O planejamento financeiro é um importante aliado da gestão financeira escolar, com  a prática, os mantenedores garantem, de forma sustentável, a execução do planejamento escolar e dos  processos inerentes ao controle do capital da instituição de ensino. 

Com o auxílio do recurso, a administração consegue, além de desenvolver as atividades educacionais com segurança financeira, se preparar para eventuais crises econômicas que possam vir a abalar a estabilidade financeira da escola comprometendo, assim, a qualidade acadêmica e o crescimento da instituição. 

Construir um planejamento financeiro consiste em definir metas de curto, médio e longo prazo; investir, de forma assertiva, em melhorias para instituição; identificar e tratar problemas que afetam as finanças como o desperdício de recursos e a inadimplência escolar; e garantir a segurança financeira da escola mesmo com a instabilidade do cenário econômico.

Nesse contexto, vamos mostrar o porquê cuidar da parte financeira de uma instituição é tão importante, sobretudo, diante de contextos econômicos repletos de incertezas e de instabilidade.

Com o artigo, explicaremos como a aplicabilidade do recurso gera resultados duradouros para a instituição. E a leitura trará, também, a necessidade da adoção de um software de gestão escolar para auxiliar no processo de criação de um planejamento financeiro eficiente. 

Boa leitura!

Qual a importância do planejamento financeiro?

Qual a importância do planejamento financeiro?

Uma boa gestão financeira escolar é imprescindível para o aumento exponencial da rentabilidade da entidade, compreendendo que a prática otimiza o fluxo financeiro da instituição, assegurando a aplicabilidade eficaz dos recursos pedagógicos e econômicos disponíveis.

Desse modo, a construção e o emprego de um plano financeiro eficaz, desempenha o papel de pilar para o sucesso da entidade de ensino.

Assim como a escolha do processo pedagógico e das metodologias de ensino, priorizar o planejamento financeiro é essencial para a qualidade da administração da entidade. Sem ele, a escola pode sofrer com imprevistos que dificultam ou inviabilizam a continuidade dos projetos da gestão. 

O planejamento financeiro de uma instituição de ensino funciona, de forma simplificada, como um propulsor e um escudo. Com o recurso, o gestor poderá se proteger de problemas gerados pela inadimplência escolar. Ao mesmo passo que o plano, como dito anteriormente, é o responsável pelo sucesso financeiro da entidade de ensino. 

Por meio do plano de investimentos, é possível estabelecer prioridades e prever tudo o que poderá ser executado durante o ano letivo. Desse modo, como parte importante desse processo, os líderes financeiros poderão traçar metas e propor ações que objetivem maior economia, identificando despesas desnecessárias. 

Vale ressaltar que um planejamento financeiro eficaz deverá envolver toda a equipe que atua direta ou indiretamente com os setores responsáveis pelas compras, despesas fixas e folha de pagamentos. A integração dessas atividades, refletem, de forma positiva, em todas as práticas da instituição de ensino.

Quais as vantagens do planejamento financeiro para uma instituição de ensino?

Priorizar a organização do setor de finanças facilita a execução dos planos e projetos de uma instituição de ensino, além de evitar vários problemas. Por isso, elencamos aqui algumas das principais vantagens da elaboração e execução de um planejamento financeiro para a sua unidade escolar. 

Veja quais são!

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Otimização dos processos

Os gestores precisam otimizar os processos internos e integrar todos os setores para obter resultados mais satisfatórios. Nesse sentido, a adoção de sistema de gestão unificado é forma mais eficaz de conectar todas essas unidades. 

Pois, com o recurso, a escola ganhará agilidade nos processos, garantindo a integração de dados de todos os setores e o acesso a ferramentas como o controlador de contas a pagar, sistema de integração contábil, plataforma de cobrança e recebimento de mensalidades online, entre muitas outras. 

Assim, todo o trâmite de informações e arquivos, geração de relatórios e fluxo de caixa passam a funcionar de forma interligada e otimizada. Dessa forma, as falhas de orçamento e atrasos de pagamentos de mercadorias são reduzidas, podendo ser, até mesmo, eliminadas. 

Com a automatização e integração dos setores, os processos da gestão financeira da instituição serão desempenhados com maior fluidez e eficácia, aumentando, dessa forma, o desempenho da instituição. 

Redução de custos

A gestão financeira pode implementar o plano de administração de finanças de forma estratégica, visando experimentar uma considerável redução de custos, de modo que a iniciativa não impacte na qualidade dos serviços prestados pela instituição de ensino.

Nesse processo, o apoio da equipe é fundamental para identificar desperdícios nas dependências da instituição. Afinal, o ralo de dinheiro pode estar em qualquer parte da estrutura.

Podendo ser uso incorreto de recursos como a impressora, a utilização em excesso de materiais de limpeza e itens do almoxarifado, a má aplicação de verba e, até mesmo, no mau aproveitamento da equipe de profissionais. 

Além disso, diminuir custos operacionais, como de manutenção de equipamentos e despesas fixas como contas de água, energia, planos de telefone e internet, farão grande diferença nas contas da instituição de ensino no final do mês.

Dessa forma, com o montante economizado, a instituição poderá investir em melhorias ou direcionar o dinheiro  para a criação de um fundo de emergência.

Projeção dos investimentos futuros 

Além de influenciar a execução dos projetos educacionais, o planejamento financeiro ajuda a nortear as tomadas de decisões quanto aos investimentos futuros. É nesse processo que as metas, prioridades e necessidades são definidas. 

Elencar e planejar os próximos investimentos da instituição se faz necessário para que toda aplicação financeira seja realizada de forma assertiva, viabilizando as prioridades do plano pedagógico e respeitando as limitações orçamentárias previstas no processo de construção do planejamento financeiro.

Com o plano de investimentos, a gestão de finanças pode executar investimentos com maior segurança e propor novas ações de melhoria para a retenção de alunos.

Assim, investir na elaboração de um planejamento financeiro mais completo possibilita a execução do maior número de atividades propostas pela instituição de ensino, de forma sustentável e eficiente. 

Redução da inadimplência

Garantir o crescimento sustentável da instituição, livre dos problemas gerados pela inadimplência escolar, é o sonho de todo gestor. Porém, para alcançar esse objetivo, os administradores precisam trabalhar constantemente com a equipe para que o número de devedores não se torne um pesadelo. 

Controlar o índice de inadimplência escolar é hoje um dos maiores desafios enfrentados pelas escolas do país. Para lidar com o problema, a gestão da escola precisa definir um plano de ação contínuo, evitando, assim, uma crise financeira e até mesmo o fechamento da escola. 

Práticas como a adoção de um sistema que automatize o processo de cobrança; criação de um setor especializado em negociação de dívidas; diversificação das formas de pagamento e até mesmo a contratação de uma empresa de consultoria especializada em gestão financeira escolar como a Isaac, contribuem para que a escola solucione o problema sem sofrer grandes danos financeiros.

Como a tecnologia pode ajudar na execução do planejamento financeiro?

A tecnologia, de forma geral, é uma aliada para todos os tipos de negócios. Afinal, com auxílio do recurso, a empresa automatiza e otimiza processos burocráticos; armazena e processa dados de em segundos; e emite relatórios que demoravam dias para serem produzidos com apenas um clique, entre outras diversas possibilidades. 

Assim, a série de benefícios resultam na otimização do tempo, da equipe, de recursos financeiros e aumenta a produtividade e o lucro da instituição. 

Sem um software que auxilie nos processos e garanta eficácia e agilidade nos processos de gestão, a escola pode perder espaço para a concorrência. 

Nesse sentido, aderir a um sistema de gestão integrada hoje é uma necessidade dos gestores e, ao contrário do que muitos pensam, o recurso possui valores acessíveis e pode ser contratado por módulos individuais ou planos. 

A adesão e instalação do sistema são rápidas e a escola recebe todo o suporte e treinamento necessário para utilizar o recurso e a plataforma é personalizável. Podendo ser programada para se ajustar às necessidades de cada gestor. 

Confira algumas funcionalidades do software de gestão da Activesoft: 

• recebimento online de mensalidades;
• controle de contas a pagar e a receber;
• integração contábil;
• captação de alunos;
• matrícula online;
• diário de classe;
• integração com o Google for Education (sala de aula online).

Além disso, outro recurso que o gestor pode aderir para somar às funcionalidades da plataforma de gestão escolar é a contratação do serviço de consultoria financeira da Isaac, para garantir 100% da renda mensal da sua instituição.

Por fim, pode-se concluir que o sucesso das instituições de ensino está relacionado a criação e execução do planejamento financeiro, alinhado ao uso de recursos tecnológicos.

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Colina Tech

25.05.2020