos importantes.
Com o tempo, tal postura prejudica não somente a imagem da escola, mas também o bom andamento dos demais setores — da sala de aula à direção.
Para lidar com essa situação é imprescindível que haja organização. Nos tópicos seguintes, você vai descobrir como atuar de maneira eficaz e garantir que nenhum aspecto administrativo seja negligenciado no processo.
Treine sua equipe da secretaria escolar
Um treinamento adequado para a equipe é o primeiro passo que precisa ser alinhado para uma boa gestão da secretaria escolar.
Reúna sua equipe e ouça as dúvidas ou reclamações que cada colaborador tem sobre o funcionamento da secretaria. Por meio de uma conversa orientativa, tente sanar todos os questionamentos e ensinar noções básicas de atendimento ao público, bem como de procedimentos para organização dos documentos escolares de secretaria.
Com a equipe orientada defina a rotina da secretaria, os prazos de entrega dos documentos mais solicitados e, para entrega de material didático, informe o prazo de disponibilidade para entrega aos alunos.
Em todo esse processo é preciso criar a consciência na equipe que o trabalho da secretaria é tão importante quanto aos demais setores, pois é responsável por gerenciar a vida escolar do aluno
Invista em uma boa estrutura física
Atualmente, grande parte dos documentos podem ser passados para o computador, porém não são todos eles. Sendo assim, é necessário que haja móveis suficientes para que os funcionários consigam manter a organização do local.
Portanto, a estrutura física é de extrema importância, já que sem locais disponíveis, tanto para trabalhar de maneira organizada quanto para guardar os documentos que possam vir a ser necessários no futuro, é impossível manter uma secretaria escolar funcional.
Adote a setorização do espaço
Diferentes colaboradores exercem diferentes funções, mesmo que todos eles trabalhem na secretaria. Por isso, é necessário manter cada espaço separado e organizado de acordo com a função que cada um exerce, para que assim não seja necessário que um funcionário levante da sua estação de trabalho toda hora que precisar de algo.
Crie rotinas para o bom funcionamento da secretaria escolar
Com tudo funcionando corretamente é preciso criar uma rotina de manutenção, para que a secretaria permaneça organizada, dinâmica e digital.
Estabeleça com a equipe uma forma de cadastrar os alunos no sistema e de arquivamento de documentos para facilitar e agilizar na hora da consulta.
Caso a escola não possua um sistema, no computador crie pastas de acordo com os assuntos e datas, por exemplo, nomeie a pasta “novas matrículas” e dentro dela crie mais subpastas para mês do ano como “janeiro”, “fevereiro”, e acrescente dentro as informações correlatas.
Faça esse processo sucessivamente para todos os documentos da secretaria. Assim, caso entre um novo colaborador na equipe, ele conseguirá realizar as consultas de forma intuitiva e se adequar à rotina.
Invista em tecnologias na secretaria escolar
Recursos tecnológicos sempre podem ser utilizados para o crescimento da escola. Sendo assim, use e abuse de scanners e softwares. Sempre que possível, passe os documentos importantes para o computador, armazenando-os na própria máquina ou na nuvem.
Outra dica importante: é possível organizar as matrículas dos estudantes por meio de softwares, o que facilita o trabalho e evita que haja erros na hora de cadastrar os alunos na rede.
É possível também utilizar um software de gestão escolar para facilitar todo o processo da secretaria. Porém essa ação é delicada e necessita de muita cautela ao se escolher esse tipo de software. Saiba mais a seguir.
Como funciona um software de gestão escolar
A gestão escolar tem como função organizar, gerenciar e administrar, com eficiência, tudo que tenha alguma relação com a rotina escolar.
Sendo assim, a gestão tem o objetivo de manter tudo organizado e funcional para que o foco dos educadores esteja voltado para aquilo que mais importa, ou seja, garantir uma educação de qualidade para seus estudantes.
Ao utilizar um software de gestão escolar, toda a escola ganhará com isso, pois os profissionais terão muito menos trabalho para cuidar da parte administrativa, financeira, contábil, de recursos humanos e retenção de alunos.
Com um sistema de gestão, é possível reduzir a burocracia presente na escola e facilitar processos como cadastro de informações dos alunos. Assim como gerar de forma rápida histórico e boletim escolar, melhorar a comunicação com estudantes e responsáveis, centralizar dados financeiros e acadêmicos, entre outros.
Por tanto, utilizar um software de gestão escolar é o melhor meio para facilitar a organização da secretaria de uma escola, visto que a burocracia diminui drasticamente.
Outro ponto positivo se dá na segurança dos dados da escola. Visto que nada será armazenado na própria máquina presente na secretaria, mas sim no software, garantindo que nenhum dado se perca.
Como vimos, manter uma secretaria funcional não é tarefa fácil, mas com as dicas que separamos você certamente saberá como organizar a secretaria da escola.
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